ABC Wyjazdów: Różnice pomiędzy wersjami

Z wikiSSPW
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
Linia 90: Linia 90:
 
● Wszystko to, co nie jest dla studentów PW
 
● Wszystko to, co nie jest dla studentów PW
  
Złota zasada:
+
'''Złota zasada:'''
 
Najlepiej rozliczyć nocleg a inne koszty opłacić ze
 
Najlepiej rozliczyć nocleg a inne koszty opłacić ze
 
składki studenckiej.
 
składki studenckiej.

Wersja z 18:52, 1 kwi 2013

Od czego zacząć organizację wyjazdu?

Pamiętaj, że jako koordynator wyjazdu jesteś odpowiedzialny za każdy element organizacji. Aby dobrze zaplanować swój projekt, musisz zacząć od postawienia sobie kilku pytań:

● co?

● dla kogo?

● po co?

● gdzie?

● kiedy?

● czym?

Tak właśnie rozpoczyna się organizację wyjazdu. Bierzesz ogromną odpowiedzialność za to, aby każdy uczestnik wrócił z Twojego wyjazdu zadowolony. Pamiętaj, że wyjazd musi być dostosowany do grona jego odbiorców. Np. organizując zerówkę dla przyszłych studentów musisz postawić na integrację, co w przypadku zwykłych wyjazdów nie jest konieczne, ponieważ jadą na niego grupki znajomych,nie pojedyncze osoby. Po określeniu sobie tego celu musisz rozpocząć poszukiwania atrakcyjnego zakwaterowania, określić termin wyjazdu i zarezerwować ośrodek oraz środek transportu. To są podstawowe elementy wymagane przy organizacji wyjazdu. Później oczywiście musisz stworzyć budżet i plan działania, w czym pomocny jest kalendarz organizacji wyjazdu..

Kalendarz organizacji wyjazdu

Każdy wyjazd wymaga dobrego planu, szczególnie w przypadku, gdy jesteś koordynatorem po raz pierwszy. Pamiętaj, aby trzymać się ściśle wyznaczonych założeń. Poniżej masz przykładowy kalendarz podstawowych i niezbędnych działań do realizacji Twojego projektu:

● Wstępne umowy z kontrahentami

● Ogłoszenie wyjazdu, promocja

● Zapisy – mail, formularz Google.docs

● eWniosek – min. 3 tygodnie przed projektem

● ZP - minimum miesiąc przed wyjazdem

● Płatności

● Informacje dla uczestników

PAMIĘTAJ: Trzymaj się wyznaczonych sobie terminów.

Co można rozliczyć z FKW?

Co można rozliczyć?

● Zakwaterowanie (ZP)

● Transport publiczny

● Transport - autokar (ZP)

● Koszulki (ZP)

● Gadżety (ZP)

● Artykuły spożywcze - gotowe

● Woda

● Kawa

● Herbata

● Materiały do gier integracyjnych

● Plakaty, ulotki(Oficyna Wydawnicza PW, Druk Specjalistyczny albo Przetarg)

Czego nie można?

● UBEZPIECZENIE!!

● Alkohol

● Papierosy

● Używki

● Benzyna

● Materiałów do produkcji jedzenia (mąka)

● Noclegu kierowcy

● Bezcelowych zakupów - pojedyncze rzeczy

● Noclegu w Warszawie

● Wydatków po wyjeździe

● Wszystko to, co nie jest dla studentów PW

Złota zasada: Najlepiej rozliczyć nocleg a inne koszty opłacić ze składki studenckiej.

Kiedy potrzeba Zamówienia Publicznego?

Na co potrzeba?

● Zakwaterowanie

● Koszulki

● Gadżety

● Transport - autokar

Na co nie potrzeba?

● Transport publiczny (PKS, PKP)

● Zakupy na potrzeby wyjazdu (Spożywcze, do gier integracyjnych)

Zamówienia publiczne:

W celu ułatwienia pracy Komisja Finansowo- Gospodarcza stworzyła wzory najczęściej wykorzystywanych zamówień publicznych.

Wzory, które znajdziecie na stronie to:

● Wniosek ZP - Artysta

● Wniosek ZP - Transport

● Wniosek ZP - Nocleg z Wyżywieniem

● Pusty wniosek o ZP

Znajdziecie je pod Adresem: www.kfg.sspw.pl

Stworzone i edytowane przez Was zamówienia publiczne wysyłacie na adres: zp@samorzad.pw.edu.pl

Uwaga!!!

Należy to zrobić przynajmniej miesiąc przed planowanym wyjazdem.