Wymiana kulturowa – poradnik by Adam Matłacz

Z wikiSSPW
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Opracowane na podstawie Wymiany kulturowej Kijów – Sankt Petersburg 2009

Informacje ogólne

Jednostka organizująca:

Komisja Zagraniczna

Finansowane przez:

Jego Magnificencja Rektor Politechniki Warszawskiej

Koordynator projektu:

Adam Matłacz

Współorganizatorzy:

Paulina Siemieniuk
Monika Panasiuk
Jakub Wiśniewski
Maciej Cudny

Uczestnicy:

10 delegatów z Kijowa
10 delegatów z Sankt Petersburga
5 organizatorów z KZ + 4 osoby nie zrzeszone

Cel projektu:

Nawiązanie bliższej współpracy z uczelniami siostrzanymi do PW: Kijowskim Uniwersytetem Technicznym (KPI) oraz Państwowym Uniwersytetem Technicznym w Sankt Petersburgu.

Kwestie finansowe

Wstępny planowany koszt:

10 000zł

Pobrana zaliczka na „wydatki bieżące”:

3 000zł

Ostateczny koszt projektu:

5 658,07zł

w tym:

Płatne gotówką: 1 891,07zł
Płatne przelewem: 3 767,00zł

Dodatkowe informacje:

Wstępnie projekt planowany był na 10 delegatów z Kijowa oraz 10 z Sankt Petersburga dlatego wstępny koszt planowany był na poziomie 10 000zł. Ostatecznie pojawiła się jedynie grupa z Kijowa w związku z czym część rezerwacji typu noclegi itd. należało odwołać ale wiązało się to gdzie niegdzie z większym kosztem. Jednakowoż kwota 10 000zł jest całkiem realną kwotą za którą da się zrealizować projekt na 20 osób.

Organizacja i planowanie projektu

Dwa miesiące przed projektem - wstępny harmonogram .

Ułożony został w raz z zespołem wstępny harmonogram. Znajdowała się w nim masa błędnych założeń. Między innymi zakładał on bezproblemowe załatwienie miejsc w jednym z DS. politechniki warszawskiej co jak się później okazało jest nie wykonalne w trakcie roku akademickiego. Posiłki, transport oraz atrakcje były planowane przy powyższym założeniu. Na szczęście na tym etapie nic nie było zarezerwowane więc łatwo dało się później wprowadzić modyfikacje. Miesiąc przed wymianą dostałem informacje iż akademika nie będzie…

Miesiąc przed projektem - wyklarowanie najważniejszych kwestii.

Po otrzymaniu informacji, iż goście nie będą mieli gdzie spać atmosfera zrobiła się lekko nerwowa. Oznaczało to bowiem nie tylko iż koszty projektu pójdą znacznie w górę ale również, iż będzie wymagało to zmian w harmonogramie. Ale nie ma zmartwienia, nie takie rzeczy się ze szwagrem po pijaku robiło…

arę godzin spędzonych przy telefonie w WRS dało płomyk nadziei. Dom studencki Dziekanka należący do Akademii Muzycznej mógł zaoferować nocleg dla 20 osób lecz jedynie do 16 maja… Nie jest to idealne rozwiązanie (przypominam iż wymiana trwa do 17) lecz uspokoiło mnie to trochę. Nocleg z 16 na 17 maja został zamówiony natomiast w hostelu Lemon.

Nocleg na starym mieście w DS. Dziekanka oznaczał iż należało znaleźć nowe miejsce gdzie goście mogli by się posilać (na początku miała być to stołówka mieszcząca się w DS. Adakemik). Wszelkie restauracje i kafejki starego miasta nie wchodziły w rachubę z powodu kosztu z jakim by się to wiązało. Idealnym rozwiązaniem okazał się Bar Mleczny „Familijny” mieszczący się na ulicy Nowy Świat 39. Nie tylko serwuje on typowe polskie dania po NAPRAWDĘ przystępnych cenach ale również posiłki zostały zorganizowane w sposób dla nas (organizatorów jak również uczestników) bardzo wygodny. Udało mi się dogadać ze współwłaścicielem (notabene naprawdę przemiły człowiek), iż wykupimy dla każdego uczestnika zestaw 15 karteczek, każda na wartość 6zł. Uczestnik podchodząc do kasy pokazywał karteczki, mówił (bądź pokazywał na migi) co chciał by spożyć po czym Pani z kasy wycinała odpowiednią liczbę karteczek i albo zapisywała z tylniej ich strony kwotę jaka nie została wykorzystana albo uczestnik dopłacał resztę z własnej kieszeni.

Potem było właściwie z górki. Wykonałem resztę telefonów w związku z rezerwacją atrakcji. Oczekiwałem jedynie na zaliczkę od rektora oraz potwierdzenie załatwienia przewodnika w muzeum narodowym.

Dwa tygodnie przed projektem – gra terenowa.

