Vademecum Przewodniczącego WRS

Z wikiSSPW
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Pierwsze 30 dni

Wybory do Wydziałowych Rad Samorządu się zakończyły. Wyniki są wszystkim znane, Komisja Regulaminowa potwierdza ważność wyborów, więc Przewodniczący Wydziałowej Komisji Wyborczej może zwołać pierwsze posiedzenie nowej kadencji. Na tym posiedzeniu, jako pierwszy punkt, przeprowadzone zostały wybory Przewodniczącego WRS. Na nowym stanowisku czeka na Ciebie wiele wyzwań i zdobędziesz spore doświadczenia.

Pierwszych 30 dni jest ważnym okresem na tym stanowisku. Trzeba dopilnować wielu kwestii, przygotować organizację pracy i odwiedzić parę miejsc. Poniżej przedstawiona jest przykładowa lista rzeczy do zrobienia w pierwszych 30 dniach po wyborze Przewodniczącego:

1. Wybór delegata do Parlamentu Studentów – oprócz Ciebie w Parlamencie zasiada jeszcze jeden delegat z WRSu.

2. Wybór delegata do Sądu Koleżeńskiego – dana osoba nie może znajdować się w strukturach samorządowych, oprócz tego musi podpisać oświadczenie woli, mówiące o tym, że zgadza się na zasiadanie w Sądzie Koleżeńskim

3. Wybór delegatów do Komisji Programowych – do każdej komisji (Dydaktycznej, Finansowo-Gospodarczej, Informacji i Promocji, Kultury, Socjalnej, Sportu i Turystyki, Zagranicznej) każdy WRS oddelegowuje jedną osobę, która z prawem głosu będzie w niej zasiadać. Wybór Przewodniczące Wydziałowej Komisji Kwaterunkowej, który automatycznie też będzie delegatem jednostki do Komisji Kwaterunkowej. Tak jak w przypadku pozostałych Komisji Programowych, także tutaj delegat, czyli Przewodniczący WKW musi być członkiem WRSu.

Powyższe trzy punkty powinny zostać wykonane na pierwszym spotkaniu, tuż po wyborze Przewodniczącego WRS. Jeśli poszczególne osoby nie zostały wybrane należy przed Parlamentem Wyborczym zorganizować drugie spotkanie, na którym zostaną powołane brakujące osoby. Zgodnie z par. 2 regulaminu WRS, Przewodniczący elekt może zwoływać zebrania, jednakże uchwały z tych zebrać nabiorą mocy dopiero po rozpoczęciu kadencji. Przy każdym wyborze Komisja Skrutacyjna powinna stworzyć zarówno Uchwałę, jak i Protokół z głosowania (wzory obydwu dokumentów dostępne we wzorach pism). Wszystkie uchwały zarchiwizować i zanieść do Biura SSPW (GG, pok. 165)

4. Określenie dysponentów jednostki i złożenie odpowiedniego pisma na ręcę Przewodniczącego Komisji Finansowo-Gospodarczej. Zgodnie z regulaminem dysponentami jednostki są Przewodniczący i delegat do KFG. Jednakże jeśli jest to ta sama osoba, WRS powinien wybrać drugiego dysponenta. Uchwałę o takim wyborze powinno się dostarczyć do Przewodniczącego KFG.

5. Wybór zastępcy i pełnomocników, np. do spraw finansów. Nie jest to obowiązek, ale pozwoli odciążyć nieco Przewodniczącego z pewnej puli obowiązków.

6. Uzupełnienie składu Rady Wydziału. Jako Przewodniczący z automatu zasiadasz też w Radzie Wydziału. Sprawdź ile miejsc należy do studentów, a ile z nich jest zajętych. Jeśli są jakieś wolne miejsca znajdź razem z innymi członkami WRSu osoby chcące zasiadać w Radzie i reprezentować studentów w tym wydziałowym gremium.

7. Zorientuj się czy na wydziale są komisje programowe ds. kierunków studiów lub komisje rady wydziału. Jeśli tak, to sprawdź czy studenci mogą w nich zasiadać i jeśli są jakieś wakaty postaraj się je jak najszybciej uzupełnić.

