ABC Wyjazdów: Różnice pomiędzy wersjami

Z wikiSSPW
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
m (Czyszczenie stopki)
Linia 1: Linia 1:
 +
Jak przygotować wyjazd, krok po kroku:
  
== Od czego zacząć organizację wyjazdu? ==
+
==KONCEPCJA WYJAZDU – Określenie ogólnych założeń wyjazdu==
  
Pamiętaj, że jako koordynator wyjazdu jesteś odpowiedzialny za każdy element organizacji. Aby dobrze zaplanować swój projekt, musisz zacząć od postawienia sobie kilku pytań:
+
• '''rodzaj wyjazdu''' – Jaki wyjazd będziesz organizować? Narciarski, majówkowy, czerwcowy, wakacyjny, zerówkę, integracyjny, rajd, spływ, sylwester?
  
● co?
+
• '''cel wyjazdu''' (integracja, sport, szkolenie, odpoczynek)  - cel musi być spójny z rodzajem wyjazdu, jaki planujesz zorganizować. Większość naszych wyjazdów ma na celu również zapoznanie z działalnością samorządu oraz zachęcenie do działalności w nim. 
  
● dla kogo?
+
• '''wybór miejsca''' – morze, góry, a może wyjazd zagraniczny?  
  
● po co?
+
• '''środek transportu''' – zależy od liczby osób na jaką planowany jest wyjazd.
  
● gdzie?
+
• '''liczba osób''' wielka majówka, kameralna zerówka czy rajd dla miłośników gór? Rodzaj wyjazdu również musi wiązać się liczbą uczestników, która ma znaczenie.
  
● kiedy?
+
• '''kieszeń studencka''' – pamiętaj, że wyjazd organizujemy dla studentów, więc jego cena nie może być za wysoka.
  
● czym?
+
• '''kadra''' - podział zadań (wtedy mogą wymieniać się ludzie, ale zadania będą przypisane), od początku nie można robić wszystkiego samemu.
  
Tak właśnie rozpoczyna się organizację wyjazdu. Bierzesz ogromną odpowiedzialność za to, aby każdy uczestnik wrócił z Twojego wyjazdu zadowolony. Pamiętaj, że wyjazd musi być dostosowany do grona jego odbiorców. Np. organizując zerówkę dla przyszłych studentów musisz postawić na integrację, co w przypadku zwykłych wyjazdów nie jest konieczne, ponieważ jadą na niego grupki znajomych,nie pojedyncze osoby. Po określeniu sobie tego celu musisz rozpocząć poszukiwania atrakcyjnego zakwaterowania, określić termin wyjazdu i zarezerwować ośrodek oraz środek transportu. To są podstawowe elementy wymagane przy organizacji wyjazdu. Później oczywiście musisz stworzyć budżet i plan działania, w czym pomocny jest kalendarz organizacji wyjazdu..
+
• '''pytaj starszych o rady!''' – wykorzystaj wiedzę i doświadczenie starszych samorządowców.  
  
== Kalendarz organizacji wyjazdu ==
+
• '''harmonogram prac''' – każdy wyjazd wymaga dobrego zaplanowania. Zwłaszcza jeśli organizujesz wyjazd po raz pierwszy. Pamiętaj, żeby trzymać się wyznaczonych terminów i nadzorować czy kadra również wykonuje zadania im przydzielone.
  
 +
==ZBIERANIE OFERT ==
  
Każdy wyjazd wymaga dobrego planu, szczególnie w przypadku, gdy jesteś koordynatorem po raz pierwszy. Pamiętaj, aby trzymać się ściśle wyznaczonych założeń. Poniżej masz przykładowy kalendarz podstawowych i niezbędnych działań do realizacji Twojego projektu:
+
• '''miasto/miejscowość''' – jeśli wiesz już jaki rodzaj wyjazdu organizujesz, postawiłeś konkretny cel pora na doprecyzowanie oferty! Wybierz miasto lub miejscowość, gdzie będzie organizowany projekt. Zbierz oferty wszystkich ośrodków w okolicy, które odpowiadają rodzajowi Twojego wyjazdu. Najbardziej korzystną ofertą będzie wynajęcie ośrodka na wyłączność.  
  
● Wstępne umowy z kontrahentami
+
• '''opinie o ośrodku''' – zbierz jak najwięcej informacji o ośrodkach z Internetu i z rozmów telefonicznych. Może ktoś z Twoich znajomych już tam był? Jaką ocenę ma dany ośrodek w Internecie, czy przyjmował już studentów i wie z czym to się wiąże?
  
● Ogłoszenie wyjazdu, promocja
+
• '''infrastruktura ośrodka''' – przy rozmowie telefonicznej z menadżerem/właścicielem ośrodka pamiętaj aby spytać o:
 +
**dostępność sklepów – w przypadku długich wyjazdów pamiętaj żeby w pobliżu ośrodka był dobrze zaopatrzony sklep. Żaden uczestnik nie zrobi zakupów na zapas na cały tydzień.
 +
**bankomaty – podczas rozmowy z właścicielami ośrodka spytaj, czy w pobliżu jest bankomat. Przyda się nie tylko przed zakupami w sklepie ale również gdy uczestnicy będą chcieli wybrać się fakultet.
 +
**Kościół – jeśli organizujesz długi wyjazd warto zadbać aby uczestnicy mogli w niedzielę wybrać się do kościoła na mszę.
 +
**parking – must have w przypadku wyjazdów z autokarami. Uprzedź ośrodek wcześniej jak planujecie przyjechać i czy miejsce będzie wolne.
 +
**szpital – oby podczas całego wyjazdu nie był potrzebny, jednak warto wiedzieć czy i gdzie jest najbliższy szpital oraz jak do niego dojechać.
  
● Zapisy – mail, formularz Google.docs
+
==DOPRACOWANIE OFERTY ==
  
● eWniosek min. 3 tygodnie przed projektem
+
• '''wybór ośrodka''' Z pośród wszystkich ofert które już masz wybierz najlepszą. Pamiętaj że nie tylko cena jest ważna: sprawdź czy ośrodek ma salę na wieczorną integrację, stołówkę która pomieści wszystkich uczestników, a także pamiętaj że przy dużej grupie osób kadra powinna mieć miejsca za darmo albo chociaż z dużą zniżką.  
  
● ZP - minimum miesiąc przed wyjazdem
+
• '''atrakcje w cenie''' – jakie atrakcje w cenie jesteś w stanie zapewnić uczestnikom? Pamiętaj żeby dostosować je do typu wyjazdu. Na zerówce musi być ich bardzo dużo, tak aby zapełnić cały czas uczestnikom, natomiast szkolenie powinno być jak najtańsze aby umożliwić jak największej liczbie osób wzięcie udziału. 
  
● Płatności
+
• '''atrakcje fakultatywne''' – co ciekawego jest w okolicy gdzie można zabrać grupę studentów? Aquapark, wycieczka w góry, park rozrywki? Przygotuj listę fakultetów którą przedstawisz uczestnikom. Pamiętaj żeby wcześniej zadzwonić do wszystkich miejsc, przygotować rezerwację i upewnić się, że miejsce jest gotowe przyjąć zorganizowaną grupę. Warto także pytać o zniżki dla studentów bądź bilet grupowy.
  
● Informacje dla uczestników
+
• '''eW''' – jeśli znany jest już termin, miejsce wyjazdu, liczba uczestników i zaplanowałeś cały budżet złóż e-wniosek! To wcale nie takie trudne. Pamiętaj żeby trzymać się terminów – nieprzekraczalny termin na złożenie wniosku to 14 dni przed planowanym wydarzeniem, jednak przy dużych, kosztownych projektach warto zrobić to zdecydowanie wcześniej.
  