Nadszedł czas na grę terenową. Otrzymałem jej prototyp lecz należało go dostosować do bieżącej sytuacji. Ponieważ uczestników miało być w sumie 20 logiczne wydało się podzielenie ich na 3 mieszane zespoły. Przemierzyliśmy punkty kontrolne w celu zmierzenia mniej więcej czasu jaki może ona zająć naszym gościom. Otrzymaną ilość minut pomnożyliśmy przez 2 i dodaliśmy „trochę” co było logiczne biorąc pod uwagę iż nasi goście nie znają miasta tak jak my, plus będą mieli do wykonania szereg zadań dodatkowych którymi my się nie przejmowaliśmy. Niestety optymistycznie założyłem że przystosowanie zadań do 3 osobowych zespołów będzie nie tylko proste ale niemalże wykona się samo i zajmie teraz nie więcej niż godzinę… No przecież mam już zebrane materiały, wyznaczone punkty kontrolne, ułożone prawie wszystkie zadania, wymierzony z dosyć dokładnym przybliżeniem czas, czyli skończyłem, no nie? No nie…? Hmmm, na pewno nie…? Asinus asinorum in saecula saeculorum (łac. “głupiec nad głupcami po wiek wieków”)... Niestety ale inaczej tego opisać się nie da. W dalszej części dowiesz się dlaczego.

Aha, był bym zapomniał. W tym okresie udało nam się otrzymać ostateczną listę gości którzy mieli przybyć do nas z Kijowa. Dzięki temu wygenerowane zostały dla nich oficjalne zaproszenia które następnie przesłane im zostały drogą elektroniczną oraz faksem. Sankt Petersburg na razie milczy w sprawie swojej delegacji… Mówią jedynie by się nie martwić…

Tydzień przed wymianą – czekamy na pieniążki...

Niedługo trzeba będzie przywitać naszych gości w Warszawie. Trzeba im będzie wręczyć bilety by mieli jak poruszać się po mieście. Trzeba też Strona 39 będzie niedługo po ich przyjeździe kupić w sklepach spożywczych składniki w związku z niektórymi przedsięwzięciami. Podczas wstępu do niektórych atrakcji też potrzebne będą pieniążki by płacić za bilety… Pieniążki, pieniążki, pieniążki… Niestety ale część budżetu musi być wypłacona w postaci gotówki bo wszystkiego przelewami nie da się załatwić. Tydzień przed wymianą jednak udało się znaleźć rozwiązanie by otrzymać gotówkę. W ciągu 3 dni rozpisaliśmy wniosek na e-wniosku i pobraliśmy pieniążki z BSS. Całość oczywiście ostatecznie została zwrócona.

W tym że tygodniu rozpoczynam również organizację salki bankietowej na imprezę w akademiku lecz niewiele mogę zdziałać bez listy uczestników więc jedynie zaklepuję termin.

Kijów pakuje manatki i szykuje się do podróży. Zamówili już bilety więc raczyli nas powiadomić kiedy mamy ich odebrać z dworca. Sankt Petersburg dalej milczy…

Dzień przed wymianą – nowina…

SMS z Sankt Petersburga… Nie przyjadą… Job twoja mać…

D-day czyli projekt rusza

Dzień pierwszy - Alea iacta est!

Nadszedł długo oczekiwany 11 maja. Goście przyjechać mają koło godziny 8 rano. Nie upewniałem się wcześniej czy można ich zakwaterować o tak wczesnej porze dlatego w drodze na dworzec wykonałem szybki telefon do Dziekanki. Przy okazji trzeba było zrezygnować z 10 miejsc w akademiku gdyż lista gości nam się uszczupliła… Na szczęcie obie powyższe kwestie udało się załatwić bez najmniejszego problemu. Harmonogram zakładał iż gośćmi będziemy się zajmować od godziny około 16 jednak ponieważ dopiero w ostatnim tygodniu dowiedzieliśmy się o której możemy się ich spodziewać nie było czasu na jakieś zmiany dlatego też postanowiliśmy improwizować.

