Wniosek na projekt naukowy

Z wikiSSPW
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Artykuł dotyczy składania wniosków na projekt naukowy (eksperyment naukowy) w systemie eWniosek2 ew.sspw.pl

Spis treści

Podstawa prawna

Proszę także pamiętać że składając wniosek wnioskodawcy podpisują oświadczenie:

"Ja niżej podpisany oświadczam, że zapoznałem się z zasadami przyznawania dofinansowania z Samorządu Studentów PW, pod rygorem cofnięcia dofinansowania."

W ramach których jest mowa o regulaminie Funduszu https://sspw.pl/sites/default/files/files/37_Reg_Funduszu_kulturalno-wych..pdf

Regulaminie Finansowo-Gospodarczym https://sspw.pl/sites/default/files/files/2010.12.04%20Regulamin%20Finansowo-Gospodarczy%282%29.pdf

Zarządzenie Rektora Politechniki Warszawskiej w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych https://www.bip.pw.edu.pl/var/pw/storage/original/application/560c2bbd2b63b6fef62a6e7fa6ce319c.pdf

Zarządzeniu Kanclerza Politechniki Warszawskiej w sprawie postępowania w ramach zamówień publicznych https://www.bip.pw.edu.pl/var/pw/storage/original/application/6c626450d28762b81fcffd0f1b8a05fc.pdf


Proszę pamiętać także że wszystkie wnioski i rozliczenia w ramach FKW przechodzą przez pojedyncze osoby (w ramach każdej jednostki może być 2 dysponentów jednostek, jest 7 osób akceptujących w zakresie merytorycznym, ale jedna osoba sprawdza wnioski ze wszystkich komisji, jest jeden pełnomocnik kwestor w ramach FKW, jedna osoba ma bieżące pełnomocnictwo dysponenta środków FKW), które mają także inne zadania niż poprawianie wniosków i rozliczeń oraz proszenie studentów o uzupełnianie braków.

Oznacza to że nawet jeżeli wasze wnioski są poprawne to wnioski innych jednostek nie są. To samo tyczy się rozliczeń. To powoduje konieczność poświęcenia dodatkowego czasu na ponowne sprawdzanie, tłumaczenie i wysyłanie powiadomień. Czas ten jest dzielony z czasem potrzebnym na akceptowanie wniosków i rozliczeń.


Wypełnienie wniosku

Aby utworzyć wniosek musisz:

  1. Wejść na stronę: https://ew.sspw.pl/ew/
  2. Zalogować się swoim samorządowym kontem
  3. Po lewej stronie wybrać zakładkę "Nazwa Twojego Koła Naukowego"-> #Członek -> Nowy wniosek

Wypełnienie wniosku należy zacząć od samej góry. Należy sprawdzić wszystkie pola - nawet te, które wypełniają się automatycznie.

Organizator

  • Jednostka: Tu wybierz z listy rozwijanej nazwę Twojego Koła Naukowego
  • Imię: Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje imię, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Nazwisko: Tu automatycznie powinno się wyświetlić Twoje nazwisko, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Telefon: Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Proszę uzupełnij tą informację, ponieważ jest to podstawowy sposób komunikacji z wnioskodawcą.
  • Wydział: Tu automatycznie powinna się wyświetlić nazwa Twojego wydziału, jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie
  • Nr albumu:
  • e-mail: Tu automatycznie powinien się wyświetlić Twój e-mail kontaktowy, na który mogą przychodzić wiadomości w sprawie Twojego wniosku. E-mail kontaktowy można zmienić.
  • pesel: Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Pesel może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić pesel należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.
  • Nr dowodu (osobistego): Jeśli nie wyświetla się to znaczy, że nie masz uzupełnionych pełnych informacji o sobie. Nr dowodu osobistego może ustawić tylko administrator eWniosku. Aby zmienić lub ustawić nr dowodu należy przyjść do biura SSPW z dokumentem.