8. Przejdź się do Dziekanatu, przedstaw się paniom z dziekanatu, paniom z sekretariatu Dziekana. Spotkaj się z Prodziekanem ds. nauczania i Prodziekanem ds. studenckich, oraz z Dziekanem Wydziału. W czasie kadencji to głównie z nimi będziesz współpracować i z nimi się spotykać by porozmawiać na wrażliwe kwestie. Dobrą praktyką jest przedstawienie Twojej osoby przez poprzednika.

9. Przed Parlamentem Wyborczym (pierwsze posiedzenie parlamentu danej kadencji) można wybrać pretendentów. Są to osoby, które będą kandydować na senatorów studenckich. Każdy WRS może wysłać najwyżej dwóch pretendentów.

Kto jest kim?

Na Politechnice Warszawskiej najważniejszą osobą jest Jego Magnificencja Rektor, prof. dr hab. inż. Jan Szmidt. Oprócz niego jest jeszcze 5 Prorektorów: Prorektor ds. Filii w Płocku prof. dr hab. inż. Janusz Zieliński, Prorektor ds. Nauki prof. dr hab. Rajmund Bacewicz, Prorektor ds. Ogólnych prof. dr hab. inż. Zbigniew Kledyński, Prorektor ds. Rozwoju prof. dr hab. inż. Stanisław Wincenciak, Prorektor ds. Studenckich prof. dr hab. inż. Władysław Wieczorek, Prorektor ds. Studiów prof. nzw. dr hab. inż. Krzysztof Lewenstein. Z całej przedstawionej tu szóstki nasze zainteresowanie sięga jedynie Rektora i Prorektora ds. Studenckich. Do pierwszego z nich kierujemy niektóre nasze pisma, np. w sprawie pozwolenia na degustację lub sprzedaż alkoholu na terenie należącym do Politechniki Warszawskiej (m. in. piknik na terenie centralnym). Drugi opiniuje większość naszych pism kierowanych do osób na Politechnice. Pisma kierowane do nich należy najpierw przedstawić do opinii i poparcia Przewodniczącemu SSPW. Obaj swoje gabinety mają na pierwszym piętrze Gmachu Głównego (pokoje odpowiednio numer: 104 i 112).

Kolejną ważną osobą na Politechnice Warszawskiej jest Kanclerz. Do jego dyspozycji pozostaje teren, na którym np. chcemy zorganizować jakieś wydarzenie, ma możliwość wypożyczenia nam sprzętu nagłośnieniowego znajdującego się w Małej Auli (tutaj warto podanie kierować do zastępcy kanclerza ds. technicznych – mgr inż. Tadeusza Byczota). Kanclerza dr inż. Krzysztofa Dziedzica Znajdziemy w Gmachu przy ul. Noakoweskiego 18/20, klatka B, pok. 112.

W związku z projektem i jego organizacją będziemy musieli udać się pewnie nie raz nie tylko do Biura SSPW (GG 165), lecz czasami również do BSS. Biuro Spraw Studenckich znajduje się w budynku na ul. Noakowskiego 18/20, klatka A, pok. 210. Odwiedzamy tam panią Joannę Woźniak – osobę odpowiedzialną za nasze rozliczenia. Jeśli musimy wziąć zaliczkę, jeśli coś jest nie tak na fakturze, którą przedstawiamy w ramach rozliczenia projektu, to właśnie do pani Woźniak musimy skierować swoje kroki. Uwaga! BSS jest czynne dla studentów jedynie w godzinach 10:00-14:00 i właśnie wtedy należy tam się udać. Skontaktować się możecie z nią również telefonicznie – końcówka numeru do p. Joanny to 6403.

Przy projektach będziecie nieraz musieli też uzyskać pomoc „zielonych”, czyli naszej politechnicznej Straży Akademickiej. Pisma kierujemy do Komendanta Straży Akademickiej, a w treści zazwyczaj prosimy o pomoc w ochronie wydarzenia poprzez przydzielenie strażników, albo o pozwolenie na wjazd pojazdu na teren Politechniki, celem pomocy przy projekcie. Straż znajduje się w Gmachu Instytutu Techniki Cieplnej przy ul. Nowowiejskiej 21/25 (wejście od strony szpitala).