Przywitałem gości około 8:30 na dworcu Warszawa Centralna. Ale… Hmmm… miało ich być dziesięcioro, no nie…? To czemu ja widzę wysiadające: raz, dwa, trzy… dziewięć osób? Po szybkich wyjaśnieniach dowiedziałem się, iż jedna koleżanka przyjeżdża autobusem z Lwowa i będzie na dworcu zachodnim ale prawdopodobnie dołączy sama do nas do centrum… Nie byli tego jednak pewni ponieważ nie odzywała się jeszcze do nich więc postanowiliśmy dojechać do Zachodniego… W końcu nam się nie śpieszy…:) Na zachodnim zostawiłem wesołą gromadkę z którą zdążyłem już się zapoznać na peronie i z dwoma nowymi koleżankami wyruszyliśmy na przystanek PKS by tam oczekiwać ich koleżanki. Po 15 minutach dotarł do nas sms w którym informowała nas, że już jest w Polsce i autobusem 517 jedzie do centrum, i nie długo spotka się z nami na peronie centralnego. Job twoja mać… Poinformowaliśmy ją by nie szukała nas lecz czekała na przystanku autobusowym w centrum. Zebraliśmy wesołą gromadkę i sami zapakowaliśmy się w następny 517. Gdy w końcu wszyscy się spotkaliśmy wyruszyliśmy do Dziekanki. Tam na szczęście wszystko odbyło się bez niespodzianek. Po zakwaterowaniu i odświeżeniu się, szybki posiłek w stołówce w raz z instruktarzem w jaki sposób obsługuje się magiczne karteczki. A potem improwizacja… Najbliższa atrakcja zaplanowana była na godzinę 20 a na zegarku jak byk godzina 11. Na szczęście na pomysł wpadli sami. Jedna z koleżanek jeszcze w drodze do stołówki pytała się czy znajdziemy czas by odwiedzić „taką bibliotekę dużą, taką zieloną, taką co tam po dachu można chodzić i co są baterie słoneczne”. Gdy już dotarliśmy do BUW-u „puściłem” ich wolno dzięki czemu miałem 2 godziny z głowy. Następnie zmienniczki zaprowadziły ich na shopping a ja miałem czas by popracować nad grą terenową.

Hmmm, to miało zająć nie więcej niż godzinę prawda? Przecież wszystko było gotowe nie…? No okazuje się, że nie. Po paru godzinach spędzonych przed laptopem gra była na ukończeniu ale należało jeszcze wszystko wydrukować, i ciągle nie mogłem się zebrać by napisać ostatnie zadanie do zmodyfikowanej przeze mnie wersji, ale to przecież nie zajmie więcej niż godzinę, prawda…? Ech, niektórzy się niczego nie nauczą…

Wieczorem spotkaliśmy się w klubie Remont gdzie integrowaliśmy się z naszymi gośćmi. Delegaci poznali tam większość ekipy która miała się nimi zajmować przez resztę tygodnia oraz delegację z Dusseldorfu. Po wspólnej zabawie do łóżeczka i lulu, prawda…? No nie do końca. Może i nasi goście mogą iść spać ale gra terenowa nie dokończona a jutro mamy ją przeprowadzić. Na szczęście teraz już faktycznie po godzinie udało się dopisać to co trzeba, wydrukować i wsadzić to do kopert. Uf… 5 rano idziemy spać.

Zapomniałem dodać, tego dnia załatwiamy w między czasie do końca kwestię Sali bankietowej. Dostarczam listę i czekam na podpis kierownika.

Dzień drugi

Wstajemy!!! Pobudka o 7 rano. Na śniadanie Snikers i Burn. Poczuję to później… O Spotkanie przed stołówką około godziny 8:30. Szybki transport metrem i czekamy w sali senatu na Prorektora. Zostajemy przywitanie w raz z delegacją z Dusseldorfu. Trochę fotek we wnętrz GG po czym podział delegacji na 2 zespoły i rozpoczynamy.

Tutaj na szczęście nie było niespodzianek. Chyba tylko taka, iż goście naprawdę starali się wypaść jak najlepiej by wygrać z drugim zespołem. Dużo, dużo, dużo frajdy i fun-u po drodze. Pogoda na szczęście dopisała i jedynie przez 20 min musieliśmy gdzieś schronić się przed deszczem.

Po grze szybki posiłek i odpoczynek.

Po odpoczynku planowany był spacer lecz nasi goście (w raz z nami) narzekają, iż nogi wrosły im już w… no wiecie gdzie, więc dajemy im spokój. Nie tylko lody lecz „integracja” również została odwołana. A może to i lepiej…:) W końcu to dopiero początek.

Dzień trzeci

Śniadanko i zbiórka przed stołówką. Transport pod Muzeum Powstania Warszawskiego. Tam zakupiliśmy bilety i jak na razie wszystko gra…

Po zostawieniu kurtki w szatni udaję się po odbiór „elektronicznych przewodników” które były dla nas zaklepane przez samego zastępcę dyrektora muzeum. Jak to nie ma? No kurde jak to nie ma? Przecież było zaklepane! Przecież sam zastępca dyrektora zaklepał?! To co ja mam zrobić? Czekać? Jak to czekać? Ach, jak za 10 min nie przyjdzie grupa francuzów to będzie 10 wolnych przewodników… Ok, poczekamy. Tik, tak, tik, tak… Są? No to super! (Uf…). Wycieczka po muzeum ze słuchaweczką w rączce. Dwie godziny okazały się zbyt długim czasem na zwiedzanie lecz nie możliwe było również zebranie wszystkich (niektórzy zwiedzali do samego końca) więc część grupy musiała po prostu cierpliwie czekać.

