Tekst źródłowy strony Wniosek na projekt naukowy

Artykuł dotyczy składania wniosków na projekt naukowy (eksperyment naukowy) w systemie eWniosek2 ew.sspw.pl, przy składaniu wniosku na inny rodzaj projektu najlepiej zapoznać się z innymi artykułami 

=Zgłoszenia do Puli=
Zasady ogólne: 
#'''Wniosek na Pulę zostaje przyjęty dopiero po zatwierdzeniu go przez Wiceprzewodniczącego RKN ds. Puli na Projekty Naukowe!''' - ostatniego dnia zgłoszeń czas oczekiwania na zatwierdzenie może się wydłużyć. 
#'''Jeśli Twój wniosek został odrzucony należy poprawić błędy opisane w komentarzu. Nie należy tworzyć nowego wniosku, tylko edytować poprzedni.''' - powinieneś otrzymać maila w przypadku akceptacji/odrzucenia wniosku. Odrzucony wniosek znajduje się w zakładce "Archiwum" z panelu "członka" KN.
#'''Należy sprawdzać status swojego wniosku!''' - jeśli czeka na akceptację dysponenta Koła Naukowego to prezes Twojego Koła musi go jeszcze zatwierdzić! (eW, menu po lewej wybrać swoje KN, a następnie Dysponent -> Czekające na Ciebie -> wejść w odpowiedni wniosek i na dole strony zatwierdzić go)
#'''Zgłoszenie więcej niż jednego KN''' - przy takim zgłoszeniu każde KN tworzy osobny wniosek, a następnie w komentarzu podaje nazwę i numer wniosku KN składającego drugi wniosek na ten sam projekt. Każdy wniosek musi być złożony na część projektu, za którą odpowiada dane Koło. 
#'''Koło może złożyć tylko jeden wniosek na projekt'''
#'''Czytaj regulamin Puli''' - jest dostępny na stronie RKN

=Wypełnienie wniosku=
Aby utworzyć wniosek musisz:
# Wejść na stronę: https://ew.sspw.pl/ew/
# Zalogować się swoim samorządowym kontem (login i hasło jak do systemu kwaterunku)
# Po lewej stronie wybrać zakładkę "Nazwa Twojego Koła Naukowego"-> '''#Członek''' -> Nowy wniosek
#Na dole strony: '''Proszę o potwierdzenie poprawności dat''' - Po kliknięciu tego przycisku pojawiają się pola umożliwiające zapis - korzystaj :)

Jeśli nie jesteś członkiem swojego Koła w systemie eW musisz:
# Wejść na stronę: https://mainframe.sspw.pl
# Zalogować się
# Z menu po lewej stronie wybrać opcje "Zgłoś się do:"/"Koła Naukowego", a następnie wybrać swoje Koło z listy
# Wnioski o członkostwo Koła akceptuje prezes Koła (aktualnie ustawiony w systemie), zmiany ustawionego w systemie prezesa dokonuje Przewodniczący RKN

Wypełnienie wniosku należy zacząć od samej góry. Należy sprawdzić wszystkie pola - nawet te, które wypełniają się automatycznie.
==Organizator==
*'''Jednostka''': Tu wybierz z listy rozwijanej nazwę Twojego Koła Naukowego
*'''Imię''': Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje imię, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
*'''Nazwisko''': Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje nazwisko, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
*'''Telefon''': Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Proszę uzupełnij tą informację, ponieważ jest to podstawowy sposób komunikacji z wnioskodawcą.
*'''Wydział''': Tu automatycznie powinna się wyświetlić nazwa Twojego wydziału, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
*'''Nr albumu''':
*'''e-mail''': Tu automatycznie powinien się wyświetlić Twój e-mail kontaktowy, na który mogą przychodzić wiadomości w sprawie Twojego wniosku. E-mail kontaktowy można zmienić.
*'''pesel''': Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Pesel może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić pesel należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.
*'''Nr dowodu''' (osobistego): Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Nr dowodu osobistego może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić nr dowodu należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.