PAMIĘTAJ:
+
• '''ZP''' – Wniosek o Zamówienie Publiczne. Jest to niezbędny dokument przy wydatkach które są finansowane z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego i ich koszt wynosi powyżej 1000 zł. Pamiętaj żeby taki wniosek złożyć minimum miesiąc przed planowaną datą wyjazdu.
Trzymaj się wyznaczonych sobie terminów.
+
Na co potrzeba ZP?
 +
**zakwaterowanie
 +
**wyżywienie
 +
**koszulki
 +
**gadżety
 +
**transport
  
== Co można rozliczyć z FKW? ==
+
Na co nie potrzeba ZP?
 +
**zakwaterowanie w ośrodkach PW
 +
**transport publiczny (PKP, PKS)
  
Co można rozliczyć?
+
• '''ubezpieczenie''' – Każdy wyjazd organizowany przez Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej wymaga zapewnienia ubezpieczenia NWW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków). Takie ubezpieczenie może zakupić w towarzystwach ubezpieczeniowych. Od firmy otrzymasz numer polisy i numer alarmowy. Do ubezpieczenia potrzebna jest lista uczestników wraz z numerami PESEL. Pamiętaj że ubezpieczenia nie można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego.
  
● Zakwaterowanie (ZP)
+
• '''ustalenie ceny''' – mając już zapewniony ośrodek i transport, oraz po przygotowaniu atrakcji czas na ustalenie ceny! Pamiętaj żeby studenci PW mieli niższą cenę niż tzw. „reszta świata”. Dofinansowanie z Funduszu Kulturalno–Wychowawczego można otrzymać tylko dla studentów PW
  
Transport publiczny
+
• '''Co można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego? '''
 +
1.Zakwaterowanie
 +
2.Transport (zarówno publiczny jak i wynajmowany dla nas – autokar)
 +
3.Koszulki
 +
4.Gadżety wyjazdowe
 +
5.Gotowe artykuły spożywcze
 +
6.Woda, kawa, herbata
 +
7.Plakaty, ulotki, wlepki, banery (materiały promocyjne)
  
● Transport - autokar (ZP)
+
• '''Czego nie można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego? '''
 +
1.Ubezpieczenia
 +
2.Używek
 +
3.Paliwa
 +
4.Materiałów do produkcji jedzenia
 +
5.Noclegu kierowcy
 +
6.Noclegu bądź posiłku w Warszawie
 +
7.Wydatków, które były po wyjeździe
 +
8.Wszystkiego co nie jest dla studentów PW
  
● Koszulki (ZP)
+
• '''sprawdzenie ośrodka i atrakcji osobiście''' – Do wyjazdu pozostało jeszcze trochę czasu i masz wolną chwilę? Odwiedź ośrodek osobiście! Pamiętaj że jako koordynator będziesz miał dużo obowiązków podczas wyjazdu. Znając teren i pracowników ośrodka będziesz czuć się pewniej, będziesz mógł odpowiedzieć na pytania uczestników oraz szybciej ich zakwaterujesz. Dobrze jest znać ośrodek jednak nie jest to wymagane.  Wyjazd może udać się całkowicie bez tego punktu, jednak jest to dobra praktyka.
  
● Gadżety (ZP)
+
• '''Regulamin wyjazdu''' – Każdy wyjazd wymaga sporządzenia regulaminu, który obowiązuje zarówno uczestnika jak i organizatora wyjazdu. Możesz skorzystać z regulaminów z poprzednich wyjazdów, pamiętaj jednak żeby dopasować dane do organizowanego wyjazdu. Nawet jeśli masz regulamin z poprzednich lat,  obowiązkowo  zanieś go do Biura Organizacyjnego - Prawnego. Pracujący tam prawnicy sprawdzą go i poprawią ewentualne błędy. Podstawowe  punkty, które musi zawierać regulamin:
 +
- termin i miejsce wyjazdu
 +
- kto jest organizatorem wyjazdu
 +
- kto jest uczestnikiem wyjazdu
 +
- jaka jest składka studencka
 +
- co zawiera cena wyjazdu
 +
- czego nie zawiera cena wyjazdu
 +
- kto ponosi odpowiedzialność za szkody, kradzieże, uszczerbki na zdrowiu,
 +
- przestrzeganie poleceń koordynatora
 +
- posiadanie dokumenty tożsamości
 +
- zabronione jest posiadanie i zażywanie środków zabronionych przez prawo RP
 +
- wyjazd ma charakter składkowy, jest przeznaczony dla studentów PW
  
● Artykuły spożywcze - gotowe
+
• '''partnerzy''' – przy organizacji projektów warto odzywać się do potencjalnych partnerów/sponsorów którzy mogą uatrakcyjnić Twój wyjazd! Wraz z pozostałymi organizatorami możecie pozyskać barter, np. energetyki, przekąski, gadżety czy też napoje które na pewno przydadzą się na studencki wyjazd.
  
● Woda
+
==ZBIERANIE LUDZI / ZAPISY==
  
● Kawa
+
• '''formularz zapisów'''– zapisy na wyjazd najlepiej przeprowadzać poprzez formularz google.com, Informacje jakie musi wypełnić uczestnik to: dane kontaktowe, dane do ubezpieczenia, dieta. Warto dodać preferencje kwaterunkowe oraz opcje fakultetów – już wcześniej będziesz wiedzieć czy zbierze się wymagana liczba osób zainteresowanych. Warto dodać też (lub wysłać później drugi formularz do osób które na pewno będą jechać bo wpłaciły zaliczkę bądź całą kwotę) pole na preferencje odnośnie zakwaterowania czy nazwę grupy jeśli na wyjazd jedzie większa grupa, która chce być zakwaterowana obok siebie i jechać razem autokarem.
  
● Herbata
+
• '''plakaty''' – intrygująca grafika potrafi zachęcić nie jednego studenta. Wywieś plakaty na wydziałach organizujących, najlepiej przed rozpoczęciem zapisów. Grafika powinna być spójna ze znajdującą się na Facebooku – wtedy to, co zobaczymy na wydziale i na ekranie swojego smartfona jest spójne i wydaje się od razu znajome.
  
● Materiały do gier integracyjnych
+
• '''media sspw''' – możesz dodać swój wyjazd do newslettera PW, zgłosić się do Studenckiej Telewizji TVPW, portalu polibuda.info lub Radia Aktywnego działających w Centrum Ruchu Studenckiego po pomoc w promocji Twojego wyjazdu. Pamiętaj żeby zrobić to odpowiednio wcześniej.
 +
 +
• '''media społecznościowe''' – głównym miejscem, które możesz wykorzystać jest oczywiście Facebook! Przygotuj przyciągająca wzrok grafikę, napisz opis wydarzenia i pamiętaj o prowadzeniu wydarzenia. Nie wystarczy dodać jednego wydarzenia – jednak nie można też przesadzić w drugą stronę i doprowadzić do tego, że uczestnicy wyłączą powiadomienia dotyczące wydarzenia. Oprócz Facebooka możecie promować swój wyjazd na innych mediach, najlepiej jak będą istniały już wcześniej i będą miały już obserwatorów – ciężko promować wyjazd na kanale który nie ma żadnych fanów.
  