Projekt

  • Rodzaj projektu: Tu z listy rozwijanej wybierz rodzaj projektu jakiego dotyczy wniosek. Najczęściej będzie to: projekt naukowy/zawody konstruktorskie /konferencja
  • Nazwa projektu: Tu trzeba wpisać rozbudowaną nazwę projektu, która zawiera nazwę czynności oraz grupę docelową projektu
    • Np. Eksperyment naukowy - Budowa silnika o mocy 1 konia mechanicznego przez studentów PW
  • Data rozpoczęcia realizacji: Wybierz odpowiednią datę. Pamiętaj, że aby złożyć wniosek data realizacji może rozpoczynać się najwcześniej pełne dwa tygodnie po złożeniu wniosku.
  • Liczba dni realizacji: Tu wpisz łączną liczbę dni jaka upłynie od daty rozpoczęcia realizacji projektu do jego zakończenia.
Przykład: jeżeli jedziesz na konferencję, która odbywa się w dniach 20-22.03, ale ty wyjeżdżasz dzień wcześniej, a wracasz 22.03 to liczba dni org.=4
  • Liczba studentów PW: liczba osób tworzących projekt
  • Liczba uczestników: taka sama jak liczba studentów, ponieważ dofinansowanie może zostać przyznane tylko na działalność studentów.
  • Miejsce: tu wpisz lokalizację siedziby Koła lub Wydziału
  • Cel:
  • Projekt ma poparcie:
  • Osobodzień: To wypełni się automatycznie
  • Osobodzień (z komisji): To wypełni się automatycznie
  • Czy wymagana jest lista uczestników?: to dotyczy np. wyjazdów
  • Czy projekt odbywa się cyklicznie: jeśli odbywa się z jakąś stałą częstotliwością
  • Czy projekt był zgłaszany do preliminarza: Koła nie składają preliminarzy na projekty naukowe
  • Kraj wyjazdu: To dotyczy tylko wyjazdów! Nie zmieniaj tego!

Koszty Projektu

  • nazwa kosztu: grupujemy nasze wydatki i nazywamy te grupy ogólnie np. elementy konstrukcyjne; elementy mechaniczne; wykonanie płytek elektronicznych;

Dla uszczegółowienia możemy podać trzy przykłady w nawiasie np. Elementy mechaniczne (mocowania przewodów, obudowy, statyw na antenę itd.)

  • źródła finansowania: jeśli uwzględniamy wydatki finansowane z Puli na projekty naukowe lub z Komisji Dydaktycznej wybieramy z listy rozwijanej "Koszt z FKW(twoja jednostka/komisja)
  • cena: tu wpisujemy kwoty brutto (te z podatkiem)

Źródła finansowania

  • środki z puli: Pula na projekty naukowe lub Pula Komisji Dydaktycznej
  • środki z subkont: Raczej tu nic nie wybieramy. Jeżeli mamy dodatkowe środki wpisujemy je ręcznie poniżej.
  • środki inne: Tu uwzględniamy Dziekana, składkę studentów, sponsora

Uzasadnienie merytoryczne

Oczekiwane osiągnięcia

Przewidywane korzyści dla PW

Koordynator

W tej części wniosku należy wprowadzić dane koordynatora projektu. Może się zdarzyć, że koordynator nie może złożyć wniosku.

Harmonogram

Uczestnicy

Odbiorcy zaliczki

Odbiorcą zaliczki może być wnioskodawca, a jeżeli wymagana jest dodatkowa zaliczka to wtedy drugą zaliczkę bierze inny student. Na jeden projekt można wziąć maksymalnie 2 zaliczki - każda maksymalnie po 4 tys. zł. Jedna osoba może mieć jednocześnie wziętą tylko jedną zaliczkę.


Aby wprowadzić dane pierwszego zaliczkobiorcy naciskamy przycisk "wstaw moje dane", a drugiego klikając "dodaj odbiorców". Aby pole odbiorców zaliczki zapisało się wypełnione wybrane osoby muszą mieć konta w systemie i podany nr dowodu osobistego oraz pesel.


Aby zmienić lub dodać nr konta bankowego należy zalogować się w systemie MainFrame i w zakładce Moje dane -> konto bankowe wpisać odpowiedni nr.

Uzasadnienie

Opis na stronę

W przypadku projektów naukowych nie wymagamy opisu na stronę. W przyszłości wraz z rozwojem strony RKN prawdopodobnie opisy będą automatycznie publikowane na naszej stronie.

Odrębny artykuł: http://wiki.sspw.pl/wiki/EWniosek_www

Komentarze

Tu zobaczysz wszystkie komentarze dotyczące danego wniosku. Wiceprzewodniczący RKN odpowiedzialny za pulę na projekty naukowe przy opiniowaniu wniosków dodaje komentarz uzasadniający swoją decyzję. Jeśli we wniosku zauważył błędy to je wymienia.