Wizyta na tarasie PKiN. Nic ciekawego. Po 20min zbieraliśmy się. Co więc dalej robić skoro przyjęcie w remoncie dopiero o godzinie 20? Czas wolny…:)

Ponownie imprezka w Remoncie. Tym razem tylko w naszym gronie w wynajętej salce. Na początku prezentacja o Polsce a następnie o Ukrainie. Troszkę piwka i ruszamy na parkiet. Poznajemy ciekawą Ukraińską grę towarzyską… Gdy już się nabawiliśmy przenosimy się do naszej salki gdzie udało nam się załatwić Shiszę. Tam następna ciekawa gra towarzyska… Ech, koniec wieczoru i lulu.

Zapomniałem wspomnieć: w trakcie tego dnia dowiaduję się, iż są problemy z salką bankietową... Lecz po osobistej rozmowie z kierownikiem uzyskuję podpis. Salka z głowy.

Dzień czwarty

Dzień bez niespodzianek. Śniadanie, łazienki z przewodnikiem (dużo, dużo, dużo fotek), piknik południa (jedna z imprez juwenaliowych). W trakcie dnia dostaję telefon, iż udało nam się załatwić transport produktów żywnościowych na wieczorną imprezę. Dzielne dziewczyny z zespołu zrobiły zakupy i przygotowały wszystko na imprezkę (kanapki, sałatki, rozstawienie wszystkiego).

Imprezka niestety nie wypał. Za dużo gości z zewnątrz w stosunku do naszej wesołej gromadki. W trakcie imprezy odwiedziny straży akademickiej (trzy razy…). Goście zwijają się bardzo wcześnie tłumacząc się zmęczeniem itd… Ech, wtopa…

Dzień piąty

Na szczęście również niespodzianek brak. Z rana nudne forum młodzieży z którego nawet główni organizatorzy (Rektor, Prorektor, Przewodnicząca SSPW i paru profesorów których nie kojarzę) „zmyli się” po pół godziny. Następnie posiłek w stołówce. Godzinka na juwenaliach na sportowo i wycieczka do Arkadii na shopinng.

Wieczorkiem wypad do Hybryd. Tłumy w klubie lecz goście bawili się dobrze (naprawdę się bawili w przeciwieństwie do tego co działo się w sali bankietowej dzień wcześniej). Udało się nawet uzyskać zniżkę z 12zł na 10zł ponieważ przyprowadziłem grupę.

Dzień szósty

O cholera!!!! O 7:00 miałem być u nich a jest 6:50... Zaspałem… Szybki telefon do jednego z gości. Jak się okazuje goście są dużo zaradniejsi ode mnie. Są prawie spakowani i zapewniają mnie iż wszystko jest ok. Jeszcze jeden telefon na recepcję czy jestem potrzebny i czy goście sami to mogą tam znieść i jest ok. Nasi delegaci nie tylko nie mają mi nic za złe ale każą mi iść dalej spać gdyż sami sobie poradzą:) Spotykamy się dopiero po śniadaniu przed barem mlecznym (czyli około 10 co dało mi przynajmniej 2 godziny snu więcej).

Dalej bez większych niespodzianek. Transport na miejsce parady. Tam godzinka oczekiwania na start parady. Dzielimy się na dwójkę delegatów + opiekun do platformy rektorskiej i reszta na jedną z platform studenckich. Parada jedna z gorszych w jakich uczestniczyłem lecz goście są nad wyraz zadowoleni. Z podziwem opowiadają później, iż coś takiego u nich nie mogło by mieć miejsca. Czujemy się lekko połechtani tymi pozytywnymi komentarzami:)

Po paradzie transport bagażu z salki w DS. Dziekanka do nowego lokum czyli Hostelu Lemon.

Z powodu słabej pogody również piknik został przeniesiony. Zamiast tego spożyliśmy co trzeba w salce telewizyjnej akademika. Tam zostajemy już do końca i na koncert również nie idziemy z powodu słabej pogody. Goście powoli się rozchodzą i udają na odpoczynek.

Dzień siódmy

I ostatni…:( Po przybyciu do Hostelu okazuje się, iż gości już tam nie ma. Rozbiegli się po mieście by szybko zrobić ostatnie zakupy. Spotykamy się dopiero około 15. Zbieramy bagaże i powoli zmierzamy na Centralny.

Nie sądziłem, że tak ciężko będzie się nam rozstać… Na dworcu smutna atmosfera. Ostatnie pożegnania, ostatnie zdjęcia…

Podjeżdża pociąg… Goście wsiadają, machają z za okienka… Reakcje są różne, śmiech łzy… Każdy przeżywa to na swój sposób.

