Wniosek na projekt naukowy

Z wikiSSPW
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Artykuł dotyczy składania wniosków na projekt naukowy (eksperyment naukowy) w systemie eWniosek2 ew.sspw.pl, przy składaniu wniosku na inny rodzaj projektu najlepiej zapoznać się z innymi artykułami

Spis treści

Zgłoszenia do Puli

Zasady ogólne:

  1. Wniosek na Pulę zostaje przyjęty dopiero po zatwierdzeniu go przez Wiceprzewodniczącego RKN ds. Puli na Projekty Naukowe! - ostatniego dnia zgłoszeń czas oczekiwania na zatwierdzenie może się wydłużyć.
  2. Jeśli Twój wniosek został odrzucony należy poprawić błędy opisane w komentarzu. Nie należy tworzyć nowego wniosku, tylko edytować poprzedni. - powinieneś otrzymać maila w przypadku akceptacji/odrzucenia wniosku. Odrzucony wniosek znajduje się w zakładce "Archiwum" z panelu "członka" KN.
  3. Należy sprawdzać status swojego wniosku! - jeśli czeka na akceptację dysponenta Koła Naukowego to prezes Twojego Koła musi go jeszcze zatwierdzić! (eW, menu po lewej wybrać swoje KN, a następnie Dysponent -> Czekające na Ciebie -> wejść w odpowiedni wniosek i na dole strony zatwierdzić go)
  4. Zgłoszenie więcej niż jednego KN - przy takim zgłoszeniu każde KN tworzy osobny wniosek, a następnie w komentarzu podaje nazwę i numer wniosku KN składającego drugi wniosek na ten sam projekt. Każdy wniosek musi być złożony na część projektu, za którą odpowiada dane Koło.
  5. Koło może złożyć tylko jeden wniosek na projekt
  6. Czytaj regulamin Puli - jest dostępny na stronie RKN

Wypełnienie wniosku

Aby utworzyć wniosek musisz:

  1. Wejść na stronę: https://ew.sspw.pl/ew/
  2. Zalogować się swoim samorządowym kontem (login i hasło jak do systemu kwaterunku)
  3. Po lewej stronie wybrać zakładkę "Nazwa Twojego Koła Naukowego"-> #Członek -> Nowy wniosek
  4. Na dole strony: Proszę o potwierdzenie poprawności dat - Po kliknięciu tego przycisku pojawiają się pola umożliwiające zapis - korzystaj :)

Jeśli nie jesteś członkiem swojego Koła w systemie eW musisz:

  1. Wejść na stronę: https://mainframe.sspw.pl
  2. Zalogować się
  3. Z menu po lewej stronie wybrać opcje "Zgłoś się do:"/"Koła Naukowego", a następnie wybrać swoje Koło z listy
  4. Wnioski o członkostwo Koła akceptuje prezes Koła (aktualnie ustawiony w systemie), zmiany ustawionego w systemie prezesa dokonuje Przewodniczący RKN

Wypełnienie wniosku należy zacząć od samej góry. Należy sprawdzić wszystkie pola - nawet te, które wypełniają się automatycznie.

Organizator

  • Jednostka: Tu wybierz z listy rozwijanej nazwę Twojego Koła Naukowego
  • Imię: Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje imię, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Nazwisko: Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje nazwisko, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Telefon: Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Proszę uzupełnij tą informację, ponieważ jest to podstawowy sposób komunikacji z wnioskodawcą.
  • Wydział: Tu automatycznie powinna się wyświetlić nazwa Twojego wydziału, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Nr albumu:
  • e-mail: Tu automatycznie powinien się wyświetlić Twój e-mail kontaktowy, na który mogą przychodzić wiadomości w sprawie Twojego wniosku. E-mail kontaktowy można zmienić.
  • pesel: Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Pesel może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić pesel należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.
  • Nr dowodu (osobistego): Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Nr dowodu osobistego może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić nr dowodu należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.