Kolejnym miejscem, kolejną kratką do odhaczenia przy niektórych projektach jest zgoda na dane wydarzenie Inspektoratu Ochrony Przeciwpożarowej. Ich siedziba mieści się w budynku przy Koszykowej 75, pokój numer 42 – na samym końcu budynku znajduje się do nich wejście.

Ewniosek

Ewniosek jest elektronicznym systemem, który jest niezbędnym krokiem podczas tworzenia projektu. Każdy projekt finansowany z pieniędzy Politechniki Warszawskiej musi się w nim znaleźć, musi zostać zaakceptowany przez odpowiednie osoby i przejść zwykłą biurokratyczną drogę.

Twoim zadaniem, jako szefa WRSu, będzie stanie na straży pieniędzy i projektów swojego zespołu. Nie będziesz w tym osamotniony, bo oprócz Ciebie jednostka ma jeszcze jednego dysponenta – osobę, która będzie czuwać nad eWnioskiem. Zgodnie z regulaminem jest to delegat do Komisji Finansowo-Gospodarczej.

Na co należy zwracać uwagę?

1. Czy wszystkie ważne pola we wniosku są uzupełnione – czy daty projektu się zgadzają, czy ilość osób się zgadza itp.

2. Czy w wydatkach nie ma wpisanego jakiegoś dziwnego lub dziwnie brzmiącego punktu. BSS jest pod tym względem strasznie uczulony i dobrze by było, gdyby i WRSy same to wcześniej sprawdzały.

3. Czy kwota wydatków nie jest mniejsza niż kwota dostępnych środków (dofinansowania, składka uczestnika itp.). Ideałem byłoby gdyby obie kwoty były równe i do tego starajmy się za każdym razem dążyć.

4. Czy dofinansowanie na projekt wzięte jest z odpowiednich komisji i odpowiednich puli. UWAGA: Pula Biura nie jest pulą pieniędzy WRS. Na rozwijanej liście znajdziemy każdy WRS, gdyż każdy WRS ma osobną pulę pieniędzy na projekty.

5. Czy rozliczenie jest złożone w terminie – na rozliczenie się z projektu są dwa tygodnie po jego zakończeniu. Lepiej jak najwcześniej to zrobić i mieć z głowy niż późnej na szybko kompletować.

Jednocześnie należy pamiętać, że wniosek jest jedynie wstępnym kosztorysem. Im bliższy jest on realnym kwotom, tym lepiej. Nie bójmy się jednak tego, że coś się różni w wydatkach pomiędzy wnioskiem a rozliczeniem, bo nie jest to sytuacja dziwna. Tak bywa przy większości projektów.

Jako przewodniczący masz możliwość akceptowania projektów o ile są finansowane z pieniędzy puli Twojego WRSu. Tą możliwość ma również drugi dysponent jednostki. Również rozliczenie zawierające pieniądze z puli WRS wymaga akceptacji któregokolwiek z dysponentów jednostki.

W systemie eWniosek jest również zakładka dotycząca budżetu jednostki. Możesz tam sprawdzić ile pieniędzy Twojej jednostce pozostało do wydania w danym roku, na jakie projekty poszły dotychczasowe wydatki, oraz jaki procent wykorzystania całej puli ma w tej chwili jednostka.

Delegaci do komisji

Wydziałowe Rady Samorządu delegują do każdej z komisji programowych swoich delegatów. Obecnie istnieje osiem komisji: Dydaktyczna, Finansowo-Gospodarcza, Informacji i Promocji, Kultury, Kwaterunkowa (gdzie delegatem jednostki jest Przewodniczący WKW), Socjalna, Sportu i Turystyki, Zagraniczna.

1. Komisja Dydaktyczna zajmuje się sprawami związanymi z nauczaniem studentów. Delegat do komisji powinien być dobrze obeznany w sprawach związanych z nauczaniem na Wydziale. Powinien zasiadać też w Radzie Wydziału i o ile jest to możliwe, to również w dziekańskich komisjach programowych.

2. Komisja Finansowo-Gospodarcza odpowiada za finanse, zarówno poszczególnych WRSów, jak i całego Samorządu. Ta Komisja tworzy Prowizorium budżetowe rok rocznie, dzieląc pieniądze, które otrzymuje społeczność studencka na komisje, samorządy wydziałowe, domy studenckie i media. Oprócz tego komisja stara się jak najczęściej dokonywać zakupów nowego sprzętu, oraz przeprowadza ważne dla całej społeczności przetargi zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych.

