Złożenie eWniosku przez koło naukowe

Z wikiSSPW
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Koło Naukowe (KN) może złożyć wniosek o dofinansowanie projektu w systemie eWniosek (https://ew.sspw.pl/).

Wniosek należy złożyć w przypadku otrzymania dofinansowania z:

  • Puli na Projekty Naukowe,
  • Komisji programowej SSPW (np. Komisja Dydaktyczna),
  • od sponsora, który wpłacił pieniądze na konto PW, a środki zostały przeksięgowane na Fundusz Kulturalno-Wychowawczy (FKW).

!!! Jeśli nie dostajemy dofinansowania z FKW to nie składamy wniosku w systemie eWniosek (np. jeśli tylko Dziekan dofinansowuje nasz projekt to postępujemy zgodnie z procedurami obowiązującymi na wydziale)!!!

Fundusz Kulturalno-Wychowawczy uzupełnić co to jest i link do regulaminu FKW

Przygotowania do otrzymania dofinansowania

  • Zastanów się i sprawdź jakie warunki Ty musisz/projekt musi spełnić.
    • Jeśli Pula na Projekty Naukowe to najpierw spełnij warunki konkursu i otrzymaj dofinansowanie w wyniku całej procedury ustalonej odrębnymi przepisami.
    • Jeśli dofinansowanie z Komisji programowej to zapoznaj się z zasadami konkretnej komisji. Komisja Dydaktyczna-> https://sspw.pl/pl/kd/dofinansowania
  • Przygotuj planowany budżet.
    • za co musisz zapłacić?
    • w jaki sposób za to będziesz płacił? (gotówka, przelew, nota wewnętrzna, faktura pro-forma)
    • z czyich pieniędzy? (FKW, składka studentów, Dziekan itp.)
    • gdzie to kupisz? (Polska, UE, inne kraje świata), bo od tego zależy czy będziesz płacić cło
    • ile to może kosztować?
    • czy jest to środkiem trwałym? (np. komputer, stolik, wiertarka)
    • czy może to wymagać przetargu? (uzupełnić: kiedy konieczny jest przetarg? jak sprawdzić czy muszę zrobić przetarg?)
  • Skontaktuj się z dysponentem puli z jakiej chcesz otrzymać dofinansowanie i dowiedz się czy możesz już złożyć wniosek.
  • Zapytaj się czy jest organizowane w najbliższym czasie szkolenie z eWniosku.

Przygotowania do złożenia wniosku o dofinansowanie

Przygotowaniami można nazwać spełnienie wymogów formalnych. Jeśli rozpoczniesz od tworzenia wniosku to i tak brak spełnienia tych wymogów gdzieś po drodzy Cię ukarze i złożenie wniosku się opóźni.

Musisz spełnić wymogi formalne:

  • Być studentem PW (I lub II stopnia)
  • Mieć konto w systemie CORE2 (np. konto w kwaterunku, wyborach, kalendarzu akademickim)
  • Mieć uzupełnione swoje dane (pesel, nr konta i dowodu osobistego koniecznie!!!)

Twoje Koło Naukowe musi mieć:

  • konto w systemie MainFrame (uzupełnić: jak założyć konto koła w systemie MainFrame?)
  • ustawionego aktualnego przewodniczącego/prezesa w systemie MainFrame, aby Twój wniosek mógł zaakceptować (Jak zaaktualizować Przewodniczącego: https://wiki.sspw.pl/wiki/MainFrame_rola_przewodnicz%C4%85cy_ko%C5%82a)
  • konto bez blokady (uzupełnić: kiedy jest nakładana blokada na konto koła?)

Przygotowanie wniosku

Ogólnie są dwa typy wniosków z jakimi możesz się zetknąć. Zwykły wniosek lub wniosek na projekt naukowy z Puli na Projekty Naukowe. Ten drugi ma więcej wymagań i jest dłuższy.

Utworzenie wniosku

Aby utworzyć wniosek musisz:

  1. Wejść na stronę: https://ew.sspw.pl/ew/
  2. Zalogować się swoim samorządowym kontem
  3. Po lewej stronie wybrać zakładkę "Nazwa Twojego Koła Naukowego"-> #Członek -> Nowy wniosek

Wypełnienie wniosku

Wypełnienie wniosku należy zacząć od samej góry. Należy sprawdzić wszystkie pola - nawet te, które wypełniają się automatycznie. Więcej na temat wypełniania wniosku znajdziesz na: https://wiki.sspw.pl/wiki/Wniosek_na_projekt_naukowy#Projekt

Akceptacja wniosku

  • Akceptacja w systemie ew przez studentów
    • Dysponent Koła Naukowego
    • Opinia RKN - tylko PnPN
    • Przewodniczący Komisji Programowej - np. Dydaktycznej
  • Wydrukowanie wniosku
  • Podpisy
    • Wnioskodawca
    • Zaliczkobiorca lub 2 zaliczkobiorców
    • Przewodniczący Komisji Programowej
  • Przekazanie wniosku do BSS
  • Akceptacja wniosku przez BSS
  • Zaliczka
    • Wizyta w BSS (pok. 210 ul. Noakowskiego 18/20)
    • Odebranie dokumentu upoważniającego do odbioru zaliczki
    • Podpisanie zobowiązania do rozliczenia zaliczki
    • Otrzymanie przelewem zaliczki na konto podane w systemie