Gwizdek maszynisty, pociąg po woli rusza by po chwili zniknąć w tunelu…:(

Podsumowanie

Pomimo niedopracowania paru szczegółów projekt uważam za udany. W trakcie przyjęto wiele błędnych założeń które na szczęście po drodze dosyć szybko udało nam się skorygować. Wiele było w nim również szczęścia. Ponad połowa projektu opierała się o dobrą pogodę która dopiero w dniu parady nam się popsuła. Na przyszłość trzeba koniecznie mieć jakiś plan awaryjny.

Ostateczny harmonogram

Z powodu trudności technicznych harmonogram umieszczony jest w oddzielnym pliku. Tutaj natomiast omówię po kolei co i w jaki sposób zostało załatwione.

Diner/breakfast

Śniadania i obiady jak wspominałem wcześniej odbywały się w barze mlecznym „Bar Familijny” na nowym świecie (Nowy świat 39). Przed wymianą rozmawiałem przez telefon ze współwłaścicielem który sam zaproponował rozwiązanie kwestii posiłków jako kuponów żywieniowych. Na każdego z uczestników przypadało 15 kuponów o wartości 6zł. Umówiliśmy się iż opłacone to zostanie przelewem. Pan Woźniak Krzysztof to miły i zabawny facet który gotów jest iść na ustępstwa. Nie robił problemów przy przepisywaniu faktury by wydłużyć nam termin zapłaty, a gdy okazało się iż i ten termin jest przekroczony cierpliwie czekał na pieniążki. Współpraca z nim jest gorąco polecana. Posiłki może nie są z górnej półki lecz jeżeli masz problemy z budżetem „Bar Familijny” to coś dla Ciebie.

Dostępne alternatywy:

  • stołówka PW
  • stołówka w DS. Akademik oraz DS. Babilon
  • inne bary mleczne w warszawie

Integration party in Remont Club

Na imprezę integracyjną wynajęta została salka w klubie Remont. Właściciel remontu (Kazik) jako absolwent PW z chęcią wspomaga samorządowe inicjatywy tak więc śmiało można z nim się trochę targować. Wykupiliśmy na tą imprezę 30 kuponików na piwko i 30 na kiełbaskę (dzięki czemu rezerwacja salki była darmowa, kuponiki opłacane przelewem). Po osobistej rozmowie z Kazikiem cena zestawu kiełbaska + piwko zeszła z 10 zł do 6,5 zł. Podejrzewam że nawet gdybyśmy kuponików nie zamawiali rezerwacja miejsca była by darmowa.

By dokonać rezerwacji trzeba dzwonić najlepiej około miesiąca wcześniej (zależy w jakim okresie odbywa się projekt). Rezerwacją terminów zajmuje się Pani Aneta Marchewka. Ona też ustala wstępne ceny. Następnie wszelkie targi najlepiej wykonywać z samym Kazikiem gdyż to On ma moc decyzyjną. Pamiętaj by powoływać się na Samorząd!

Meeting with the Rector of PW

Spotkanie załatwione przez przewodniczącego KZ. Każdy projekt który na chociaż częściowo charakter oficjalny powinien zacząć się przywitaniem przez Rektora lub chociaż Prorektora. Nasi goście przywitani byli w raz z grupą z Dusseldorfu w sali senatu.

Field game

Na opracowanie gry złożyło się zebranie materiałów z gry poprzedniej i zapoznanie się z nimi, przejście osobiście trasy a następnie dostosowanie jej do naszych wymogów. Modyfikacja gry oraz ułożenie zadań do dodanych miejsc zajęła dłużej niż początkowo zakładano. Gra wstępnie zakładała iż zespoły wypuszczane są co 30 min i idą tą samą trasą. Na pewno to jest wygodne dla organizatora bo nie musi się zbytnio wysilać lecz w ten sposób, przy np. 3 zespołach po zakończeniu gry jeden z zespołów musi czekać co najmniej godzinę na pozostałe. Może też się tak zdarzyć że w pewnym momencie wszystkie zespoły się spotkają i zaczną dalej iść równolegle. Ja osobiście nie widzę w jaki sposób można 3 zespoły puścić po tej samej trasie bez zmiany kolejności wykonywanych zadań, jeżeli ktoś ma jakiś pomysł chętnie go wysłucham.

Co do samej gry nie będę jej tu omawiał. Każdy może ułożyć własną. Jeżeli natomiast postanowisz skorzystać z gotowej opracowanej przez nas, materiały z pewnością są gdzieś dla Ciebie dostępne.

Walk on the old Town + Ice carem

Chyba nie wymaga to większych wyjaśnień. Po grze terenowej miał się odbyć spacer po starówce połączony z lodami fundowanymi przez nas. Nie odbyło się to jednak gdyż wszyscy byli zbyt zmęczeni.

Integration In the Hostel

Po spacerku i lodach planowaliśmy się „po integrować” w Dziekance lecz i na do nie starczyło sił tego wieczoru.