● Plakaty, ulotki(Oficyna Wydawnicza PW, Druk Specjalistyczny albo Przetarg)
+
• '''namawianie ludzi osobiście''' – żaden opis wydarzenia nie przekona znajomego jak rozmowa twarzą w twarz. Sprawdzi się tutaj też dobrze tzw. marketing szeptany, najlepiej jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem wydarzenia i zapisów. Niech jak najwięcej osób dowie się o planowanym wyjeździe jak najwcześniej, a potem z niecierpliwością czeka na zapisy.
  
Czego nie można?
+
• '''grupa FB''' – na pewno na swoim wydziale masz grupę, w której zbierają się studenci Twojego roku czy całego wydziału. Czemu by jej nie wykorzystać? Udostępniaj wydarzenie, a także jako administrator możesz zmienić zdjęcie w tle, które zwraca uwagę wszystkich członków grupy.
 +
 +
• '''kadra''' – pora na ostatecznie formowanie kadry. Podejmij decyzję kto jedzie z Tobą jako kadra i nie będzie miał lekko na wyjeździe ;) Optymalna liczba osób na jedną osobę w kadrze to 15-20 osób. Pamiętaj, że jeśli nie wynegocjowałeś dodatkowych miejsc w ośrodku dla kadry to czekają Cię dodatkowe koszty.
  
● UBEZPIECZENIE!!
+
==HARMONOGRAM WYJAZDU==
  
● Alkohol
+
Każdy wyjazd powinien być odpowiednio uporządkowany i posiadać swój plan! W przypadku krótkich, weekendowych wyjazdów warto taki harmonogram umieścić na badżu. Jeśli jednak nie zdecydujesz się na udostępnienie harmonogramu dla uczestników (możesz to zrobić mailowo) pamiętaj aby informować ich o wszystkich działaniach. Pamiętaj również, że musisz przekazywać również wszystkie zmiany.
 +
 +
• '''Co powinien zawierać harmonogram? '''
 +
- godzinę i miejsce zbiórki,
 +
- godziny posiłków,
 +
- godziny zbiórek na fakultety,
 +
- godziny rozpoczęcia imprez,
 +
- godzinę wyjazdu
 +
- czas wolny (zwłaszcza po podróży, nie dawaj go jednak zbyt dużo aby uczestnicy nie byli znudzeni)
 +
- godziny wykwaterowania,
 +
- czas przeznaczony na inne atrakcje.
  
● Papierosy
+
• '''Atrakcje''' – będąc na wyjeździe ważne jest, aby zaplanować dostateczną ilość atrakcji. Uczestnicy oczekują, że będą mieć zorganizowany cały czas i możliwość wyboru atrakcji. Jak się do nich przygotować? Oprócz szukania dodatkowo płatnych fakultetów warto też mieć przygotowane atrakcje które będzie mogli zorganizować bezpłatnie i na miejscu.
 +
W zanadrzu miej zawsze listę gier bądź animacji które możesz zaoferować uczestnikom jako plan B.
  
● Używki
+
• '''Przykładowe atrakcje jakie możesz zorganizować na wyjeździe:'''
 +
- gra integracyjna,
 +
- ognisko,
 +
- impreza przebierana,
 +
- zawody sportowe,
 +
- karaoke,
 +
- flanki.
  
● Benzyna
+
• '''Wywiad o uczestnikach''' – Brak pomysłów na atrakcje? A może chcesz pójść krok do przodu i sprostać oczekiwaniom uczestników? W tym celu możesz przeprowadzić wywiad o uczestnikach, dzięki którym dostosujesz ostatecznie atrakcje w czasie wyjazdu, oczywiście nie te które są dodatkowo płatne i ogłoszone wcześniej. Popytaj znajomych, znajomych znajomych oraz wykorzystaj do tego Facebooka.
  
● Materiałów do produkcji jedzenia (mąka)
+
==TUŻ PRZED WYJAZDEM==
  
● Noclegu kierowcy
+
• '''zakup ubezpieczenia''' – gdy macie już gotową listę uczestników pora na zakup ubezpieczenia. Każdy wyjazd organizowany przez SSPW wymaga zapewnienia ubezpieczenia NNW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków). Takie ubezpieczenie możesz zakupić w towarzystwie ubezpieczeniowym. Od ubezpieczyciela otrzymasz numer polisy i telefon alarmowy.
  
● Bezcelowych zakupów - pojedyncze rzeczy
+
• '''lista uczestników''' – wydrukuj listy uczestników. Pamiętaj aby mieć listę osób w autokarach (jeśli jest ich więcej niż jeden), listę zakwaterowania, przygotowane listy do fakultetów . Jeśli przekraczacie granicę miejcie też listę uczestników z wszystkimi ich danymi w przypadku kontroli.
  
● Noclegu w Warszawie
+
• '''podział ludzi pomiędzy autokary''' – dzieląc uczestników na autokary pamiętaj aby nie rozdzielać osób, które jadą ze sobą, zwłaszcza par czy mniejszych grupek. Jak to zrobić? Do formularza zapisowego warto dodać miejsce na uzupełnienie preferencji z kim chcieliby być zakwaterowani bądź z kim chcieliby jechać autokarem.
  
● Wydatków po wyjeździe
+
• '''lista rzeczy do spakowania do autokaru''' – wspólnie z kadrą przygotuj listę rzeczy, które będą niezbędne na wyjeździe. Zróbcie to przed zakupami.
  
● Wszystko to, co nie jest dla studentów PW
+
• '''zakupy''' – część składki studenckiej przeznacz na niezbędne materiały integracyjne, picie (w wakacje, gdy jest ciepło przede wszystkim wodę), materiały do gry integracyjnej. Wszystkie rzeczy, których nie będzie można rozliczyć z FKW. Pamiętaj, że zakupy są robione nie tylko dla kadry, ale przede wszystkim dla uczestników.
  
'''Złota zasada:'''
+
'''badge''' – nieodłączny element każdego wyjazdu organizowanego przez SSPW! Na identyfikatorze, potocznie zwanym badżem umieść:
Najlepiej rozliczyć nocleg a inne koszty opłacić ze
+
- imię i nazwisko
składki studenckiej.
+
- wydział
 +
- harmonogram wyjazdu
 +
- ważne numery, np. do organizatora.
  
== Kiedy potrzeba Zamówienia Publicznego? ==
+
• '''wydruk z5''' – nie zapomnij o wydrukowaniu załącznika numer 5 z e-wniosku na którym muszą podpisać się wszyscy uczestnicy wyjazdu, którzy są studentami PW. Tylko dla tych osób będzie możliwe dofinansowanie z FKW.
  
Na co potrzeba?
+
• '''wydruk regulaminu''' – warto mieć również wydrukowany regulamin, zwłaszcza jeśli któryś z uczestników nie będzie go przestrzegał.
  
● Zakwaterowanie
+
• '''założenie grupy na FB''' - Gdy zapisy są już zamknięte, zaliczki zapłacone pora na założenie grupy na FB do której dodacie uczestników. Pamiętajcie jednak, że taka grupa nie może być oficjalnym miejscem kontaktu! Wszystkie istotne informacje na temat zbiórki, pieniędzy czy też planu wydarzenia wysyłajcie drogą mailową.
  
● Koszulki
+
• '''mail do uczestników''' – pamiętaj by na bieżąco informować uczestników! Ty i kadra wiecie wszystko, ale wiedz że niepoinformowany uczestnik to złu uczestnik. Pisz maile po zapisaniu się, po przyjęciu wpłat oraz przed wyjazdem, aby przedstawić harmonogram i podać konkretną datę, godzinę i miejsce zbiórki. W ostatnim mailu możecie też przypomnieć o wszystkich fakultetach, a także przekazać wszystkie niezbędne informacje przedwyjazdowe.
  
