ABC Wyjazdów

Z wikiSSPW
Wersja z dnia 18:27, 10 lip 2013 autorstwa lato (dyskusja | edycje) (Czyszczenie stopki)
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Od czego zacząć organizację wyjazdu?

Pamiętaj, że jako koordynator wyjazdu jesteś odpowiedzialny za każdy element organizacji. Aby dobrze zaplanować swój projekt, musisz zacząć od postawienia sobie kilku pytań:

● co?

● dla kogo?

● po co?

● gdzie?

● kiedy?

● czym?

Tak właśnie rozpoczyna się organizację wyjazdu. Bierzesz ogromną odpowiedzialność za to, aby każdy uczestnik wrócił z Twojego wyjazdu zadowolony. Pamiętaj, że wyjazd musi być dostosowany do grona jego odbiorców. Np. organizując zerówkę dla przyszłych studentów musisz postawić na integrację, co w przypadku zwykłych wyjazdów nie jest konieczne, ponieważ jadą na niego grupki znajomych,nie pojedyncze osoby. Po określeniu sobie tego celu musisz rozpocząć poszukiwania atrakcyjnego zakwaterowania, określić termin wyjazdu i zarezerwować ośrodek oraz środek transportu. To są podstawowe elementy wymagane przy organizacji wyjazdu. Później oczywiście musisz stworzyć budżet i plan działania, w czym pomocny jest kalendarz organizacji wyjazdu..

Kalendarz organizacji wyjazdu

Każdy wyjazd wymaga dobrego planu, szczególnie w przypadku, gdy jesteś koordynatorem po raz pierwszy. Pamiętaj, aby trzymać się ściśle wyznaczonych założeń. Poniżej masz przykładowy kalendarz podstawowych i niezbędnych działań do realizacji Twojego projektu:

● Wstępne umowy z kontrahentami

● Ogłoszenie wyjazdu, promocja

● Zapisy – mail, formularz Google.docs

● eWniosek – min. 3 tygodnie przed projektem

● ZP - minimum miesiąc przed wyjazdem

● Płatności

● Informacje dla uczestników

PAMIĘTAJ: Trzymaj się wyznaczonych sobie terminów.

Co można rozliczyć z FKW?

Co można rozliczyć?

● Zakwaterowanie (ZP)

● Transport publiczny

● Transport - autokar (ZP)

● Koszulki (ZP)

● Gadżety (ZP)

● Artykuły spożywcze - gotowe

● Woda

● Kawa

● Herbata

● Materiały do gier integracyjnych

● Plakaty, ulotki(Oficyna Wydawnicza PW, Druk Specjalistyczny albo Przetarg)

Czego nie można?

● UBEZPIECZENIE!!

● Alkohol

● Papierosy

● Używki

● Benzyna

● Materiałów do produkcji jedzenia (mąka)

● Noclegu kierowcy

● Bezcelowych zakupów - pojedyncze rzeczy

● Noclegu w Warszawie

● Wydatków po wyjeździe

● Wszystko to, co nie jest dla studentów PW

Złota zasada: Najlepiej rozliczyć nocleg a inne koszty opłacić ze składki studenckiej.

Kiedy potrzeba Zamówienia Publicznego?

Na co potrzeba?

● Zakwaterowanie

● Koszulki

● Gadżety

● Transport - autokar

Na co nie potrzeba?

● Transport publiczny (PKS, PKP)

● Zakupy na potrzeby wyjazdu (Spożywcze, do gier integracyjnych)

Zamówienia publiczne:

W celu ułatwienia pracy Komisja Finansowo- Gospodarcza stworzyła wzory najczęściej wykorzystywanych zamówień publicznych.

Wzory, które znajdziecie na stronie to:

● Wniosek ZP - Artysta

● Wniosek ZP - Transport

● Wniosek ZP - Nocleg z Wyżywieniem

● Pusty wniosek o ZP

Znajdziecie je pod Adresem: www.kfg.sspw.pl

Stworzone i edytowane przez Was zamówienia publiczne wysyłacie na adres: zp@samorzad.pw.edu.pl

Uwaga!!!

Należy to zrobić przynajmniej miesiąc przed planowanym wyjazdem.