Dodaj komentarz

To opcja pozwalająca na dodanie uwag do wniosku, które będą dołączone tylko do wniosku w systemie. Jeśli masz wątpliwości co to stanu swojego wniosku lub chcesz dodać jakąś ważną adnotację to dodaj komentarz.

Zamówienia Publiczne - wydatki powyżej 1000 zł

zgodnie z par 11 zarządzenia Rektora oraz par 12 zarządzenia Kanclerza wydatki powyżej 1000zł wymagają formy pisemnej zamówienia określającego warunki realizacji lub umowy ( to jest wypełniane przy wniosku o zamówienie publiczne bez stosowania ustawy pkt. 14 podpunkt 1) na podstawie zamówienia złożonego pisemnie, faksem lub elektronicznie (to wpisuje się w pkt.14 podpunkt. 3)

Więc jeżeli macie wydatek powyżej 1000zł to proszę pamiętać że wniosek o zamówienie trzeba złożyć wcześniej. Są terminy w których musi trafić to do administracji, a z racji że Ja też ma inne zajęcia niż tyko czekanie na wasze zamówienia, przedstawiam poniżej terminy w jakich trzeba złożyć wniosek. Preferowany sposób to dokument word (abym mógł odrazu poprawić, co dokłada mi pracy ale jest szybsze i mniej czasu mi zajmuje :P ) niż papierowa wersja, lub wersja w pdfie nie edytowalna, przesłany na adres

zp@samorzad.pw.edu.pl

- 10 dni przed terminem realizacji dla wydatków bez stosowania ustawy (plik 0_bez_stosowania) - 20 dni na procedurę "z wolnej ręki" przed terminem imprezy (to procedura prawie wyłącznie stosowana u nas w przypadku artystów) (plik 0_z_wolnej_ręki) - 40 dni przed terminem na przetarg nieograniczony (sprzęt komputerowy, catering, transport, zakwaterowanie na pewno pod to podpadają) (pliki 0_przetarg nieograniczony, 0_przetarg nieograniczony_DOSTAWY - opis przedmiotu zamówienia, 0_przetarg nieograniczony_USŁUGA opis przedmiotu zamówienia.)

Sa jeszcze inne tryby ale stosowane bardzo rzadko w indywidualnych przypadkach.

Przesłanie po w/w terminach będzie skutkowało brakiem mojej akceptacji.

Oczywiście nie ma problemu aby pytać się wcześniej :)

Jeżeli nie wiecie w jakim trybie ma być przetarg to proponuję wczesnej niż 40 dni przed się zapytać (pamiętajcie że w ramach wniosku dofinansowane nie raz są rożne wydatki, więc jest możliwość wyboru co zostanie dofinansowane w ramach FKW).

O kody CPV także możecie się odzywać.

Lepiej pytać wcześniej niż później o każdy wydatek powyżej 1000zł

zp@samorzad.pw.edu.pl

O czym należy pamiętać przy zakupach?

Faktury

Pamiętaj, że wszystkie faktury będą potrzebne przy rozliczeniu. Rozliczeniowiec ma obowiązek pilnowania faktur - tak żeby ich nie zniszczyć lub nie zgubić! Dobrą praktyka jest też zapisywanie wszystkich maili związanych z wydatkami/rozliczeniem oraz zachowywanie wszelkiej dodatkowej dokumentacji, którą otrzymaliście z przesyłką.

Faktury zagraniczne

Wszystkie faktury zagraniczne trzeba dostarczyć do Biura Spraw Studenckich w miesiącu, w którym dana faktura została wystawiona! W tym celu:

1. Fakturę opisujemy na odwrocie. Wzór opisu znajduje tu [[1]]

2. Fakturę zanosimy do Biura SSPW (pokój 165 w Gmachu Głównym) i wpisujemy do zeszytu faktur.

3. Informujemy Wiceprzewodniczącego ds. Puli lub Przewodniczącego KD, że dostarczyliśmy fakturę zagraniczną

dodatkowo zależnie od miejsca zakupu:

- Jeżeli faktura jest z kraju UE: należy umieścić w jej opisie wagę i datę odebrania towaru oraz europejski kod towaru – pomocne informacje znajdują się pod linkiem http://isztar.mf.gov.pl/isztar/taryfa_celna/web/main_PL.

- Jeżeli faktura jest spoza UE: należy dołączyć do niej dowód opłacenia cła za zakupione towary – dokument SAD

Co jeśli otrzymałem/am fakturę zagraniczną tuż przed końcem miesiąca?