● Gadżety
+
==W TRAKCIE WYJAZDU==
  
● Transport - autokar
+
• '''główny koordynator podejmuje decyzje!'''
  
Na co nie potrzeba?
+
• '''organizator (nie tylko koordynator) wie wszystko!''' – nigdy nie doprowadź do tego aby kadra była niepoinformowana o harmonogramie czy ewentualnych zmianach w nim. Uczestnik w każdej chwili może zadać pytanie i nie będzie zadowolony odpowiedzią, że to drugi kolega zajmował się tym. Kadra ma być przygotowana i kompetentna, brak wiedzy wypada bardzo źle pod względem wizerunkowym. Pamiętaj że to Tobie i pozostałym organizatorom uczestnicy zaufali i powierzyli pieniądze, nie nadużyjcie tego zaufania.
  
● Transport publiczny (PKS, PKP)
+
• '''dbanie o bezpieczeństwo uczestników''' – zabawa zabawą, pamiętajcie jednak aby zapewnić uczestnikom bezpieczeństwo podczas całego wyjazdu, zarówno dojazdu jak i powrotu. Miej apteczkę, jednak pamiętaj że leki uczestnicy przyjmują na własną odpowiedzialność.
  
● Zakupy na potrzeby wyjazdu (Spożywcze, do gier integracyjnych)
+
• '''ciągłe informowanie uczestników''' – tak jak było to wspomniane wcześniej, niepoinformowany uczestnik to zły uczestnik. Dzięki harmonogramowi wyjazdu uczestnicy nie będą się czuli zagubieni. W ramach przypomnienia możesz w dostępnym dla uczestników miejscu wywieszać harmonogram na każdy dzień. Pamiętaj o informowaniu smsami lub o chodzeniu po pokojach.
  
== Zamówienia publiczne: ==
+
• '''integracja '''– najważniejszy element studenckich wyjazdów! Zadbaj o to, aby uczestnicy po wyjeździe poznali nowe osoby, zaprzyjaźnili się i mieli co wspominać. Warto na wyjazd wziąć ibizę bądź inny przenośny głośnik. Pamiętaj też o rozkręcaniu imprez przez organizatorów. Niech to nie zawsze będzie równoznaczne z dawaniem alkoholu.
  
W celu ułatwienia pracy Komisja Finansowo- Gospodarcza stworzyła wzory najczęściej wykorzystywanych zamówień publicznych.
+
• '''pilnowanie poprawności zbieranych faktur''' – podczas wyjazdu pamiętaj o sprawdzeniu poprawności faktur (przed wyjazdem, wtedy, w przypadku błędu, podczas pobytu właściciel/menager będzie mógł poprawić fakturę). Sprawdź:
 +
- datę (usługi oraz wystawienia faktury)
 +
- kwotę netto i brutto
 +
- dane nabywcy (NIP)
 +
- podmiot zamówienia.
 +
W przypadku usługi gastronomicznej pamiętaj o specyfikacji. Specyfikacja powinna zawierać liczbę porcji, rodzaj posiłku i uproszczone menu posiłku.  
  
Wzory, które znajdziecie na stronie to:
+
• '''organizator jest dla uczestników'''– kolejna bardzo ważna zasada! Organizator nie może pozwolić sobie na zamknięcie się ze swoją paczką znajomych. Organizator powinien otwierać imprezę i ją zamykać. Być podczas wyjazdu w dobrym humorze, uśmiechnięty. Pomagać uczestnikom i służyć im pomocą czy dobrą radą jak będą takiej potrzebować.
  
● Wniosek ZP - Artysta
+
• '''PLAN B''' – miej zawsze przygotowany plan B w przypadku popsucia się pogody, odwołania fakultety, awarii autokaru, wygaśnięcia prądu etc. Nie daj się zaskoczyć.
  
'''● Wniosek ZP - Transport'''
+
'''dyżury trzeźwości'''– nie brzmi zbyt kusząco, jednak w każdej chwili wymagane jest aby choć jedna osoba z kadry była trzeźwa. Nigdy nie wiesz, co może się przytrafić – rozmowa z właścicielem ośrodka lub kierowcą autokaru, zawiezienie uczestnika do szpitala, bójka, napad. W takich chwilach trzeźwe osoby będą lepiej postrzegane niż te pod wpływem.
  
'''● Wniosek ZP - Nocleg z Wyżywieniem'''
+
'''Energetyki''' – organizator nie zawsze będzie mógł wypocząć czy wyspać się. Warto zadbać o energetyki lub kawę w kryzysowych momentach.
  
● Pusty wniosek o ZP
+
• '''Zdjęcia''' – Wyznacz jedną osobę z kadry odpowiedzialną za robienie zdjęć. Może na wyjazd jedzie fotograf który chciałby pomóc w upamiętnieniu chwil? Pamiętaj żeby robić jak najwięcej zdjęć, będą na pewno pamiątką dla uczestników. Pod koniec wyjazdu nie zapomnij o grupowym zdjęciu wszystkich uczestników, które dodajesz do rozliczenia na e-wniosku.
  
Znajdziecie je pod Adresem: www.kfg.sspw.pl
+
• '''podsumowanie dnia kadry''' – zapomnij o dniu na wyjeździe podczas którego kadra nie ma dla siebie kilkunastu/kilkudziesięciu minut! Przepływ informacji jest bardzo ważny. Wybierz odpowiednią dla siebie porę – na przykład rano po śniadaniu, bądź po kolacji. Obojętnie o jakiej porze dnia zorganizujesz takie spotkanie, pamiętaj aby podczas takiego spotkania:  
 +
- przypomnieć podział obowiązków,
 +
- przypomnieć harmonogram,
 +
- porozmawiać o tym co działo się do tej pory,
 +
- wyjaśnić problemy/konflikty w kadrze,
 +
- wysłuchać się!
 +
Ten czas powinien być zarezerwowany tylko dla kadry. Nawet jeśli macie bliskich uczestników, na ten czas podziękujcie im.  
  
Stworzone i edytowane przez Was zamówienia publiczne wysyłacie na adres: zp@samorzad.pw.edu.pl
+
• '''sprzątanie autokaru '''– jeśli podróżujecie autokarem, zwłaszcza długą trasę pamiętajcie o przygotowaniu worków żeby go potem posprzątać i zabrać wszystkie śmieci. Niech jedna osoba z kadry po opuszczeniu autokaru przez uczestników przejdzie go i sprawdzi czy na pewno nic tam nie zostało. Śmieci najlepiej wyrzucić na ostatnim postoju przed ośrodkiem i przed powrotem na PW. Pamiętaj aby nie wyrzucać śmieci zwłaszcza pod Gmachem Głównym PW.  
  
'''Uwaga!!!'''
+
==AFTER PARTY==
  
Należy to zrobić przynajmniej miesiąc przed
+
• ''''''pokaz zdjęć''' – impreza po wyjazdowa to dobre miejsce na premierę zdjęć robionych na wyjeździe. Pamiętaj jednak, że muszą one być przebrane
planowanym wyjazdem.
 