==Projekt==
#'''Rodzaj projektu''': z rozwijanej listy wybieramy opcję "Projekt Naukowy"
#'''Nazwa projektu''': Tu trzeba wpisać rozbudowaną nazwę projektu, nie może to być wyłącznie nazwa własna. Nazwa projektu naukowego MUSI zawierać człony "Eksperyment naukowy", "przez studentów PW" oraz czynność wykonywaną przy projekcie np. budowa, badanie, modyfikacja itp. (ma to na celu pokazanie, że projekt nie będzie polegał wyłącznie na zakupie elementów). 

Przykładowa nazwa projektu:
 Eksperyment naukowy - '''Budowa''' silnika o mocy 1 konia mechanicznego '''przez studentów PW'''

#'''Data rozpoczęcia realizacji''': Wybierz odpowiednią datę. Pamiętaj, że aby złożyć wniosek data realizacji może rozpoczynać się najwcześniej pełne dwa tygodnie po złożeniu wniosku. Dla Rezerwowej Puli na Projekty Naukowe 2020 proszę wybrać datę początku projektu '''01.10.2020 r.''' - od tej daty będzie można dokonywać zakupów w ramach realizacji projektu
#'''Liczba dni realizacji''': Tu wpisz łączną liczbę dni jaka upłynie od daty rozpoczęcia realizacji projektu do jego zakończenia. W przypadku Puli na Projekty Naukowe liczba dni realizacji to tak naprawdę czas trwania etapu zakupów. Dla Puli na Projekty Naukowe określony czas trwania projektu to '''60 dni'''. 
#'''Liczba studentów PW''': liczba osób tworzących projekt - osoby te będzie trzeba wymienić z danymi na późniejszym etapie wniosku dlatego proszę ograniczyć się wyłącznie do osób mających znaczny wkład w projekt
#'''Liczba uczestników''': taka sama jak liczba studentów, ponieważ dofinansowanie może zostać przyznane tylko na działalność studentów.
#'''Miejsce''': tu wpisz lokalizację siedziby Koła lub Wydziału
#'''Projekt ma poparcie''': zostawiamy puste
#'''Osobodzień''': To wypełni się automatycznie 
#'''Osobodzień (z komisji)''': To wypełni się automatycznie
#'''Czy wymagana jest lista uczestników?''': nie
#'''Czy projekt odbywa się cyklicznie''': nie 
#'''Czy w ramach projektu będą rozdawane nagrody lub będzie konkurs ?''': nie
#'''Czy projekt był zgłaszany do preliminarza''': nie
#'''Kraj wyjazdu''': zostawiamy bez zmian - Polska

==Koszty Projektu==
Ta część sprawia zazwyczaj najwięcej problemów przy projektach naukowych. Wstępny kosztorys projektu należy podzielić na kategorię i pogrupować w taki sposób żeby otrzymać maksymalnie 15 kategorii. Nie należy wymieniać specyfikacji elementów w nazwie (np. silnik krokowy, a nie silnik model XYZ; raspberry pi, a nie raspberry pi model B z modułem wifi). 

Wyjątkiem od łączenia w kategorie są elementy kosztujące w sumie powyżej 10 000 zł netto - czyli takie, na które będzie trzeba złożyć wniosek o zamówienie publiczne - suma powyżej 10 000 zł netto to np. stanowisko pomiarowe za 16 000 zł lub 8 pomp kosztujących 2 000 zł za sztukę co daje w sumie 8*2 000zł=16 000 zł. To czy dane elementy są zaliczane do jednej kategorii (i ich suma podlega zamówieniu przez zamówienia publiczne) zależy od ich kodu CPV, jeśli 2 z pozoru różne elementy mają ten sam kod CPV to są zaliczane według prawa do jednej kategorii. Kody CPV można sprawdzić: https://www.portalzp.pl/kody-cpv/. Podzielenie wydatku o tym samym kodzie CPV na kategorie nie zwalnia z konieczności wykonania Zamówienia Publicznego!

===nazwa kosztu===
Grupujemy nasze wydatki i nazywamy te grupy ogólnie np. elementy konstrukcyjne; elementy mechaniczne; wykonanie płytek elektronicznych. Proszę o nie uwzględnianie kosztów przesyłki jako osobnej kategorii - one będą wliczone w cenę zamawianych elementów.  

Dla uszczegółowienia należy podać trzy przykłady w nawiasie
np. Elementy mechaniczne (np. mocowania przewodów, obudowy, statyw na antenę itd.)
np. Elementy elektroniczne (np. 3xmikrokontroler, tranzystory, rezystory itd.)