- W tym wypadku należy dostarczyć fakturę do końca pierwszego tygodnia następnego miesiąca.

Dane na fakturze

Właściwe dane nabywcy na fakturze:

Politechnika Warszawska 
Samorząd Studentów
Pl.Politechniki 1
00-661 Warszawa
NIP: 525-000-58-34

Najczęstsze błędy:

1. Sprzedawca ma zapamiętany NIP, ale na inne dane np. jakiegoś wydziału lub instytutu. Twierdzi, że to bez znaczenia, bo NIP jest poprawny.

- Politechnika Warszawska posługuje się jednym NIPem dla wszystkich swoich jednostek, ale to nie znaczy, że każda faktura jest poprawna. Musicie wymagać poprawności wszystkich danych - łącznie z adresem.

2. Kolejność w nazwie ma znaczenie, ponieważ faktury z nazwą:

Samorząd Studentów
Politechniki Warszawskiej

nie są przyjmowane w BSSie. Żeby zaoszczędzić czas na załatwianie korekty faktury należy pilnować danych przy wystawianiu.

3. Nazwa "Politechnika Warszawska Samorząd Studentów" jest za długa i sprzedawca umieścił dopisek "Samorząd Studentów" w komentarzu.

- Musicie prosić o zapisanie całej nazwy w polu nazwy. Dopisek w komentarzu nie zawsze jest akceptowany przez BSS. Jeśli sprzedawca nie może wpisać pełnej nazwy ze względu na limit miejsca to musi wypisać całą fakturę odręcznie.


Faktury przelewowe

Faktury, które muszą być opłacone przez Politechnikę Warszawską muszą jak najszybciej trafić do BSSu. Takie faktury mają krótki termin na uregulowanie wpłaty, zazwyczaj 14 dni. Uznaje się, że 5 dni przed końcem tego terminu to czas, w którym faktura musi być oddana do BSS. Oznacza to, że wnioskodawca musi przynieść poprawnie opisaną fakturę do biura SSPW i wpisać ją na zeszyt faktur minimum 6 dni przed końcem terminu na opłatę faktury, lub 5 dni przed końcem do godziny 12.

Kiedy brać osobne faktury?

Zdarza się, że wnioskodawca prosi o osobne faktury tak żeby dwa rodzaje wydatków były zapisane osobno lub w celu uniknięcia zamówienia publicznego. Czy to dobre rozwiązanie?

- NIE!

1. Podzielenie jednego wydatku na 2 faktury nie oznacza, że nie trzeba robić zamówienia publicznego!

2. Jeśli jesteście w stanie wziąć jedną fakturę na kilka wydatków to lepiej dla Was. Przy rozliczeniu każdą z faktur należy opisać na odwrocie - im macie więcej faktur tym więcej pracy przy rozliczaniu. Projekt z 10 różnymi wydatkami można rozliczyć za pomocą jednej faktury!

Zmiana wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu

W trakcie realizacji projektu może się zdarzyć, że zrezygnujecie z zakupu jakiegoś elementu na rzecz innego. Standardowo dopuszcza się około 10% różnice w wydatkach na poszczególne kategorie, ale jeśli zajdzie potrzeba większej zmiany lub zakupu czegoś co wcześniej w ogóle nie pojawiło się na liście wydatków to istnieje możliwość zamiany.

W przypadku zmiany terminu realizacji projektu wymagany jest BARDZO dobry powód!

1. Pierwszym krokiem w takim wypadku jest skontaktowanie się z Wiceprzewodniczącym ds. Puli RKN. On oceni czy rzeczywiście trzeba pisać podanie o zmianę wydatków lub przedłużenie terminu realizacji projektu.

2. Jeśli podanie będzie konieczne to możecie prosić Wiceprzewodniczącego ds. Puli o wzór podania.

3. Jeśli to Wy jesteście nadawcą podania to musicie zrobić kopie, a następnie zanieść obie wersje do biura SSPW (p. 165 GG), wpisać do zeszytu pism wychodzących i poprosić żeby pismo trafiło do teczki z dokumentami do Biura Spraw Studenckich.

4. Pamiętajcie, że zanim otrzymacie odpowiedź może upłynąć trochę czasu, dlatego podanie nie może być pisane na ostatnią chwilę.

sluchaj RA
Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Dostępne języki
wikiSSPW
Narzędzia
Drukuj lub eksportuj