Projekt

  1. Rodzaj projektu: z rozwijanej listy wybieramy opcję "Projekt Naukowy"
  2. Nazwa projektu: Tu trzeba wpisać rozbudowaną nazwę projektu, nie może to być wyłącznie nazwa własna. Nazwa projektu naukowego MUSI zawierać człony "Eksperyment naukowy", "przez studentów PW" oraz czynność wykonywaną przy projekcie np. budowa, badanie, modyfikacja itp. (ma to na celu pokazanie, że projekt nie będzie polegał wyłącznie na zakupie elementów).

Przykładowa nazwa projektu:

Eksperyment naukowy - Budowa silnika o mocy 1 konia mechanicznego przez studentów PW
  1. Data rozpoczęcia realizacji: Wybierz odpowiednią datę. Pamiętaj, że aby złożyć wniosek data realizacji może rozpoczynać się najwcześniej pełne dwa tygodnie po złożeniu wniosku.

Dla Małej Puli na Projekty Naukowe 2018 proszę wybrać datę początku projektu 28.03.2018 r. - od tej daty będzie można dokonywać zakupów w ramach realizacji projektu

  1. Liczba dni realizacji: Tu wpisz łączną liczbę dni jaka upłynie od daty rozpoczęcia realizacji projektu do jego zakończenia. W przypadku Puli na Projekty Naukowe liczba dni realizacji to tak naprawdę czas trwania etapu zakupów. Dla Puli na Projekty Naukowe określony czas trwania projektu to 64 dni
  2. Liczba studentów PW: liczba osób tworzących projekt - osoby te będzie trzeba wymienić z danymi na późniejszym etapie wniosku dlatego proszę ograniczyć się wyłącznie do osób mających znaczny wkład w projekt
  3. Liczba uczestników: taka sama jak liczba studentów, ponieważ dofinansowanie może zostać przyznane tylko na działalność studentów.
  4. Miejsce: tu wpisz lokalizację siedziby Koła lub Wydziału
  5. Projekt ma poparcie: zostawiamy puste
  6. Osobodzień: To wypełni się automatycznie
  7. Osobodzień (z komisji): To wypełni się automatycznie
  8. Czy wymagana jest lista uczestników?: nie
  9. Czy projekt odbywa się cyklicznie: nie
  10. Czy w ramach projektu będą rozdawane nagrody lub będzie konkurs ?: nie
  11. Czy projekt był zgłaszany do preliminarza: nie
  12. Kraj wyjazdu: zostawiamy bez zmian - Polska

Koszty Projektu

Ta część sprawia zazwyczaj najwięcej problemów przy projektach naukowych. Wstępny kosztorys projektu należy podzielić na kategorię i pogrupować w taki sposób żeby otrzymać maksymalnie 15 kategorii. Nie należy wymieniać specyfikacji elementów w nazwie (np. silnik krokowy, a nie silnik model XYZ; raspberry pi, a nie raspberry pi model B z modułem wifi).

Wyjątkiem od łączenia w kategorie są elementy kosztujące w sumie powyżej 1000 zł netto - czyli takie, na które będzie trzeba złożyć wniosek o zamówienie publiczne - suma powyżej 1000 zł netto to np. 1 silnik kosztujący 1600 zł lub 25 silników kosztujących 60 zł za sztukę co daje w sumie 25*60=1500 zł. To czy dane elementy są zaliczane do jednej kategorii (i ich suma podlega zamówieniu przez zamówienia publiczne) zależy od ich kodu CPV, jeśli 2 z pozoru różne elementy mają ten sam kod CPV to są zaliczane według prawa do jednej kategorii. Kody CPV można sprawdzić: https://www.portalzp.pl/kody-cpv/. Podzielenie wydatku o tym samym kodzie CPV na kategorie nie zwalnia z konieczności wykonania Zamówienia Publicznego!

nazwa kosztu

Grupujemy nasze wydatki i nazywamy te grupy ogólnie np. elementy konstrukcyjne; elementy mechaniczne; wykonanie płytek elektronicznych. Proszę o nie uwzględnianie kosztów przesyłki jako osobnej kategorii - one będą wliczone w cenę zamawianych elementów.