  
[[Kategoria:Poradnik KSiTowca]]
+
• '''promocje na barze''' – aby zachęcić uczestników warto zorganizować dla  nich promocję na barze.
 +
 +
• '''termin''' – razem z kadrą dobrze przemyśl termin imprezy po wyjazdowej i ogłoś go wcześniej tak aby uczestnicy od wyjazdu wiedzieli że przygotowujecie taką atrakcję dla nich.
 +
 
 +
• '''kontakt z uczestnikami''' – trzymaj kontakt z uczestnikami od razu po wyjeździe tak aby łatwiej było ich zaprosić na imprezę, powspominaj z nimi wyjazd. Zrób wszystko aby czuli się dobrze
 +
 
 +
• '''after po powrocie''' – impreza podczas powrotu dalej trwa? Wyjdź naprzeciw oczekiwaniom i przygotuj dla uczestników salę w akademiku. Pamiętaj że powinien na niej być przynajmniej jeden organizator.
 +
 
 +
==PODSUMOWANIE ==
 +
 
 +
• '''zebranie opinii wśród uczestników''' – wyślijcie uczestnikom ankietę w której będą mogli ocenić wszystkie aspekty wyjazdu. To bardzo ważne, gdyż będą mogli zrobić to anonimowo. Nie przejmuj się jeśli oceny nie będą pozytywne – wyciągnij wnioski i miej nauczkę na przyszłość. Pamiętaj żeby wysłać taką ankietę od razu po wyjeździe, kiedy uczestnicy pamiętają najwięcej.
 +
 
 +
• '''zebranie opinii wśród kadry''' – nie zapominaj o tym punkcie. Każdy wyjazd powinien być podsumowany. Najlepiej na zorganizowanym spotkaniu tylko dla kadry. Potem wspólnie udajcie się na celebrację.
 +
 +
• '''notka archiwizacyjna''' – Przekaż innym wszystko co wypracowałeś przy tym wyjeździe. Pozostaw kontakty do kierowców, ośrodka, przewodników etc. Przedstaw plusy i minusy wyjazdu, podsumuj koszt. Niech notatka będzie jak najprostsza i zrozumiała – nie znaczy to jednak że musi zawierać 2-3 zdania. Po napisaniu przekaż ją komuś kogo nie było na wyjeździe, niech przeczyta i sprawdzi czy wszystko jest jasne i zrozumiałe.
 +
 
 +
==ROZLICZENIE==
 +
 
 +
• '''rozliczenie na eW''' – rozliczenie w systemie e-wniosek powinno być jak najdokładniejsze. Pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich kosztów jakie poniosłeś przy wyjeździe. Jeśli pojechało mniej osób niż zakładałeś – również zmień to w systemie. Pamiętaj o doniesieniu oryginałów faktur wraz ze specyfikacją przy usłudze gastronomicznej. Dodaj również zdjęcie wszystkich uczestników, które zrobiłeś na wyjeździe.
 +
 
 +
• '''rozliczenie w excelu''' – to rozliczenie przekaż następnemu koordynatorowi. Uwzględnij w nim wszystkie wyliczenia, wydatki (nawet na zakupy).
 +
 
 +
• '''co z pieniędzmi które zostają?''' – Jeśli po całkowitym rozliczeniu zostanie duża kwota pieniędzy zwróć ja uczestnikom. Jeśli jednak pieniądze które zostają nie są liczbą trzy cyfrową to warto dodać to do pieniędzy które wydacie na imprezę powyjazdową. 
 +
 
 +
 
 +
'''POWODZENIA!'''

Wersja z 17:16, 3 sty 2018

Jak przygotować wyjazd, krok po kroku:

KONCEPCJA WYJAZDU – Określenie ogólnych założeń wyjazdu

rodzaj wyjazdu – Jaki wyjazd będziesz organizować? Narciarski, majówkowy, czerwcowy, wakacyjny, zerówkę, integracyjny, rajd, spływ, sylwester?

cel wyjazdu (integracja, sport, szkolenie, odpoczynek) - cel musi być spójny z rodzajem wyjazdu, jaki planujesz zorganizować. Większość naszych wyjazdów ma na celu również zapoznanie z działalnością samorządu oraz zachęcenie do działalności w nim.

wybór miejsca – morze, góry, a może wyjazd zagraniczny?

środek transportu – zależy od liczby osób na jaką planowany jest wyjazd.

liczba osób wielka majówka, kameralna zerówka czy rajd dla miłośników gór? Rodzaj wyjazdu również musi wiązać się liczbą uczestników, która ma znaczenie.

kieszeń studencka – pamiętaj, że wyjazd organizujemy dla studentów, więc jego cena nie może być za wysoka.

kadra - podział zadań (wtedy mogą wymieniać się ludzie, ale zadania będą przypisane), od początku nie można robić wszystkiego samemu.

pytaj starszych o rady! – wykorzystaj wiedzę i doświadczenie starszych samorządowców.

harmonogram prac – każdy wyjazd wymaga dobrego zaplanowania. Zwłaszcza jeśli organizujesz wyjazd po raz pierwszy. Pamiętaj, żeby trzymać się wyznaczonych terminów i nadzorować czy kadra również wykonuje zadania im przydzielone.

ZBIERANIE OFERT

miasto/miejscowość – jeśli wiesz już jaki rodzaj wyjazdu organizujesz, postawiłeś konkretny cel pora na doprecyzowanie oferty! Wybierz miasto lub miejscowość, gdzie będzie organizowany projekt. Zbierz oferty wszystkich ośrodków w okolicy, które odpowiadają rodzajowi Twojego wyjazdu. Najbardziej korzystną ofertą będzie wynajęcie ośrodka na wyłączność.

opinie o ośrodku – zbierz jak najwięcej informacji o ośrodkach z Internetu i z rozmów telefonicznych. Może ktoś z Twoich znajomych już tam był? Jaką ocenę ma dany ośrodek w Internecie, czy przyjmował już studentów i wie z czym to się wiąże?

infrastruktura ośrodka – przy rozmowie telefonicznej z menadżerem/właścicielem ośrodka pamiętaj aby spytać o:

    • dostępność sklepów – w przypadku długich wyjazdów pamiętaj żeby w pobliżu ośrodka był dobrze zaopatrzony sklep. Żaden uczestnik nie zrobi zakupów na zapas na cały tydzień.
    • bankomaty – podczas rozmowy z właścicielami ośrodka spytaj, czy w pobliżu jest bankomat. Przyda się nie tylko przed zakupami w sklepie ale również gdy uczestnicy będą chcieli wybrać się fakultet.
    • Kościół – jeśli organizujesz długi wyjazd warto zadbać aby uczestnicy mogli w niedzielę wybrać się do kościoła na mszę.
    • parking – must have w przypadku wyjazdów z autokarami. Uprzedź ośrodek wcześniej jak planujecie przyjechać i czy miejsce będzie wolne.
    • szpital – oby podczas całego wyjazdu nie był potrzebny, jednak warto wiedzieć czy i gdzie jest najbliższy szpital oraz jak do niego dojechać.