Warsaw Uprising Museum

Wycieczka po Muzeum Powstania Warszawskiego to chyba punkt obowiązkowy za każdym razem gdy obcokrajowcom pokazujemy Polskę.

Zamówienie przewodnika żywego wymaga telefonu co najmniej 3 miesiące wcześniej. Przewodniki elektroniczne również trzeba rezerwować z wyprzedzeniem. Najlepszy jest przewodnik żywy gdyż wtedy grupa nie rozbiega się i niejako jest zmuszona by wszystkiego wysłuchać. Dzięki temu mamy 2 godziny zapchane w naszym harmonogramie.

Jeżeli jednak masz problemy z zaklepaniem terminu lub po prostu wolisz by każdy chodził z własną słuchaweczką i słuchał opowieści w wybranym przez siebie języku pamiętaj by nie przeznaczać na to nie więcej niż 1-1,5 godziny. W taki wypadku też myślę że telefon miesiąc wcześniej wystarczy by zarezerwować wejście dla konkretnej liczby osób oraz odpowiednią liczbę przewodników.

Płatne gotówką:

5zł – cena jednego przewodnika multimedialnego

3zł – cena ulgowego biletu wstępu

20zł – cena przewodnika (grupa 12-25 osób)

Więcej szczegółów na: www.1944.pl


Palace of Culture and Science: viewing terrace

Miesiąc wcześniej telefon iż przybędzie grupa „tylu i tylu” osób na konkretną godzinę. Można próbować rezerwować i później niż miesiąc przed. PKiN nie jest miejscem bardzo obleganym. Płatne gotówką w dniu wstępu. Bilet grupowy dla grupy powyżej 10 osób – 10zł.

International party In Remont Club

Podobnie jak w dniu pierwszym. 30 kuponików na piwko i 30 na kiełbaski. Oprócz tego zarezerwowany był rzutnik i dostęp do głośników (bezpłatnie). Prezentacje multimedialne puszczane były z prywatnego laptopa.

Łazienki park

Rezerwacja terminu wstępu do Pałacu na Wodzie oraz przewodnika przynajmniej 2-3 tygodnie wcześniej. Wszystko płatne przelewem lecz radzę się upewnić. Po ostatnich opóźnieniach mogą nie być tak chętni do tego typu transakcji.

Piknik

Piknik Południa czyli jedna z imprez juwenaliowych. Wstęp oczywiście za free, rezerwacja nie wymagana.

Party In the Hostel „Pineska”

Termin zarezerwować należy przynajmniej 2-3 tygodnie wcześniej. By zarezerwować salę bankietową trzeba być mieszkańcem DS. ale kierownicy akademików są raczej ugodowi i nie powinno być problemów by rezerwował ktoś z poza DS. dla samorządu. Do wynajęcia salki potrzebna jest lista gości tego niestety do samego przyjazdu gości nie jesteś w stanie zrobić dlatego poinformuj o tym kierownika podczas załatwiania formalności. Wynajęcie salki jest darmowe.

Zakupy na imprezę płatne gotówką. Zorganizowane z supermarkecie. Transport zakupów załatwiony dzień wcześniej ale polecam przynajmniej tydzień wcześniej szukać samochodu. Pamiętaj też by przydzielić ludzi którzy te zakupy nie tylko zrobią ale i zaniosą tam gdzie trzeba.

===Forum To zorganizowane było odgórnie. Impreza miała charakter bardziej oficjalny czego się nie spodziewaliśmy. Na przyszłość pamiętaj by dowiedzieć się jaki ma charakter impreza na którą zabierasz swoją grupę. Na szczęście Dusseldorf uratował sytuację gdyż byli ubrani równie kiepsko jak my:)

Free time on Friday

Coś co nie znalazło się w harmonogramie gdyż dowiedziałem się o tym dopiero podczas trwania wymiany. Przewodniczącemu KZ udało się załatwić wejściówki na VIP strefę na koncerty juwenaliowe dla naszej grupy i paru organizatorów więc przed wypadem do klubu wpadliśmy na jakieś 2 godzinki na stadion Syrenki. Tam za free wypiliśmy parę piwek, podjedliśmy sobie po czym udaliśmy się do klubu.

Club

Przechodząc przypadkiem obok klubu Hybrydy (w drodze do Dziekanki by się przebrać) wszedłem na 10 min, pogadałem z menadżerem i udało nam się załatwić wejście dla nas ze zniżką grupową. Było to dosyć ciekawe zwłaszcza że wcześniej przez 2 tygodnie dzwoniłem tam co najmniej 6 razy i za żadnym razem nie mogłem zastać żadnej osoby decyzyjnej. Wyszło na spontanie ale na przyszłość polecam takie sprawy jednak starać się załatwiać wcześniej. Płatne gotówką (10zł po zniżce).