Pamiętaj, że nazwy kategorii powinny jednoznacznie pokazywać co ma być w niej zakupione i być przejrzyste nie tylko dla wnioskodawcy, ale również dla osób sprawdzających PnPN.

===źródła finansowania===
Jeśli dany element ma być finansowany z Puli na Projekty Naukowe należy wybrać z rozwijanej listy opcję: ''' Koszt z FKW(twoja jednostka/komisja) ''', jeśli chcemy uwzględnić wkład własny w formie np. składki studenckiej, dofinansowania od dziekana to wybieramy odpowiednią kategorię. W przypadku gdy jedna kategoria ma 2 różne źródła dofinansowania dublujemy ją wybierając różne źródła finansowania. 

===ilość===
Można podać ile danych elementów mamy zamiar zakupić - wtedy cena jest mnożona przez ilość. Jeśli podanie ilości jest problematyczne pozostawiamy w tym polu '''1'''

===cena=== 
Tu wpisujemy kwoty brutto (te z podatkiem) - '''Bardzo proszę o zaokrąglanie kwot w każdej z kategorii tak żeby w polu "razem" kwota była zaokrąglona do setek!''' Kwoty przypisane do poszczególnych kategorii mogą się zmienić przy zakupach o około 10% więc nie będzie problemu w przypadku nie pełnego trzymania się kosztorysu. 

'''zakupy za granicą''' - przy zakupach za granicą stosuje się przelicznik NBP z danej waluty z dnia przed dokonaniem zakupów. Na etapie tworzenia kosztorysu trzeba to niestety założyć. 

'''Bardzo proszę nie planować zakupów w Chinach, ponieważ są one bardzo trudne do rozliczenia. Jeśli dane elementy są dostępne wyłącznie tam należy szukać pośrednika!'''

===Przykłady podziału kosztów na kategorie===
Jeden ze sposobów na rozpisanie zakupów na kategorie
[[Plik:PnPNkoszta.png]]

==Źródła finansowania==
*'''środki z subkont''': Wybieramy subkonto "Pula na projekty naukowe" -  w polu kwota wpisujemy kwotę, którą chcemy otrzymać z Puli na Projekty Naukowe - UWAGA!:
**'''Kwota musi być równa sumie elementów wpisanych w kosztach projektu finansowanych ze źródła "koszt z FKW(twoja jednostka/komisja)"'''
**'''Kwota musi być zaokrąglona do setek'''
*'''środki inne''': Tu uwzględniamy Dziekana, składkę studentów, sponsora


'''Przykład'''
Dla wstępnego kosztorysu przedstawionego poniżej:

[[Plik:PnPN_koszty1.png]]

Widzimy, że wymienione elementy mają wybrane opcje:
*dofinansowanie z FKW (czyli z Puli na Projekty Naukowe): wybrane dla wydatków nr 1,2,3,4 i 6. Suma wydatków wynosi '''14 000 zł'''.
*dofinansowanie z wydziału (czyli od Dziekana, z Instytutu itp.): wybrane dla wydatku nr 5. Suma wydatków wynosi '''1 564 zł'''.
*Razem: cały projekt kosztuje '''15 564 zł'''

Źródła finansowania:
'''W tej części należy wybrać odpowiednie pule i wpisać właściwe kwoty'''

[[Plik:PnPN_koszty2.png]]
*'''Pula na Projekty Naukowe''': to jest wysokość dofinansowania, o które się staracie - MUSI być równe sumie elementów w kosztorysie oznaczonych jako "koszt z FKW(twoja jednostka/komisja)" - w tym przypadku jest to 14 000 zł
*'''Środki inne''': wpisujemy tutaj pozostałe źródła dofinansowania
*'''Razem''': jest to suma wydatków w całym projekcie, musi być równa kwocie z pola "Razem" pod kosztami projektu - w tym przypadku jest to 15 564 zł

==Wniosek składany w ramach Puli na Projekty Naukowe==
W tym polu należy wybrać posiedzenie Puli, na którym prezentowany będzie projekt.