DOPRACOWANIE OFERTY

wybór ośrodka – Z pośród wszystkich ofert które już masz wybierz najlepszą. Pamiętaj że nie tylko cena jest ważna: sprawdź czy ośrodek ma salę na wieczorną integrację, stołówkę która pomieści wszystkich uczestników, a także pamiętaj że przy dużej grupie osób kadra powinna mieć miejsca za darmo albo chociaż z dużą zniżką.

atrakcje w cenie – jakie atrakcje w cenie jesteś w stanie zapewnić uczestnikom? Pamiętaj żeby dostosować je do typu wyjazdu. Na zerówce musi być ich bardzo dużo, tak aby zapełnić cały czas uczestnikom, natomiast szkolenie powinno być jak najtańsze aby umożliwić jak największej liczbie osób wzięcie udziału.

atrakcje fakultatywne – co ciekawego jest w okolicy gdzie można zabrać grupę studentów? Aquapark, wycieczka w góry, park rozrywki? Przygotuj listę fakultetów którą przedstawisz uczestnikom. Pamiętaj żeby wcześniej zadzwonić do wszystkich miejsc, przygotować rezerwację i upewnić się, że miejsce jest gotowe przyjąć zorganizowaną grupę. Warto także pytać o zniżki dla studentów bądź bilet grupowy.

eW – jeśli znany jest już termin, miejsce wyjazdu, liczba uczestników i zaplanowałeś cały budżet złóż e-wniosek! To wcale nie takie trudne. Pamiętaj żeby trzymać się terminów – nieprzekraczalny termin na złożenie wniosku to 14 dni przed planowanym wydarzeniem, jednak przy dużych, kosztownych projektach warto zrobić to zdecydowanie wcześniej.

ZP – Wniosek o Zamówienie Publiczne. Jest to niezbędny dokument przy wydatkach które są finansowane z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego i ich koszt wynosi powyżej 1000 zł. Pamiętaj żeby taki wniosek złożyć minimum miesiąc przed planowaną datą wyjazdu. Na co potrzeba ZP?

    • zakwaterowanie
    • wyżywienie
    • koszulki
    • gadżety
    • transport

Na co nie potrzeba ZP?

    • zakwaterowanie w ośrodkach PW
    • transport publiczny (PKP, PKS)

ubezpieczenie – Każdy wyjazd organizowany przez Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej wymaga zapewnienia ubezpieczenia NWW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków). Takie ubezpieczenie może zakupić w towarzystwach ubezpieczeniowych. Od firmy otrzymasz numer polisy i numer alarmowy. Do ubezpieczenia potrzebna jest lista uczestników wraz z numerami PESEL. Pamiętaj że ubezpieczenia nie można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego.

ustalenie ceny – mając już zapewniony ośrodek i transport, oraz po przygotowaniu atrakcji czas na ustalenie ceny! Pamiętaj żeby studenci PW mieli niższą cenę niż tzw. „reszta świata”. Dofinansowanie z Funduszu Kulturalno–Wychowawczego można otrzymać tylko dla studentów PW

Co można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego? 1.Zakwaterowanie 2.Transport (zarówno publiczny jak i wynajmowany dla nas – autokar) 3.Koszulki 4.Gadżety wyjazdowe 5.Gotowe artykuły spożywcze 6.Woda, kawa, herbata 7.Plakaty, ulotki, wlepki, banery (materiały promocyjne)

Czego nie można rozliczyć z Funduszu Kulturalno-Wychowawczego? 1.Ubezpieczenia 2.Używek 3.Paliwa 4.Materiałów do produkcji jedzenia 5.Noclegu kierowcy 6.Noclegu bądź posiłku w Warszawie 7.Wydatków, które były po wyjeździe 8.Wszystkiego co nie jest dla studentów PW

sprawdzenie ośrodka i atrakcji osobiście – Do wyjazdu pozostało jeszcze trochę czasu i masz wolną chwilę? Odwiedź ośrodek osobiście! Pamiętaj że jako koordynator będziesz miał dużo obowiązków podczas wyjazdu. Znając teren i pracowników ośrodka będziesz czuć się pewniej, będziesz mógł odpowiedzieć na pytania uczestników oraz szybciej ich zakwaterujesz. Dobrze jest znać ośrodek jednak nie jest to wymagane. Wyjazd może udać się całkowicie bez tego punktu, jednak jest to dobra praktyka.

Regulamin wyjazdu – Każdy wyjazd wymaga sporządzenia regulaminu, który obowiązuje zarówno uczestnika jak i organizatora wyjazdu. Możesz skorzystać z regulaminów z poprzednich wyjazdów, pamiętaj jednak żeby dopasować dane do organizowanego wyjazdu. Nawet jeśli masz regulamin z poprzednich lat, obowiązkowo zanieś go do Biura Organizacyjnego - Prawnego. Pracujący tam prawnicy sprawdzą go i poprawią ewentualne błędy. Podstawowe punkty, które musi zawierać regulamin: - termin i miejsce wyjazdu - kto jest organizatorem wyjazdu - kto jest uczestnikiem wyjazdu - jaka jest składka studencka - co zawiera cena wyjazdu - czego nie zawiera cena wyjazdu - kto ponosi odpowiedzialność za szkody, kradzieże, uszczerbki na zdrowiu, - przestrzeganie poleceń koordynatora - posiadanie dokumenty tożsamości - zabronione jest posiadanie i zażywanie środków zabronionych przez prawo RP - wyjazd ma charakter składkowy, jest przeznaczony dla studentów PW

partnerzy – przy organizacji projektów warto odzywać się do potencjalnych partnerów/sponsorów którzy mogą uatrakcyjnić Twój wyjazd! Wraz z pozostałymi organizatorami możecie pozyskać barter, np. energetyki, przekąski, gadżety czy też napoje które na pewno przydadzą się na studencki wyjazd.

ZBIERANIE LUDZI / ZAPISY

formularz zapisów– zapisy na wyjazd najlepiej przeprowadzać poprzez formularz google.com, Informacje jakie musi wypełnić uczestnik to: dane kontaktowe, dane do ubezpieczenia, dieta. Warto dodać preferencje kwaterunkowe oraz opcje fakultetów – już wcześniej będziesz wiedzieć czy zbierze się wymagana liczba osób zainteresowanych. Warto dodać też (lub wysłać później drugi formularz do osób które na pewno będą jechać bo wpłaciły zaliczkę bądź całą kwotę) pole na preferencje odnośnie zakwaterowania czy nazwę grupy jeśli na wyjazd jedzie większa grupa, która chce być zakwaterowana obok siebie i jechać razem autokarem.

plakaty – intrygująca grafika potrafi zachęcić nie jednego studenta. Wywieś plakaty na wydziałach organizujących, najlepiej przed rozpoczęciem zapisów. Grafika powinna być spójna ze znajdującą się na Facebooku – wtedy to, co zobaczymy na wydziale i na ekranie swojego smartfona jest spójne i wydaje się od razu znajome.

media sspw – możesz dodać swój wyjazd do newslettera PW, zgłosić się do Studenckiej Telewizji TVPW, portalu polibuda.info lub Radia Aktywnego działających w Centrum Ruchu Studenckiego po pomoc w promocji Twojego wyjazdu. Pamiętaj żeby zrobić to odpowiednio wcześniej.

media społecznościowe – głównym miejscem, które możesz wykorzystać jest oczywiście Facebook! Przygotuj przyciągająca wzrok grafikę, napisz opis wydarzenia i pamiętaj o prowadzeniu wydarzenia. Nie wystarczy dodać jednego wydarzenia – jednak nie można też przesadzić w drugą stronę i doprowadzić do tego, że uczestnicy wyłączą powiadomienia dotyczące wydarzenia. Oprócz Facebooka możecie promować swój wyjazd na innych mediach, najlepiej jak będą istniały już wcześniej i będą miały już obserwatorów – ciężko promować wyjazd na kanale który nie ma żadnych fanów.

namawianie ludzi osobiście – żaden opis wydarzenia nie przekona znajomego jak rozmowa twarzą w twarz. Sprawdzi się tutaj też dobrze tzw. marketing szeptany, najlepiej jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem wydarzenia i zapisów. Niech jak najwięcej osób dowie się o planowanym wyjeździe jak najwcześniej, a potem z niecierpliwością czeka na zapisy.

grupa FB – na pewno na swoim wydziale masz grupę, w której zbierają się studenci Twojego roku czy całego wydziału. Czemu by jej nie wykorzystać? Udostępniaj wydarzenie, a także jako administrator możesz zmienić zdjęcie w tle, które zwraca uwagę wszystkich członków grupy.

kadra – pora na ostatecznie formowanie kadry. Podejmij decyzję kto jedzie z Tobą jako kadra i nie będzie miał lekko na wyjeździe ;) Optymalna liczba osób na jedną osobę w kadrze to 15-20 osób. Pamiętaj, że jeśli nie wynegocjowałeś dodatkowych miejsc w ośrodku dla kadry to czekają Cię dodatkowe koszty.