===Parade of students

Miesiąc wcześniej ustaliłem z koordynatorem parady iż „dostarczę” mu dwójkę obcokrajowców na platformę rektorską do Jury wybierającego lawety. Koordynatorka ucieszyła się niezmiernie i powiedziała że nie będzie najmniejszego problemu. Resztę grupy porozdzielało się na lawety już w dniu parady.

Piknik on the „Pola Mokotowskie”

Zakupy zrobione dzień wcześniej. Lista przygotowana parę dni wcześniej. Płatne gotówką. Transportowane komunikacją miejską (napoje zostały po imprezie w sali bankietowej więc nie było tego dużo).

Koncerts on the „Syrenka stadion”

Nie byliśmy z powodu złej pogody. Polecam jednak na przyszłość wcześniej skontaktować się z jakimś z organizatorów po jakieś ewentualne wejściówki. By nie czekać w piekielnych kolejkach i nie mieć ewentualnych problemów z wejściem.

Fuck-upy czyli co poszło lub mogło pójść źle

Drobna lista które poszły nie tak:

  • Dzień przed wymianą dostaliśmy info iż goście z Sankt Petersburga nie przybędą. Było to naprawdę dobijające zwłaszcza że wszystkie rezerwacje były robione na grupę 20 osób. Na szczęście udało się wszędzie po rezygnować za wyjątkiem zakupionych już biletów 7 dniowych. No i nocleg w hostelu Lemon wyszedł nieznacznie drożej. Na przyszłość pamiętaj by dać gościom ograniczenie że albo 5 dni przed wymianą masz ich listę uczestników (lub chociaż 100% zapewnienie że przyjedzie określona liczba osób) albo nie mają po co przyjeżdżać. Bufor 5 dni pozwali Ci spokojnie wszystko odwołać i zmienić ewentualnie harmonogram.
  • Na fakturze za bilety siedmiodniowe zakupione w sklepie wydrukowane było „Bilet 3 dniowy”. Kwota, podatek itd. Było wypełnione poprawnie lecz nazwa się nie zgadzała. Zauważyłem to jeszcze w sklepie i w 20min udało się szkodę naprawić
  • Podczas witania gości okazało się iż jedna koleżanka przyjeżdża PKS-em i będzie na zachodnim. Wcześniej upewnij się że wiesz jak wszyscy dotrą. Gdybym wiedział o tym wcześniej napisał bym do nich by wszyscy wysiedli na zachodnim i tam czekali a nie następnie szukali się po warszawie
  • Gdy wyjechaliśmy na imprezę integracyjną w drodze 2 koleżanki przypomniały sobie iż zostawiły włączone żelazko… Niestety numer do Dziekanki który miałem był tylko do biura które o tej godzinie było już nie czynne. Wystarczył by jeden telefon na recepcję by ktoś przeszedł się do pokoju i wyłączył to żelazko niestety numeru takiego nie miałem. Na szczęście goście byli bardziej ogarnięci niż ktokolwiek z nas i koleżanki oświadczyły że same wrócą i dotrą do remontu tylko żebym im pokazał na mapie gdzie to jest. Dałem im też swój drugi telefon z polskim numerem i powiedziałem gdzie dzwonić jak będą blisko to po nich wyjdę.
  • Organizacja i dostosowanie gry terenowej zajęło dłużej niż początkowo było to planowane.
  • Impreza w domu studenckim Pineska to również niestety niewypał. Wychodziłem z założenia że im więcej gości tym weselej. Dlatego zapraszałem wszystkich nawet przypadkowo spotkanych ludzi na korytarzu do uczestnictwa w imprezie. Po krótkim czasie straciłem całkowicie kontrolę nad tym co się działo a goście poczuli się nie swojo i dyplomatycznie ulotnili się pod pozorem zmęczenia.


Rzeczy które nie poszły nie tak jedynie dzięki szczęściu lub opatrzności Bożej:

  • Pogoda. Mogło lać cały tydzień co oznaczało by odwołanie prawie połowy atrakcji z całego tygodnia. Trzeba koniecznie mieć jakiś plan awaryjny w razie takiej ewentualności. Staraj się wymyśleć jak najwięcej atrakcji „ruchomych” to znaczy takich które nie wymagają rezerwacji. Dzięki temu możesz przestawiać dni tygodnia z początkowego harmonogramu. Zdaję sobie iż jest to niezwykle trudne (nam się to nie udało i musieliśmy liczyć na szczęście:) ) ale postaraj się pomyśleć o tym 2 miesiące przed projektem by nie głowić się nad tym w trakcie.
  • Transport towarów ze sklepu. Telefon iż będzie je miał kto przewieźć samochodem dostałem dzień wcześniej i to tylko dlatego że mimochodem spytałem o to jednego ze znajomych uczestniczących w imprezie. Takie rzeczy załatwia się tydzień wcześniej!!!