W przypadku Małej Puli 2020 należy wybrać '''VII posiedzenie oceniające Rezerwową Pulę na Projekty Naukowe 2020'''

Poniżej należy podać '''minimalną i maksymalną''' kwotę wnioskowanego dofinansowania. W przypadku Dużej Puli kwota minimalna jest równa maksymalnej.

==Wkład własny==
Tu należy opisać co stanowi nasz wkład własny w projekt. Może to być finansowanie z innych źródeł lub elementy, które macie na stanie i macie zamiar zużyć na rzecz projektu. 

Należy pamiętać, że w przypadku Dużej Puli budżet projektu powinien uwzględniać, oprócz środków z Puli, również środki z innych źródeł, w wysokości co najmniej 10% łącznego budżetu projektu. O uznaniu wkładu własnego decyduje Wiceprzewodniczący RKN ds. Puli.

W przypadku Małej Puli, w tym miejscu uwzględniamy koszty, z których można zrezygnować, by dostać dofinansowanie. W tym przypadku należy wypisać nazwy kosztów, które podlegałyby redukcji.
Do podziału pieniędzy w ramach Małej Puli używany jest system klamrowy, którego działanie jest podane na poniższej stronie.

https://rkn.sspw.pl/article/22

==Koordynator==
W tej części wniosku należy wprowadzić dane koordynatora projektu. Może się zdarzyć, że koordynator nie może złożyć wniosku.

==Harmonogram==
Harmonogram powinien zakładać:
#Etap przygotowań - powinien rozpoczynać się w dniu początku Waszej pracy nad projektem i kończyć się dzień przed rozpoczęciem etapu zakupów '''(30.09)'''
#Etap zakupów - jego czas ma być równy z czasem trwania projektu, który podaliście na początku wniosku '''(01.10-30.11)'''
#Etap konstrukcji - powinien trwać od końca etapu zakupów '''(od 01.12)''' do okolic rozpoczęcia etapu testów 
#Etap testów - powinien zakończyć się '''10.03.2020''' r.
Etapy nie powinny się pokrywać.

(W nawiasach podane daty dla '''Rezerwowej Puli 2020''')

==Uczestnicy==
Należy wymienić wszystkich uczestników projektu (tylko studentów PW!) oraz podać ich dane.

Dodatkowo w tym polu wybieramy '''maksymalnie 2 osoby''', które będą prezentowały projekt ma posiedzeniu oceniającym

==Odbiorcy zaliczki==
Zaliczka to pieniądze, które otrzymujemy bezpośrednio na konto na realizację zakupów - ta forma znacznie ułatwia wykonywanie zakupów. 

Wymogi przy pobieraniu zaliczki:
# Pierwszym zaliczkobiorcą '''musi''' być '''wnioskodawca'''
# Może być maksymalnie 2 zaliczkobiorców
# '''Jedna osoba może wziąć maksymalnie 4 tys. zł zaliczki''' - wyjątkiem jest sytuacja przy '''Małej Puli''' gdy wysokość dofinansowania wynosi od 4 do 5 tys. zł, w takim przypadku wnioskodawca może wziąć zaliczkę w wysokości pełnego dofinansowania.
# '''Na jeden wniosek nie można otrzymać zaliczki większej niż 8 tys. zł''' - pozostałe elementy należy kupować przez faktury przelewowe opłacane przez PW lub zakładając własne środki, które zostaną zwrócone po rozliczeniu projektu
# Można mieć pobraną maksymalnie jedną zaliczkę i do momentu rozliczenia projektu nie można pobrać kolejnej ( przypadku prowadzenia 2 projektów przez jedną osobę) 
# Zaliczkobiorcy muszą mieć konta w systemie Mainframe z uzupełnionymi danymi -  Aby pole odbiorców zaliczki zapisało się wypełnione wybrane osoby muszą mieć konta w systemie i podany nr dowodu osobistego oraz pesel. Żeby zmienić lub dodać nr konta bankowego należy zalogować się w systemie MainFrame i w zakładce Moje dane -> konto bankowe wpisać odpowiedni nr.


Aby wprowadzić dane pierwszego zaliczkobiorcy naciskamy przycisk "wstaw moje dane", a drugiego klikając "dodaj odbiorców".