HARMONOGRAM WYJAZDU

Każdy wyjazd powinien być odpowiednio uporządkowany i posiadać swój plan! W przypadku krótkich, weekendowych wyjazdów warto taki harmonogram umieścić na badżu. Jeśli jednak nie zdecydujesz się na udostępnienie harmonogramu dla uczestników (możesz to zrobić mailowo) pamiętaj aby informować ich o wszystkich działaniach. Pamiętaj również, że musisz przekazywać również wszystkie zmiany.

Co powinien zawierać harmonogram? - godzinę i miejsce zbiórki, - godziny posiłków, - godziny zbiórek na fakultety, - godziny rozpoczęcia imprez, - godzinę wyjazdu - czas wolny (zwłaszcza po podróży, nie dawaj go jednak zbyt dużo aby uczestnicy nie byli znudzeni) - godziny wykwaterowania, - czas przeznaczony na inne atrakcje.

Atrakcje – będąc na wyjeździe ważne jest, aby zaplanować dostateczną ilość atrakcji. Uczestnicy oczekują, że będą mieć zorganizowany cały czas i możliwość wyboru atrakcji. Jak się do nich przygotować? Oprócz szukania dodatkowo płatnych fakultetów warto też mieć przygotowane atrakcje które będzie mogli zorganizować bezpłatnie i na miejscu. W zanadrzu miej zawsze listę gier bądź animacji które możesz zaoferować uczestnikom jako plan B.

Przykładowe atrakcje jakie możesz zorganizować na wyjeździe: - gra integracyjna, - ognisko, - impreza przebierana, - zawody sportowe, - karaoke, - flanki.

Wywiad o uczestnikach – Brak pomysłów na atrakcje? A może chcesz pójść krok do przodu i sprostać oczekiwaniom uczestników? W tym celu możesz przeprowadzić wywiad o uczestnikach, dzięki którym dostosujesz ostatecznie atrakcje w czasie wyjazdu, oczywiście nie te które są dodatkowo płatne i ogłoszone wcześniej. Popytaj znajomych, znajomych znajomych oraz wykorzystaj do tego Facebooka.

TUŻ PRZED WYJAZDEM

zakup ubezpieczenia – gdy macie już gotową listę uczestników pora na zakup ubezpieczenia. Każdy wyjazd organizowany przez SSPW wymaga zapewnienia ubezpieczenia NNW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków). Takie ubezpieczenie możesz zakupić w towarzystwie ubezpieczeniowym. Od ubezpieczyciela otrzymasz numer polisy i telefon alarmowy.

lista uczestników – wydrukuj listy uczestników. Pamiętaj aby mieć listę osób w autokarach (jeśli jest ich więcej niż jeden), listę zakwaterowania, przygotowane listy do fakultetów . Jeśli przekraczacie granicę miejcie też listę uczestników z wszystkimi ich danymi w przypadku kontroli.

podział ludzi pomiędzy autokary – dzieląc uczestników na autokary pamiętaj aby nie rozdzielać osób, które jadą ze sobą, zwłaszcza par czy mniejszych grupek. Jak to zrobić? Do formularza zapisowego warto dodać miejsce na uzupełnienie preferencji z kim chcieliby być zakwaterowani bądź z kim chcieliby jechać autokarem.

lista rzeczy do spakowania do autokaru – wspólnie z kadrą przygotuj listę rzeczy, które będą niezbędne na wyjeździe. Zróbcie to przed zakupami.

zakupy – część składki studenckiej przeznacz na niezbędne materiały integracyjne, picie (w wakacje, gdy jest ciepło przede wszystkim wodę), materiały do gry integracyjnej. Wszystkie rzeczy, których nie będzie można rozliczyć z FKW. Pamiętaj, że zakupy są robione nie tylko dla kadry, ale przede wszystkim dla uczestników.

badge – nieodłączny element każdego wyjazdu organizowanego przez SSPW! Na identyfikatorze, potocznie zwanym badżem umieść: - imię i nazwisko - wydział - harmonogram wyjazdu - ważne numery, np. do organizatora.

wydruk z5 – nie zapomnij o wydrukowaniu załącznika numer 5 z e-wniosku na którym muszą podpisać się wszyscy uczestnicy wyjazdu, którzy są studentami PW. Tylko dla tych osób będzie możliwe dofinansowanie z FKW.

wydruk regulaminu – warto mieć również wydrukowany regulamin, zwłaszcza jeśli któryś z uczestników nie będzie go przestrzegał.

założenie grupy na FB - Gdy zapisy są już zamknięte, zaliczki zapłacone pora na założenie grupy na FB do której dodacie uczestników. Pamiętajcie jednak, że taka grupa nie może być oficjalnym miejscem kontaktu! Wszystkie istotne informacje na temat zbiórki, pieniędzy czy też planu wydarzenia wysyłajcie drogą mailową.

mail do uczestników – pamiętaj by na bieżąco informować uczestników! Ty i kadra wiecie wszystko, ale wiedz że niepoinformowany uczestnik to złu uczestnik. Pisz maile po zapisaniu się, po przyjęciu wpłat oraz przed wyjazdem, aby przedstawić harmonogram i podać konkretną datę, godzinę i miejsce zbiórki. W ostatnim mailu możecie też przypomnieć o wszystkich fakultetach, a także przekazać wszystkie niezbędne informacje przedwyjazdowe.

W TRAKCIE WYJAZDU

główny koordynator podejmuje decyzje!

organizator (nie tylko koordynator) wie wszystko! – nigdy nie doprowadź do tego aby kadra była niepoinformowana o harmonogramie czy ewentualnych zmianach w nim. Uczestnik w każdej chwili może zadać pytanie i nie będzie zadowolony odpowiedzią, że to drugi kolega zajmował się tym. Kadra ma być przygotowana i kompetentna, brak wiedzy wypada bardzo źle pod względem wizerunkowym. Pamiętaj że to Tobie i pozostałym organizatorom uczestnicy zaufali i powierzyli pieniądze, nie nadużyjcie tego zaufania.

dbanie o bezpieczeństwo uczestników – zabawa zabawą, pamiętajcie jednak aby zapewnić uczestnikom bezpieczeństwo podczas całego wyjazdu, zarówno dojazdu jak i powrotu. Miej apteczkę, jednak pamiętaj że leki uczestnicy przyjmują na własną odpowiedzialność.