Dla uszczegółowienia należy podać trzy przykłady w nawiasie np. Elementy mechaniczne (np. mocowania przewodów, obudowy, statyw na antenę itd.) np. Elementy elektroniczne (np. 3xmikrokontroler, tranzystory, rezystory itd.)

Pamiętaj, że nazwy kategorii powinny jednoznacznie pokazywać co ma być w niej zakupione i być przejrzyste nie tylko dla wnioskodawcy, ale również dla osób sprawdzających PnPN.

źródła finansowania

Jeśli dany element ma być finansowany z Puli na Projekty Naukowe należy wybrać z rozwijanej listy opcję: Koszt z FKW(twoja jednostka/komisja) , jeśli chcemy uwzględnić wkład własny w formie np. składki studenckiej, dofinansowania od dziekana to wybieramy odpowiednią kategorię. W przypadku gdy jedna kategoria ma 2 różne źródła dofinansowania dublujemy ją wybierając różne źródła finansowania.

ilość

Można podać ile danych elementów mamy zamiar zakupić - wtedy cena jest mnożona przez ilość. Jeśli podanie ilości jest problematyczne pozostawiamy w tym polu 1

cena

Tu wpisujemy kwoty brutto (te z podatkiem) - Bardzo proszę o zaokrąglanie kwot w każdej z kategorii tak żeby w polu "razem" kwota była zaokrąglona do setek! Kwoty przypisane do poszczególnych kategorii mogą się zmienić przy zakupach o około 10% więc nie będzie problemu w przypadku nie pełnego trzymania się kosztorysu.

zakupy za granicą - przy zakupach za granicą stosuje się przelicznik NBP z danej waluty z dnia przed dokonaniem zakupów. Na etapie tworzenia kosztorysu trzeba to niestety założyć.

Bardzo proszę nie planować zakupów w Chinach, ponieważ są one bardzo trudne do rozliczenia. Jeśli dane elementy są dostępne wyłącznie tam należy szukać pośrednika!

Przykłady podziału kosztów na kategorie

Jeden ze sposobów na rozpisanie zakupów na kategorie PnPNkoszta.png

Źródła finansowania

  • środki z subkont: Wybieramy subkonto "Pula na projekty naukowe" - w polu kwota wpisujemy kwotę, którą chcemy otrzymać z Puli na Projekty Naukowe - UWAGA!:
    • Kwota musi być równa sumie elementów wpisanych w kosztach projektu finansowanych ze źródła "koszt z FKW(twoja jednostka/komisja)"
    • Kwota musi być zaokrąglona do setek
  • środki inne: Tu uwzględniamy Dziekana, składkę studentów, sponsora


Przykład Dla wstępnego kosztorysu przedstawionego poniżej:

PnPN koszty1.png

Widzimy, że wymienione elementy mają wybrane opcje:

  • dofinansowanie z FKW (czyli z Puli na Projekty Naukowe): wybrane dla wydatków nr 1,2,3,4 i 6. Suma wydatków wynosi 14 000 zł.
  • dofinansowanie z wydziału (czyli od Dziekana, z Instytutu itp.): wybrane dla wydatku nr 5. Suma wydatków wynosi 1 564 zł.
  • Razem: cały projekt kosztuje 15 564 zł

Źródła finansowania: W tej części należy wybrać odpowiednie pule i wpisać właściwe kwoty

PnPN koszty2.png

  • Pula na Projekty Naukowe: to jest wysokość dofinansowania, o które się staracie - MUSI być równe sumie elementów w kosztorysie oznaczonych jako "koszt z FKW(twoja jednostka/komisja)" - w tym przypadku jest to 14 000 zł
  • Środki inne: wpisujemy tutaj pozostałe źródła dofinansowania
  • Razem: jest to suma wydatków w całym projekcie, musi być równa kwocie z pola "Razem" pod kosztami projektu - w tym przypadku jest to 15 564 zł

Wkład własny

Tu należy opisać co stanowi nasz wkład własny w projekt. Może to być finansowanie z innych źródeł lub elementy, które macie na stanie i macie zamiar zużyć na rzecz projektu.