[[Plik:PnPN_odbiorcyzaliczki.png]]

==Nowe Załączniki== 
Klikamy opcję "dodaj pole" i wgrywamy plik w formacie pdf z opisem projektu, który zostanie wstawiony na stronę RKN przed posiedzeniem oceniającym Pulę na Projekty Naukowe. 

[[Plik:Nowyzalocznik_PnPN.PNG]]

#'''Opis ma być zrozumiały dla każdego studenta PW.'''
#'''Limit opisu 4 strony A4.'''
#'''Nazwa pliku powinna być w formacie: "KNXYZ_opisRP"''' - gdzie "KNXYZ" to skrót nazwy Koła Naukowego realizującego projekt, a RP to Rezerwowa Pula, w przypadku Małej Puli proszę o wpisanie MP, Dużej Puli - DP
#'''W treści opisu musi być podana nazwa KN, nazwa projektu oraz informacja o tym, że jest to projekt zgłoszony do danej Puli na Projekty Naukowe''' - warto zadbać również o logo KN w nagłówku. Opisy projektów z poprzednich edycji Puli na Projekty Naukowe można znaleźć na stronie RKN
# Opis powinien zawierać obrazki.
# W przypadku projektu na Dużą / Rezerwową Pulę realizowanego przez więcej niż jedno KN dopuszcza się opis na 6 stron A4. Opis projektu powinien być taki sam dla każdego z wniosków ze zgłoszeniem

Jeśli plik nie może zostać załączony proszę o skompresowanie go na jednej z umożliwiających to stronach i załączenie go (w formacie pdf)

==Uzasadnienie==
Proszę o wpisanie 3 zdaniowego uzasadnienia projektu. 

==Opis na stronę==
Bardzo proszę o przekopiowanie opisu zamieszczonego w formacie pdf do tego pola (bez obrazków). 

==Komentarze==
Tu zobaczysz wszystkie komentarze dotyczące danego wniosku. Wiceprzewodniczący RKN odpowiedzialny za pulę na projekty naukowe przy opiniowaniu wniosków dodaje komentarz uzasadniający swoją decyzję. Jeśli we wniosku zauważył błędy to je wymienia. 

==Dodaj komentarz==
To opcja pozwalająca na dodanie uwag do wniosku, które będą dołączone tylko do wniosku w systemie. Jeśli masz wątpliwości co to stanu swojego wniosku lub chcesz dodać jakąś ważną adnotację to dodaj komentarz.

'''W przypadku wniosku na Dużą Pulę od więcej niż jednego KN proszę o wpisaniu w komentarzu numeru wniosku drugiego z kół!'''

==Proszę o potwierdzenie poprawności dat==
Po kliknięciu tego przycisku pojawiają się pola umożliwiające zapis i złożenie wniosku. 

==Zapisz i złóż do akceptacji==
Po kliknięciu tego przycisku wniosek zostaje złożony '''do akceptacji przez prezesa Koła.''' Jeśli wniosek został złożony przez prezesa to jest on automatycznie zatwierdzany z ramienia Koła. W innym przypadku prezes musi wejść na eW i w menu po lewej wybrać swoje KN, a następnie Dysponent -> Czekające na Ciebie -> wejść w odpowiedni wniosek i na dole strony zatwierdzić go. 

'''Wniosek na Pulę zostaje przyjęty dopiero po zatwierdzeniu go przez Wiceprzewodniczącego RKN ds. Puli na Projekty Naukowe!''' Jeśli Twój wniosek został odrzucony należy poprawić błędy opisane w komentarzu. Nie należy tworzyć nowego wniosku, tylko edytować poprzedni. Należy pamiętać, że przy odrzuceniu wniosku dodane załączniki się usuwają i należy je dodać ponownie.