Realizacja projektu

W czasie realizacji projektu musisz zadbać o dopełnienie wszystkich formalności, które są wymagane przy rozliczeniu projektu. Projekty Naukowe przeważnie trwają kilka miesięcy co może zdecydowanie utrudnić późniejsze ewentualne poprawianie dokumentacji lub jej uzupełnianie. Najlepiej na bieżąco sprawdzać czy zbierane dokumenty są dobrze wystawione i kompletne. Jeśli masz jakieś wątpliwości możesz zapytać się :

  • Wiceprzewodniczącego RKN odpowiedzialnego za Pulę na Projekty Naukowe,
  • Przewodniczącego KD,
  • Przewodniczącego Komisji Finansowo-Gospodarczej,
  • a w kwestiach spornych i jeszcze bardziej wątpliwych osób najbardziej kompetentnych w kwestii rozliczeń pracowników BSS.

Jak być pewnym, że jest dobrze? Pamiętaj o kilku prostych zasadach:

  • każdy wydatek musisz mieć udokumentowany
    • faktura
    • faktura pro-forma
    • rachunek
    • nota wewnętrzna
  • nabywcą jest zawsze tylko i wyłącznie:

Politechnika Warszawska Samorząd Studentów

  • każde zobowiązanie do zapłaty musi mieć potwierdzenie, że zostało opłacone
    • Płatność gotówką:słowa: zapłacono gotówką (najlepiej - nie wymaga dodatkowych potwierdzeń)
    • Płatność za pobraniem: potwierdzenie od kuriera, że przyjął należne pieniądze i towar został opłacony (bardzo ważne, ponieważ potem kuriera ciężko będzie Wam odnaleźć)
    • Płatność przelewem: potwierdzenie przelewu z konta osoby, która złożyła wniosek lub jest zaliczkobiorcą (jeśli płaci inna osoba to trzeba spisać oświadczenie o przekazaniu tej osobie pieniędzy)
    • Płatność przelewem za fakturę pro-forma:
  • w przypadku otrzymania dokumentu z błędną treścią (np. błąd w nazwie odbiorcy, niewłaściwy przedmiot zamówienia, inna kwota należna) należy od razu poprosić o notę korygującą. Notę korygującą może wystawić Przewodniczący KFG lub firma, która wystawiła błędny dokument.
  • za nieopłacone w terminie faktury mogą być naliczone odsetki, dlatego pilnuj terminów zapłaty, a jeśli faktura ma być opłacona przez PW nie zwlekaj, aż do rozliczenia z dostarczeniem dokumentu. Pamiętaj, że faktury dostarczone przed rozliczeniem muszą przejść taką samą drogę jak samo rozliczenie.
  • za zakupy dokonane poza UE może zostać naliczone cło
  • zakupy dokonane poza UE muszą zostać zgłoszone w miesiącu, w którym zostały zakupione (!!!Od razu dostarczamy za to faktury!!!)

Gdzie zostanie przysłana faktura

Jeśli nie wskazałeś oddzielnego adresu do dostawy (bo np. towar odbierałeś osobiście, a faktura miała być dosłana pocztą) Faktura prawdopodobnie zostanie przesłana po prostu na Politechnikę. Jeśli na kopercie nie będzie dopisku Samorząd Studentów to faktura będzie krążyć po PW. Jak już ktoś się zorientuje, że to może być samorządu(np. po dopisku z faktury) to będzie leżała i czekała na kupce z innymi bezpańskimi fakturami w pok. 165 GG.

Jak opisać fakturę?

Rozliczenie

Akceptacja rozliczenia

  1. Akceptacja w systemie ew przez studentów
    1. Dysponent Koła Naukowego
    2. Opinia RKN - tylko PnPN
    3. Przewodniczący Komisji Programowej - np. Dydaktycznej
  2. Wydrukowanie rozliczenia
  3. Podpis Wnioskodawcy
  4. Dostarczenie i opisanie wszystkich dokumentów potwierdzających wydatki poniesione z tytułu realizacji projektu
  5. Wpisanie przez wnioskodawcę wszystkich faktur do książki rejestrowej
  6. Podpisanie rozliczenia i opieczętowanie wszystkich faktur przez Przewodniczącego Komisji Programowej
  7. Przekazanie rozliczenia do BSS
  8. Akceptacja rozliczenia przez BSS
  9. rozliczenie zaliczki
  10. zwrot poniesionych wydatków na konto studenta (czasem po kilku miesiącach)

Najczęściej popełniane błędy

  1. We wniosku
  • Rodzaj projektu:"Proszę odrzuć mi wniosek"
  • Źródło finansowania:"Wydział XYZ" lub "składka studentów"
    1. Przy rozliczeniu
  • wpisanie kwoty netto zamiast brutto