Należy pamiętać, że według regulaminu PnPN, w załączniku dotyczącym Dużej Puli §1 ust. 8:

Budżet projektów zgłaszanych do Dużej Puli musi uwzględniać, oprócz środków z Puli, 
również środki z innych źródeł, w wysokości co najmniej 10% łącznego budżetu projektu. 
O uznaniu wkładu własnego decyduje Wiceprzewodniczący RKN ds. Puli.

W przypadku Małej Puli, w tym miejscu uwzględniamy koszty, z których można zrezygnować, by dostać dofinansowanie. W tym przypadku należy wypisać nazwy kosztów, które podlegałyby redukcji i minimalną wartość dofinansowania, o jaką się ubiega dane koło.

Do podziału pieniędzy w ramach Małej Puli używany jest system klamrowy, którego działanie jest podane na poniższej stronie.

https://rkn.sspw.pl/gate/data/files/upload/2935551.pdf

Koordynator

W tej części wniosku należy wprowadzić dane koordynatora projektu. Może się zdarzyć, że koordynator nie może złożyć wniosku.

Harmonogram

Harmonogram powinien zakładać:

  1. Etap przygotowań - jako datę początkową powinniście wybrać datę początku Waszej pracy nad projektem i kończyć się dzień przed rozpoczęciem etapu zakupów, (do 27.3)
  2. Etap zakupów - jego czas ma być równy z czasem trwania projektu, który podaliście na początku wniosku (28.3 - 30.5)
  3. Etap konstrukcji - powinien trwać od końca etapu zakupów do okolic rozpoczęcia etapu testów (od 31.5)
  4. Etap testów - powinien zakończyć się 2.10.2018 r.

Etapy nie powinny się pokrywać.

Uczestnicy

Należy wymienić wszystkich uczestników projektu (tylko studentów PW!) oraz podać ich dane.

Dodatkowo w tym polu wybieramy maksymalnie 2 osoby, które będą prezentowały projekt ma posiedzeniu oceniającym

Odbiorcy zaliczki

Zaliczka to pieniądze, które otrzymujemy bezpośrednio na konto na realizację zakupów - ta forma znacznie ułatwia wykonywanie zakupów.

Wymogi przy pobieraniu zaliczki:

  1. Pierwszym zaliczkobiorcą musi być wnioskodawca
  2. Może być maksymalnie 2 zaliczkobiorców
  3. Jedna osoba może wziąć maksymalnie 4 tys. zł zaliczki - wyjątkiem jest sytuacja przy Małej Puli gdy wysokość dofinansowania wynosi od 4 do 5 tys. zł, w takim przypadku wnioskodawca może wziąć zaliczkę w wysokości pełnego dofinansowania.
  4. Na jeden projekt nie można otrzymać zaliczki większej niż 8 tys. zł - pozostałe elementy należy kupować przez faktury przelewowe opłacane przez PW lub zakładając własne środki, które zostaną zwrócone po rozliczeniu projektu
  5. Można mieć pobraną maksymalnie jedną zaliczkę i do momentu rozliczenia projektu nie można pobrać kolejnej ( przypadku prowadzenia 2 projektów przez jedną osobę)
  6. Zaliczkobiorcy muszą mieć konta w systemie Mainframe z uzupełnionymi danymi - Aby pole odbiorców zaliczki zapisało się wypełnione wybrane osoby muszą mieć konta w systemie i podany nr dowodu osobistego oraz pesel. Żeby zmienić lub dodać nr konta bankowego należy zalogować się w systemie MainFrame i w zakładce Moje dane -> konto bankowe wpisać odpowiedni nr.


Aby wprowadzić dane pierwszego zaliczkobiorcy naciskamy przycisk "wstaw moje dane", a drugiego klikając "dodaj odbiorców".