=Zamówienia Publiczne w Projektach Naukowych - wydatki powyżej 10 000 zł=

zgodnie z par 11 zarządzenia Rektora oraz par 12 zarządzenia Kanclerza wydatki na projekty naukowe powyżej 10 000 zł wymagają formy pisemnej zamówienia określającego warunki realizacji lub umowy ( to jest wypełniane przy wniosku o zamówienie publiczne bez stosowania ustawy pkt. 14 podpunkt 1) na podstawie zamówienia złożonego pisemnie, faksem lub elektronicznie (to wpisuje się w pkt.14 podpunkt. 3) 

Więc jeżeli macie wydatek powyżej 10 000zł to proszę pamiętać że wniosek o zamówienie trzeba złożyć wcześniej.
Są terminy w których musi trafić to do administracji, a z racji że Ja też ma inne zajęcia niż tyko czekanie na wasze zamówienia, przedstawiam poniżej terminy w jakich trzeba złożyć wniosek.
Preferowany sposób to dokument word (abym mógł od razu poprawić, co dokłada mi pracy ale jest szybsze i mniej czasu mi zajmuje :P ) niż papierowa wersja, lub wersja w pdfie nie edytowalna, przesłany na adres

zp@samorzad.pw.edu.pl

- 10 dni przed terminem realizacji dla wydatków bez stosowania ustawy (plik 0_bez_stosowania)
- 20 dni na procedurę "z wolnej ręki" przed terminem imprezy (to procedura prawie wyłącznie stosowana u nas w przypadku artystów) (plik 0_z_wolnej_ręki)
- 40 dni przed terminem na przetarg nieograniczony (sprzęt komputerowy, catering, transport, zakwaterowanie na pewno pod to podpadają) (pliki 0_przetarg nieograniczony, 0_przetarg nieograniczony_DOSTAWY - opis przedmiotu zamówienia, 0_przetarg nieograniczony_USŁUGA opis przedmiotu zamówienia.)

Sa jeszcze inne tryby ale stosowane bardzo rzadko w indywidualnych przypadkach. 

Przesłanie po w/w terminach będzie skutkowało brakiem mojej akceptacji.

Oczywiście nie ma problemu aby pytać się wcześniej :)

Jeżeli nie wiecie w jakim trybie ma być przetarg to proponuję wczesnej niż 40 dni przed się zapytać (pamiętajcie że w ramach wniosku dofinansowane nie raz są rożne wydatki, więc jest możliwość wyboru co zostanie dofinansowane w ramach FKW).

O kody CPV także możecie się odzywać.

Lepiej pytać wcześniej niż później o każdy wydatek powyżej 10000zł

zp@samorzad.pw.edu.pl

=O czym należy pamiętać przy zakupach?=
==Faktury==
Pamiętaj, że wszystkie faktury będą potrzebne przy rozliczeniu. Rozliczeniowiec ma obowiązek pilnowania faktur - tak żeby ich nie zniszczyć lub nie zgubić! Dobrą praktyka jest też zapisywanie wszystkich maili związanych z wydatkami/rozliczeniem oraz zachowywanie wszelkiej dodatkowej dokumentacji, którą otrzymaliście z przesyłką. 
 
===Faktury zagraniczne===
Wszystkie faktury zagraniczne trzeba dostarczyć do Biura Spraw Studenckich w miesiącu, w którym dana faktura została wystawiona! W tym celu:

1. Fakturę opisujemy na odwrocie. Wzór opisu znajduje tu [[https://wiki.sspw.pl/wiki/Wniosek_na_projekt_naukowy#Opis_faktur]] 

2. Fakturę zanosimy do Biura SSPW (pokój 165 w Gmachu Głównym).

3. Informujemy Wiceprzewodniczącego ds. Puli na Projekty Naukowe, że dostarczyliśmy fakturę zagraniczną

'''dodatkowo zależnie od miejsca zakupu:'''

''' - Jeżeli faktura jest z kraju UE:''' 
należy umieścić w jej opisie wagę i datę odebrania towaru oraz europejski kod towaru – pomocne informacje znajdują się pod linkiem http://isztar.mf.gov.pl/isztar/taryfa_celna/web/main_PL. 

''' - Jeżeli faktura jest spoza UE:''' 
należy dołączyć do niej dowód opłacenia cła za zakupione towary – dokument SAD

 Co jeśli otrzymałem/am fakturę zagraniczną tuż przed końcem miesiąca?
- W tym wypadku należy dostarczyć fakturę do końca pierwszego tygodnia następnego miesiąca.

===Dane na fakturze===
Właściwe dane nabywcy na fakturze: 
 Politechnika Warszawska 
 Samorząd Studentów
 Pl.Politechniki 1
 00-661 Warszawa
 NIP: 525-000-58-34

'''Najczęstsze błędy:'''

1. Sprzedawca ma zapamiętany NIP, ale na inne dane np. jakiegoś wydziału lub instytutu. Twierdzi, że to bez znaczenia, bo NIP jest poprawny. 