Jak przeżyć swój projekt – czyli rad kilka jak walczyć z kacem i zmęczeniem oraz czego unikać

Podczas wymiany kulturowej ale również innych projektów musimy być przygotowani na nieprzespane noce, kaca i ogólne zmęczenie. Nie ważne jak dobrze zaplanujesz czas i jak rozdzielisz ludzi do zadań, zawsze coś pójdzie nie tak a ktoś będzie Cię męczył całymi dniami telefonami bo czegoś nie zrozumiał lub coś nie zostało omówione do końca. Niestety w każdym projekcie spotykamy się z największą niewiadomą ze wszystkich czyli czynnikiem ludzkim. To samo dzieje się w informatyce, dopóki sprzęt komputerowy działa sam nie ma mowy o błędzie (a przynajmniej jest to mało prawdopodobne). Najtrudniej za to jest pisać systemy które muszą z założenia współdziałać z człowiekiem. Pozwolę sobie tutaj zacytować pewnego pisarza fantasy Ricka Cooka: “Programming today is a race between software engineers striving to build bigger and better idiot-proof programs, and the Universe trying to produce bigger and better idiots. So far, the Universe is winning.” Musimy niestety zaakceptować ten stan rzeczy i być przygotowanymi na stres i niewyspanie związane z wynikającymi z tego konsekwencjami.

Oto kilka stosowanych przeze mnie lub zasłyszanych przepisów na kaca i stres:

  • Prysznic – może komuś wydawać się oczywiste iż człowiek żyjący w XXI wieku z pewnością bierze go codziennie. Nic bardziej mylnego, gdy przebywasz ze swoimi gośćmi 24/7 często nie masz na niego czasu przed snem. Gdy człowiek wraca zmęczony o 4 nad ranem w dodatku w stanie wskazującym na pewno nie myśli o prysznicu. Potem pobudka o 6-7 bo trzeba na 8 dotrzeć do gości. Zamiast prysznica stosuje się wtedy dezodorant. Dlatego też jeżeli w ciągu dnia znajdziesz chociaż 20minut wykorzystaj je lepiej na chłodny prysznic niż drzemkę lub sprawdzenie maila. W brew pozorom potrafi to zdziałać cuda na zmęczonym, „pachnącym” ciele.
  • Mokra głowa – jeżeli naprawdę nie masz czasu na prysznic, strasznie męczy cię kac lub po prostu potrzebujesz więcej energii włóż głowę pod zimną wodę. Stopniowo zmieszaj temperaturę aż dojdziesz do najniższej osiągalnej i wytrzymaj tak najdłużej jak możesz. Działa lepiej niż kofeina. Ból głowy również zniknie na jakiś czas.
  • Mała czarna – to chyba nie wymaga komentarza. Dodam jedynie iż jeżeli masz zamiar szprycować się napojami energetycznymi już lepiej napij się kawy czy też jakiegoś napoju izotonicznego (np. Powerade) by uzupełnić płyny.
  • Sok z kiszonej kapusty czy ogórków – tę metodę na kaca chyba również każdy zna. Skoro działała na naszych dziadków i pradziadków dla nas też będzie się nadawała.
  • Nie jesteś sam – rzadko kiedy projekt jest wykonywany przez jedną osobę. Pamiętaj o tym że masz innych którzy również zgłosili się do pomocy. Na samym początku projektu ustal na zebraniu ile kto chce włożyć „serca” w dany projekt a później bezwzględnie to egzekwuj. Ludzi którzy zadeklarowali całkowite oddanie sprawie wykorzystuj do granic możliwości traktując niemalże jako partnerów (jednak jeżeli to wasz 1 wspólny projekt pamiętaj o ograniczonym zaufaniu i domagaj się częstych raportów z działań) pamiętając jednocześnie by na koniec wynagrodzić go odpowiednim wyróżnieniem (oznajmiając wszem i wobec jak dużo dana osoba zrobiła, symboliczna pizza również była by miła). Dzięki takiemu działaniu zdejmiesz część odpowiedzialności ze swoich barków i znajdziesz chwilę by się zdrzemnąć lub wziąć szybki prysznic (patrz punkt 1).
  • Systematyczność!!! – staraj się, wiem że to trudne. Sam wiem z praktyki że większość zadań wydaje się trywialna więc „załatwię to jutro” lub „później”. I pomimo że zdaję sobie w pełni sprawę z tego że potem będę tego żałował to odkładam to faktycznie na „póżniej”. A potem biegam, skacze, latam i nie mam czasu by się po jajkach podrapać bo wszystkie te pięciominutowe zajęcia które odkładałem na później kumulują mi się w najmniej odpowiednim momencie. Zapewne dość już masz moich truizmów dlatego na tym kończę ten temat.


Dziękuję serdecznie za lekturę moich wypocin. Życzę powodzenia w organizacji swojego projektu a w razie problemów pytaj śmiało. Mojego maila znajdziesz na liście pomocnych adresów i informacji. <accesscontrol>KZ:::</accesscontrol>