3. Komisja Informacji i Promocji została stworzona, by usprawnić ważną kwestię w pracy samorządów – informację dla studentów o projektach i wydarzeniach, oraz promować na całej Politechnice nasze najważniejsze imprezy. Komisja zajmuje się również Kalendarzem Akademickim i pozyskiwaniem dla Samorządu nowych partnerów biznesowych/sponsorów.

4. Komisja Kultury jest jedną z dwóch komisji, której projekty są najczęściej, przez co zwykli studenci właśnie z tą komisją oraz jej pracami mają styczność. Głównie zajmuje się szerzeniem kultury wyższej pośród braci studenckiej, dzięki czemu Politechnika organizuje tyle wyjść do teatrów, oper, czy na musicale. Dodatkowo Komisja organizuje Juwenalia – największe wydarzenie na Politechnice. Delegat za zadanie będzie miał koordynować, jak również animować szerzenie kultury wyższej na wydziale. Na pewno musi zorganizować wyjście np. do teatru.

5. Komisja Kwaterunkowa wraz z Komisją Socjalną zajmują się sprawami socjano-bytowymi studentów. Pierwsza wiele pracy nie ma – głównie w okresie juwenaliów, oraz w drugiej części wakacji jej członkowie zakasują rękawy. W obu przypadkach przyjmują oraz sprawdzają dokumenty kwaterunkowe, przydzielają miejsca i wysłuchują próśb, narzekań a czasami gróźb studentów. Wszystko oczywiście w związku z nie tym, co student chciał, miejscem w akademiku. Komisja Socjalna przydziela studentom stypendia. Jej praca to głównie miesiące październik-listopad, kiedy to studenci składają wnioski o przyznanie stypendium. W obu Komisjach dobrze sprawdzają się osoby z doświadczeniem. Dlatego warto zawczasu rozejrzeć się i zacząć przygotowywać delegatów przyszłej kadencji do ich pracy w tych komisjach.

6. Komisja Sportu i Turystyki szerzy wśród studentów zainteresowanie sportem i aktywny tryb spędzenia czasu. Najważniejszymi projektami komisji są, nie ma co tu ukrywać, wyjazdu studenckie – majówki, wakacyjne, zerówki, integracyjne. To sedno komisji i delegat do niej przynajmniej jeden wyjazd w kadencji powinien zorganizować. Oprócz wyjazdów komisja jeździ na łyżwach po północy, czy też w czasie Juwenaliów organizuje Juwenalia na Sportowo.

7. Komisja Zagraniczna jest oknem na świat. Pozwala zdobyć nowe znajomości, podszlifować język, poznać fantastyczne osoby z różnych krajów, nie tylko sąsiedzkich.

Obowiązkiem przewodniczącego powinno być monitorowanie czy delegaci komisji uczestniczą w pracach komisji, czy biorą udział w spotkaniach, czy są na nich aktywni. Może to robić za pomocą pytań do przewodniczących komisji, samodzielnego sprawdzania poprzez obecność na niektórych zebraniach komisji, czy też na posiedzeniach WRS prosić delegatów o sprawozdania z prac komisji.

Bycie delegatem do komisji nie jest posadą roczną. Jeśli członek WRS nie sprawdza się lub nie bierze aktywnego udziału w pracach komisji, można podjąć decyzję o zmianie. Zgodnie z Regulaminem taka zmiana musi zostać przegłosowana przez cały WRS na posiedzeniu.

Organizacja pracy

STYCZEŃ – Początek prac nowej kadencji. Ostatni Parlament poprzedniej kadencji – Parlament Sprawozdawczy. Pierwszy Parlament nowej kadencji – Parlament Wyborczy, a na nim wybór Przewodniczącego SSPW oraz Senatorów Studenckich. Pierwsze posiedzenie Sądu Koleżeńskiego. Warto na samym początku kadencji zorganizować spotkanie i podzielić projekty jednostki na cały rok, zrobić burze mózgów na temat projektów, wypracować plan działania.