- Politechnika Warszawska posługuje się jednym NIPem dla wszystkich swoich jednostek, ale to nie znaczy, że każda faktura jest poprawna. Musicie wymagać poprawności wszystkich danych - łącznie z adresem. 

2. Kolejność w nazwie ma znaczenie, ponieważ faktury z nazwą: 
 Samorząd Studentów
 Politechniki Warszawskiej
nie są przyjmowane w BSSie. Żeby zaoszczędzić czas na załatwianie korekty faktury należy pilnować danych przy wystawianiu.

3. Nazwa "Politechnika Warszawska Samorząd Studentów" jest za długa i sprzedawca umieścił dopisek "Samorząd Studentów" w komentarzu. 

- Musicie prosić o zapisanie całej nazwy w polu nazwy. Dopisek w komentarzu nie zawsze jest akceptowany przez BSS. Jeśli sprzedawca nie może wpisać pełnej nazwy ze względu na limit miejsca to musi wypisać całą fakturę odręcznie. 
 


===Faktury przelewowe===
Faktury, które muszą być opłacone przez Politechnikę Warszawską muszą jak najszybciej trafić do BSSu. Takie faktury mają krótki termin na uregulowanie wpłaty, zazwyczaj 14 dni. Uznaje się, że 5 dni przed końcem tego terminu to czas, w którym faktura musi być oddana do BSS. Oznacza to, że wnioskodawca musi przynieść poprawnie opisaną fakturę do biura SSPW i wpisać ją na zeszyt faktur minimum 6 dni przed końcem terminu na opłatę faktury, lub 5 dni przed końcem do godziny 12.

==Kiedy brać osobne faktury?==
Zdarza się, że wnioskodawca prosi o osobne faktury tak żeby dwa rodzaje wydatków były zapisane osobno lub w celu uniknięcia zamówienia publicznego. Czy to dobre rozwiązanie? 

- '''NIE!'''

1. '''Podzielenie jednego wydatku na 2 faktury nie oznacza, że nie trzeba robić zamówienia publicznego!'''

2. Jeśli jesteście w stanie wziąć jedną fakturę na kilka wydatków to lepiej dla Was. Przy rozliczeniu każdą z faktur należy opisać na odwrocie - im macie więcej faktur tym więcej pracy przy rozliczaniu. '''Projekt z 10 różnymi wydatkami można rozliczyć za pomocą jednej faktury!'''

==Zmiana wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu==
W trakcie realizacji projektu może się zdarzyć, że zrezygnujecie z zakupu jakiegoś elementu na rzecz innego. Standardowo dopuszcza się około 10% różnice w wydatkach na poszczególne kategorie, ale jeśli zajdzie potrzeba większej zmiany lub zakupu czegoś co wcześniej w ogóle nie pojawiło się na liście wydatków to istnieje możliwość zamiany.

'''W przypadku zmiany terminu realizacji projektu wymagany jest BARDZO dobry powód!''' 

1. Pierwszym krokiem w takim wypadku jest skontaktowanie się z Wiceprzewodniczącym ds. Puli RKN. On oceni czy rzeczywiście trzeba pisać podanie o zmianę wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu. 

2. Jeśli podanie będzie konieczne to możecie prosić Wiceprzewodniczącego ds. Puli o wzór podania.

3. Jeśli to Wy jesteście nadawcą podania to musicie zrobić kopie, a następnie zanieść obie wersje do biura SSPW (p. 165 GG), wpisać do zeszytu pism wychodzących i poprosić żeby pismo trafiło do teczki z dokumentami do Biura Spraw Studenckich. 

4. Pamiętajcie, że zanim otrzymacie odpowiedź może upłynąć trochę czasu, dlatego podanie nie może być pisane na ostatnią chwilę.

[[Kategoria:eWniosek]]
[[Kategoria:Komisja Finansowo-Gospodarcza]]
[[Kategoria:Koła Naukowe]]
[[Kategoria:Komisja Dydaktyczna]]
[[Kategoria:Rada Kół Naukowych]]