PnPN odbiorcyzaliczki.png

Nowe Załączniki

Klikamy opcję "dodaj pole" i wgrywamy plik w formacie pdf z opisem projektu, który zostanie wstawiony na stronę RKN przed posiedzeniem oceniającym Pulę na Projekty Naukowe.

Nowyzalocznik PnPN.PNG

  1. Opis ma być zrozumiały dla każdego studenta PW.
  2. Limit opisu 4 strony A4.
  3. Nazwa pliku powinna być w formacie: "KNXYZ_opisDP" - gdzie "KNXYZ" to skrót nazwy Koła Naukowego realizującego projekt, a DP to Duża Pula, w przypadku Małej Puli proszę o wpisanie MP
  4. W treści opisu musi być podana nazwa KN, nazwa projektu oraz informacja o tym, że jest to projekt zgłoszony do danej Puli na Projekty Naukowe - warto zadbać również o logo KN w nagłówku. Opisy projektów z poprzednich edycji Puli na Projekty Naukowe można znaleźć na stronie RKN
  5. Opis powinien zawierać obrazki.
  6. W przypadku projektu na Dużą Pulę realizowanego przez więcej niż jedno KN dopuszcza się opis na 6 stron A4. Opis projektu powinien być taki sam dla każdego z wniosków ze zgłoszeniem

Jeśli plik nie może zostać załączony proszę o skompresowanie go na jednej z umożliwiających to stronach i załączenie go (w formacie pdf)

Uzasadnienie

Proszę o wpisanie 3 zdaniowego uzasadnienia projektu.

Opis na stronę

Bardzo proszę o przekopiowanie opisu zamieszczonego w formacie pdf do tego pola (bez obrazków).

Komentarze

Tu zobaczysz wszystkie komentarze dotyczące danego wniosku. Wiceprzewodniczący RKN odpowiedzialny za pulę na projekty naukowe przy opiniowaniu wniosków dodaje komentarz uzasadniający swoją decyzję. Jeśli we wniosku zauważył błędy to je wymienia.

Dodaj komentarz

To opcja pozwalająca na dodanie uwag do wniosku, które będą dołączone tylko do wniosku w systemie. Jeśli masz wątpliwości co to stanu swojego wniosku lub chcesz dodać jakąś ważną adnotację to dodaj komentarz.

W przypadku wniosku na Dużą Pulę od więcej niż jednego KN proszę o wpisaniu w komentarzu numeru wniosku 2 z kół!

Proszę o potwierdzenie poprawności dat

Po kliknięciu tego przycisku pojawiają się pola umożliwiające zapis i złożenie wniosku.

Zapisz i złóż do akceptacji

Po kliknięciu tego przycisku wniosek zostaje złożony do akceptacji przez prezesa Koła. Jeśli wniosek został złożony przez prezesa to jest on automatycznie zatwierdzany z ramienia Koła. W innym przypadku prezes musi wejść na eW i w menu po lewej wybrać swoje KN, a następnie Dysponent -> Czekające na Ciebie -> wejść w odpowiedni wniosek i na dole strony zatwierdzić go.

Wniosek na Pulę zostaje przyjęty dopiero po zatwierdzeniu go przez Wiceprzewodniczącego RKN ds. Puli na Projekty Naukowe! Jeśli Twój wniosek został odrzucony należy poprawić błędy opisane w komentarzu. Nie należy tworzyć nowego wniosku, tylko edytować poprzedni.