LUTY – Wyjazdy na ferie. Tłusty czwartek. Ostatki. Wypracowywanie preliminarzy WRSu i komisji. Czas sesji oraz ferii, kiedy większość braci studenckiej zajęta jest nauką.

MARZEC – Realny początek działalności kadencji. Pierwsze projekty, pierwsze wyjścia do np. teatru. Czas weekendowych szkoleń wyjazdowych – Parlamentu oraz Komisji. Przygotowania do Balu Połowinkowego.

KWIECIEŃ - Bal Połowinkowy,. Początek rejestracji studentów w systemie kwaterunkowym. Przygotowania do Parady Juwenaliowej. Wyjazd majówkowy.

MAJ – Czas Juwenaliów. Spora liczba imprez plenerowych, zarówno na wydziałach jak i w Domach Studenckich. Wielka Parada Studencka organizowana dla wszystkich uczelni warszawskich. Przyjmowanie podań studentów dotyczących kwaterunku na przyszły rok akademicki.

CZERWIEC – Imprezy plenerowe cd – pikniki wydziałowe, dalszy ciąg juwenaliów. Koniec akcji kwaterunkowej wśród obecnych studentów. Wyjazdy czerwcowe (w okolicach Bożego Ciała). Złota Kreda. Sesja letnia, czyli od połowy miesiąca mniejsza aktywność studencka. Wybór ilości członków w Komisji Wyborczej podczas Wyborów do Samorządu na kolejną kadencję. Sprawozdanie z pierwszej połowy kadencji.

LIPIEC – Początek akcji kwaterunkowej nowoprzyjętych studentów. Wyjazdy wakacyjne.

SIERPIEŃ – Zakończenie akcji kwaterunkowej nowoprzyjętych studentów. Wyjazdy roku zerowego.

WRZESIEŃ – Wyjazdy roku zerowego, Zerówki Centralne. Czas przygotowań na drugą część kadencji – organizacja imprez październikowych: otrzęsin, wyborów miss i mistera, wyjazdów integracyjnych pierwszego roku. Sesja jesienna.

PAŹDZIERNIK – Rozpoczęcie roku akademickiego. Spotkanie ze studentami pierwszego roku. Otrzęsiny. Wybory Miss i Mistera. Czas składania podań do Komisji Socjalnej ws przyznania stypendium (naukowe, socjalne). Wybór Przewodniczącego Wydziałowej Komisji Wyborczej, oraz ustalenie Ordynacji Wyborczej.

LISTOPAD – Dzień Politechniki i związane z nim imprezy towarzyszące. Wybory do Samorządu na kolejną kadencję.

GRUDZIEŃ – Podsumowanie kadencji. Wigilie wydziałowe. Przygotowywanie członków nowej kadencji do ich przyszłorocznej pracy.

Sprawozdanie z działalności jednostki

Dwa razy do roku jednostka jest zobligowana do złożenia na ręce Komisji Regulaminowej Sprawozdania z działalności jednostki. Pierwsze, za okres od stycznia do czerwca zwyczajowo składa się w okolicach sesji letniej. Drugie, za cały rok kadencji, składa się w okolicach Parlamentu Wyborczego następnej kadencji.

Za każdym razem do złożenia sprawozdania wzywa Komisja Regulaminowa specjalnym mailem, w którym zawarte są wszystkie informacje dotyczące tego jak ma wyglądać Sprawozdanie oraz co ma w sobie zawierać, by było kompletne.

Sprawozdania należy składać w terminie wyznaczonym przez Komisję Regulaminową. Nie złożenie sprawozdania na czas może skutkować zablokowaniem konta jednostki w systemie eWniosek, co wiąże się z brakiem finansowanie projektów jednostki.

Ważne dokumenty

Media:Baza_adresowa.xls

Plik:Wzór uchwały o wyborze delegata do Komisji.doc

Plik:Wzór protokołu z wyboru delegata do Komisji.doc

Plik:Wzór delegatura do Komisji.doc

Plik:Wzór podanie do Dziekana o powołanie członków komisji stypendialnej.doc

Plik:Wzór podanie do Dziekana o dofinansowanie projektu.doc

Plik:Wzór podania o zgodę na organizację wydarzenia.doc