ciągłe informowanie uczestników – tak jak było to wspomniane wcześniej, niepoinformowany uczestnik to zły uczestnik. Dzięki harmonogramowi wyjazdu uczestnicy nie będą się czuli zagubieni. W ramach przypomnienia możesz w dostępnym dla uczestników miejscu wywieszać harmonogram na każdy dzień. Pamiętaj o informowaniu smsami lub o chodzeniu po pokojach.

integracja – najważniejszy element studenckich wyjazdów! Zadbaj o to, aby uczestnicy po wyjeździe poznali nowe osoby, zaprzyjaźnili się i mieli co wspominać. Warto na wyjazd wziąć ibizę bądź inny przenośny głośnik. Pamiętaj też o rozkręcaniu imprez przez organizatorów. Niech to nie zawsze będzie równoznaczne z dawaniem alkoholu.

pilnowanie poprawności zbieranych faktur – podczas wyjazdu pamiętaj o sprawdzeniu poprawności faktur (przed wyjazdem, wtedy, w przypadku błędu, podczas pobytu właściciel/menager będzie mógł poprawić fakturę). Sprawdź: - datę (usługi oraz wystawienia faktury) - kwotę netto i brutto - dane nabywcy (NIP) - podmiot zamówienia. W przypadku usługi gastronomicznej pamiętaj o specyfikacji. Specyfikacja powinna zawierać liczbę porcji, rodzaj posiłku i uproszczone menu posiłku.

organizator jest dla uczestników– kolejna bardzo ważna zasada! Organizator nie może pozwolić sobie na zamknięcie się ze swoją paczką znajomych. Organizator powinien otwierać imprezę i ją zamykać. Być podczas wyjazdu w dobrym humorze, uśmiechnięty. Pomagać uczestnikom i służyć im pomocą czy dobrą radą jak będą takiej potrzebować.

PLAN B – miej zawsze przygotowany plan B w przypadku popsucia się pogody, odwołania fakultety, awarii autokaru, wygaśnięcia prądu etc. Nie daj się zaskoczyć.

dyżury trzeźwości– nie brzmi zbyt kusząco, jednak w każdej chwili wymagane jest aby choć jedna osoba z kadry była trzeźwa. Nigdy nie wiesz, co może się przytrafić – rozmowa z właścicielem ośrodka lub kierowcą autokaru, zawiezienie uczestnika do szpitala, bójka, napad. W takich chwilach trzeźwe osoby będą lepiej postrzegane niż te pod wpływem.

Energetyki – organizator nie zawsze będzie mógł wypocząć czy wyspać się. Warto zadbać o energetyki lub kawę w kryzysowych momentach.

Zdjęcia – Wyznacz jedną osobę z kadry odpowiedzialną za robienie zdjęć. Może na wyjazd jedzie fotograf który chciałby pomóc w upamiętnieniu chwil? Pamiętaj żeby robić jak najwięcej zdjęć, będą na pewno pamiątką dla uczestników. Pod koniec wyjazdu nie zapomnij o grupowym zdjęciu wszystkich uczestników, które dodajesz do rozliczenia na e-wniosku.

podsumowanie dnia kadry – zapomnij o dniu na wyjeździe podczas którego kadra nie ma dla siebie kilkunastu/kilkudziesięciu minut! Przepływ informacji jest bardzo ważny. Wybierz odpowiednią dla siebie porę – na przykład rano po śniadaniu, bądź po kolacji. Obojętnie o jakiej porze dnia zorganizujesz takie spotkanie, pamiętaj aby podczas takiego spotkania: - przypomnieć podział obowiązków, - przypomnieć harmonogram, - porozmawiać o tym co działo się do tej pory, - wyjaśnić problemy/konflikty w kadrze, - wysłuchać się! Ten czas powinien być zarezerwowany tylko dla kadry. Nawet jeśli macie bliskich uczestników, na ten czas podziękujcie im.

sprzątanie autokaru – jeśli podróżujecie autokarem, zwłaszcza długą trasę pamiętajcie o przygotowaniu worków żeby go potem posprzątać i zabrać wszystkie śmieci. Niech jedna osoba z kadry po opuszczeniu autokaru przez uczestników przejdzie go i sprawdzi czy na pewno nic tam nie zostało. Śmieci najlepiej wyrzucić na ostatnim postoju przed ośrodkiem i przed powrotem na PW. Pamiętaj aby nie wyrzucać śmieci zwłaszcza pod Gmachem Głównym PW.

AFTER PARTY

• 'pokaz zdjęć – impreza po wyjazdowa to dobre miejsce na premierę zdjęć robionych na wyjeździe. Pamiętaj jednak, że muszą one być przebrane

promocje na barze – aby zachęcić uczestników warto zorganizować dla nich promocję na barze.

termin – razem z kadrą dobrze przemyśl termin imprezy po wyjazdowej i ogłoś go wcześniej tak aby uczestnicy od wyjazdu wiedzieli że przygotowujecie taką atrakcję dla nich.

kontakt z uczestnikami – trzymaj kontakt z uczestnikami od razu po wyjeździe tak aby łatwiej było ich zaprosić na imprezę, powspominaj z nimi wyjazd. Zrób wszystko aby czuli się dobrze

after po powrocie – impreza podczas powrotu dalej trwa? Wyjdź naprzeciw oczekiwaniom i przygotuj dla uczestników salę w akademiku. Pamiętaj że powinien na niej być przynajmniej jeden organizator.

PODSUMOWANIE

zebranie opinii wśród uczestników – wyślijcie uczestnikom ankietę w której będą mogli ocenić wszystkie aspekty wyjazdu. To bardzo ważne, gdyż będą mogli zrobić to anonimowo. Nie przejmuj się jeśli oceny nie będą pozytywne – wyciągnij wnioski i miej nauczkę na przyszłość. Pamiętaj żeby wysłać taką ankietę od razu po wyjeździe, kiedy uczestnicy pamiętają najwięcej.

zebranie opinii wśród kadry – nie zapominaj o tym punkcie. Każdy wyjazd powinien być podsumowany. Najlepiej na zorganizowanym spotkaniu tylko dla kadry. Potem wspólnie udajcie się na celebrację.

notka archiwizacyjna – Przekaż innym wszystko co wypracowałeś przy tym wyjeździe. Pozostaw kontakty do kierowców, ośrodka, przewodników etc. Przedstaw plusy i minusy wyjazdu, podsumuj koszt. Niech notatka będzie jak najprostsza i zrozumiała – nie znaczy to jednak że musi zawierać 2-3 zdania. Po napisaniu przekaż ją komuś kogo nie było na wyjeździe, niech przeczyta i sprawdzi czy wszystko jest jasne i zrozumiałe.

ROZLICZENIE

rozliczenie na eW – rozliczenie w systemie e-wniosek powinno być jak najdokładniejsze. Pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich kosztów jakie poniosłeś przy wyjeździe. Jeśli pojechało mniej osób niż zakładałeś – również zmień to w systemie. Pamiętaj o doniesieniu oryginałów faktur wraz ze specyfikacją przy usłudze gastronomicznej. Dodaj również zdjęcie wszystkich uczestników, które zrobiłeś na wyjeździe.

rozliczenie w excelu – to rozliczenie przekaż następnemu koordynatorowi. Uwzględnij w nim wszystkie wyliczenia, wydatki (nawet na zakupy).

co z pieniędzmi które zostają? – Jeśli po całkowitym rozliczeniu zostanie duża kwota pieniędzy zwróć ja uczestnikom. Jeśli jednak pieniądze które zostają nie są liczbą trzy cyfrową to warto dodać to do pieniędzy które wydacie na imprezę powyjazdową.


POWODZENIA!