Zamówienia Publiczne - wydatki powyżej 1000 zł

zgodnie z par 11 zarządzenia Rektora oraz par 12 zarządzenia Kanclerza wydatki powyżej 1000zł wymagają formy pisemnej zamówienia określającego warunki realizacji lub umowy ( to jest wypełniane przy wniosku o zamówienie publiczne bez stosowania ustawy pkt. 14 podpunkt 1) na podstawie zamówienia złożonego pisemnie, faksem lub elektronicznie (to wpisuje się w pkt.14 podpunkt. 3)

Więc jeżeli macie wydatek powyżej 1000zł to proszę pamiętać że wniosek o zamówienie trzeba złożyć wcześniej. Są terminy w których musi trafić to do administracji, a z racji że Ja też ma inne zajęcia niż tyko czekanie na wasze zamówienia, przedstawiam poniżej terminy w jakich trzeba złożyć wniosek. Preferowany sposób to dokument word (abym mógł odrazu poprawić, co dokłada mi pracy ale jest szybsze i mniej czasu mi zajmuje :P ) niż papierowa wersja, lub wersja w pdfie nie edytowalna, przesłany na adres

zp@samorzad.pw.edu.pl

- 10 dni przed terminem realizacji dla wydatków bez stosowania ustawy (plik 0_bez_stosowania) - 20 dni na procedurę "z wolnej ręki" przed terminem imprezy (to procedura prawie wyłącznie stosowana u nas w przypadku artystów) (plik 0_z_wolnej_ręki) - 40 dni przed terminem na przetarg nieograniczony (sprzęt komputerowy, catering, transport, zakwaterowanie na pewno pod to podpadają) (pliki 0_przetarg nieograniczony, 0_przetarg nieograniczony_DOSTAWY - opis przedmiotu zamówienia, 0_przetarg nieograniczony_USŁUGA opis przedmiotu zamówienia.)

Sa jeszcze inne tryby ale stosowane bardzo rzadko w indywidualnych przypadkach.

Przesłanie po w/w terminach będzie skutkowało brakiem mojej akceptacji.

Oczywiście nie ma problemu aby pytać się wcześniej :)

Jeżeli nie wiecie w jakim trybie ma być przetarg to proponuję wczesnej niż 40 dni przed się zapytać (pamiętajcie że w ramach wniosku dofinansowane nie raz są rożne wydatki, więc jest możliwość wyboru co zostanie dofinansowane w ramach FKW).

O kody CPV także możecie się odzywać.

Lepiej pytać wcześniej niż później o każdy wydatek powyżej 1000zł

zp@samorzad.pw.edu.pl

O czym należy pamiętać przy zakupach?

Faktury

Pamiętaj, że wszystkie faktury będą potrzebne przy rozliczeniu. Rozliczeniowiec ma obowiązek pilnowania faktur - tak żeby ich nie zniszczyć lub nie zgubić! Dobrą praktyka jest też zapisywanie wszystkich maili związanych z wydatkami/rozliczeniem oraz zachowywanie wszelkiej dodatkowej dokumentacji, którą otrzymaliście z przesyłką.

Faktury zagraniczne

Wszystkie faktury zagraniczne trzeba dostarczyć do Biura Spraw Studenckich w miesiącu, w którym dana faktura została wystawiona! W tym celu:

1. Fakturę opisujemy na odwrocie. Wzór opisu znajduje tu [[1]]

2. Fakturę zanosimy do Biura SSPW (pokój 165 w Gmachu Głównym) i wpisujemy do zeszytu faktur.

3. Informujemy Wiceprzewodniczącego ds. Puli lub Przewodniczącego KD, że dostarczyliśmy fakturę zagraniczną

dodatkowo zależnie od miejsca zakupu:

- Jeżeli faktura jest z kraju UE: należy umieścić w jej opisie wagę i datę odebrania towaru oraz europejski kod towaru – pomocne informacje znajdują się pod linkiem http://isztar.mf.gov.pl/isztar/taryfa_celna/web/main_PL.

- Jeżeli faktura jest spoza UE: należy dołączyć do niej dowód opłacenia cła za zakupione towary – dokument SAD

Co jeśli otrzymałem/am fakturę zagraniczną tuż przed końcem miesiąca?

- W tym wypadku należy dostarczyć fakturę do końca pierwszego tygodnia następnego miesiąca.

Dane na fakturze

Właściwe dane nabywcy na fakturze:

Politechnika Warszawska 
Samorząd Studentów
Pl.Politechniki 1
00-661 Warszawa
NIP: 525-000-58-34

Najczęstsze błędy:

1. Sprzedawca ma zapamiętany NIP, ale na inne dane np. jakiegoś wydziału lub instytutu. Twierdzi, że to bez znaczenia, bo NIP jest poprawny.

- Politechnika Warszawska posługuje się jednym NIPem dla wszystkich swoich jednostek, ale to nie znaczy, że każda faktura jest poprawna. Musicie wymagać poprawności wszystkich danych - łącznie z adresem.

2. Kolejność w nazwie ma znaczenie, ponieważ faktury z nazwą:

Samorząd Studentów
Politechniki Warszawskiej

nie są przyjmowane w BSSie. Żeby zaoszczędzić czas na załatwianie korekty faktury należy pilnować danych przy wystawianiu.

3. Nazwa "Politechnika Warszawska Samorząd Studentów" jest za długa i sprzedawca umieścił dopisek "Samorząd Studentów" w komentarzu.

- Musicie prosić o zapisanie całej nazwy w polu nazwy. Dopisek w komentarzu nie zawsze jest akceptowany przez BSS. Jeśli sprzedawca nie może wpisać pełnej nazwy ze względu na limit miejsca to musi wypisać całą fakturę odręcznie.


Faktury przelewowe

Faktury, które muszą być opłacone przez Politechnikę Warszawską muszą jak najszybciej trafić do BSSu. Takie faktury mają krótki termin na uregulowanie wpłaty, zazwyczaj 14 dni. Uznaje się, że 5 dni przed końcem tego terminu to czas, w którym faktura musi być oddana do BSS. Oznacza to, że wnioskodawca musi przynieść poprawnie opisaną fakturę do biura SSPW i wpisać ją na zeszyt faktur minimum 6 dni przed końcem terminu na opłatę faktury, lub 5 dni przed końcem do godziny 12.

Kiedy brać osobne faktury?

Zdarza się, że wnioskodawca prosi o osobne faktury tak żeby dwa rodzaje wydatków były zapisane osobno lub w celu uniknięcia zamówienia publicznego. Czy to dobre rozwiązanie?

- NIE!

1. Podzielenie jednego wydatku na 2 faktury nie oznacza, że nie trzeba robić zamówienia publicznego!

2. Jeśli jesteście w stanie wziąć jedną fakturę na kilka wydatków to lepiej dla Was. Przy rozliczeniu każdą z faktur należy opisać na odwrocie - im macie więcej faktur tym więcej pracy przy rozliczaniu. Projekt z 10 różnymi wydatkami można rozliczyć za pomocą jednej faktury!

Zmiana wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu

W trakcie realizacji projektu może się zdarzyć, że zrezygnujecie z zakupu jakiegoś elementu na rzecz innego. Standardowo dopuszcza się około 10% różnice w wydatkach na poszczególne kategorie, ale jeśli zajdzie potrzeba większej zmiany lub zakupu czegoś co wcześniej w ogóle nie pojawiło się na liście wydatków to istnieje możliwość zamiany.

W przypadku zmiany terminu realizacji projektu wymagany jest BARDZO dobry powód!

1. Pierwszym krokiem w takim wypadku jest skontaktowanie się z Wiceprzewodniczącym ds. Puli RKN. On oceni czy rzeczywiście trzeba pisać podanie o zmianę wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu.

2. Jeśli podanie będzie konieczne to możecie prosić Wiceprzewodniczącego ds. Puli o wzór podania.

3. Jeśli to Wy jesteście nadawcą podania to musicie zrobić kopie, a następnie zanieść obie wersje do biura SSPW (p. 165 GG), wpisać do zeszytu pism wychodzących i poprosić żeby pismo trafiło do teczki z dokumentami do Biura Spraw Studenckich.

4. Pamiętajcie, że zanim otrzymacie odpowiedź może upłynąć trochę czasu, dlatego podanie nie może być pisane na ostatnią chwilę.

Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Dostępne języki
wikiSSPW
Narzędzia
Drukuj lub eksportuj