Rozliczenie

Z wikiSSPW
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

0. Wymagania dotyczące rozliczenia

 

1. Sprawdzenie poprawności faktur

 

2. Utworzenie rozliczenia na eW

3. Opisanie faktur

 

4. Wypisanie dodatkowych oświadczeń

 

5. Zwrot zaliczki

 


Spis treści

Terminy

Czas na złożenie rozliczenia to najpóźniej:

  • 14 dni od zakończenia projektu - w przypadku gdy na projekt nie była pobierana zaliczka
  • 7 dni od zakończenia projektu - w przypadku gdy na projekt była pobrana zaliczka

Kolejność postępowania przy rozliczeniu

Kolejność czynności dla wnioskodawcy

  1. Skompletowanie wszystkich dokumentów wymaganych przy rozliczeniu
  2. Sprawdzenie poprawności faktur
  3. Utworzenie rozliczenia na eW
  4. Opisanie faktur
  5. Wypisanie dodatkowych oświadczeń
  6. Podpisanie rozliczenia w biurze SSPW
  7. Przyniesienie i wpisanie faktur do zeszytu w biurze SSPW
  8. Zwrot zaliczki

Droga rozliczenia

  1. Stworzenie rozliczenia w systemie eW
  2. Akceptacja w systemie ew przez studentów:
    1. Wnioskodawca
    2. Dysponent Jednostki
    3. Dysponent Merytoryczny
  3. Wydrukowanie rozliczenia
  4. Podpis Wnioskodawcy
  5. Dostarczenie i opisanie wszystkich dokumentów potwierdzających wydatki poniesione z tytułu realizacji projektu
  6. Wpisanie przez wnioskodawcę wszystkich faktur do książki rejestrowej (w biurze SSPW)
  7. Podpisanie rozliczenia i opieczętowanie wszystkich faktur przez Dysponenta Puli
  8. Przekazanie rozliczenia do BSS
  9. Akceptacja rozliczenia przez BSS
  10. Rozliczenie zaliczki
  11. Zwrot poniesionych wydatków na konto studenta (czasem po kilku miesiącach)

Dokumenty wymagane przy rozliczeniu

Do rozliczenia trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu oraz, zależnie od sposobu opłaty, dokument potwierdzający opłacenie zakupu:

Dokument potwierdzający zakup

każdy wydatek musisz być w jakiś sposób udokumentowany (paragon nie wystarczy!), jako dokument potwierdzający wydatek zalicza się:

  • faktura
  • faktura do pro-formy
  • faktura pro-forma
  • faktura zaliczkowa
  • rachunek
  • nota wewnętrzna
  • bilet

we wszystkich dokumentach nabywcą jest zawsze tylko i wyłącznie:

Politechnika Warszawska 
Samorząd Studentów
Pl.Politechniki 1
00-661 Warszawa
NIP: 525-000-58-34

(inne dane na fakturze oznaczają konieczność wystawienia noty korygującej)

Wszystkie dowody opłat należy opisać na odwrocie.

Potwierdzenie opłacenia zakupu

każde zobowiązanie do zapłaty musi mieć potwierdzenie, że zostało opłacone - potwierdzenia opłat nie trzeba opisywać na odwrocie, chyba że wymagają dodatkowego objaśnienia:

  • Płatność gotówką: na fakturze musi być zapis: "zapłacono gotówką", nie wymaga dodatkowych potwierdzeń
  • Płatność kartą kredytową: na fakturze musi być zapis: "zapłacono kartą", nie wymaga dodatkowych potwierdzeń
  • Płatność za pobraniem: potwierdzenie od kuriera, że przyjął należne pieniądze i towar został opłacony (bardzo ważne, ponieważ potem kuriera ciężko będzie Wam odnaleźć) - jeśli nie otrzymaliśmy potwierdzenia od kuriera można również prosić sprzedawcę o potwierdzenie otrzymania wpłaty
  • Płatność przelewem: potwierdzenie przelewu (jeśli płaci ktoś inny niż wnioskodawca/zaliczkobiorca należy do rozliczenia dołączyć odpowiednie oświadczenie)
  • Płatność przelewem za fakturę pro-forma: potwierdzenie przelewu i faktura pro-forma
  • Płatność PayU lub przez innych pośredników: można dołączyć potwierdzenie przelewu z konta i mail wiążący transakcję z zakupami (obecnie nie jest wymagane przez BSS)

W przypadku płatności przelewem należy zwrócić uwagę na kwoty przelewów, jeśli kwota na fakturze i potwierdzeniu się różni to:

  • w przypadku gdy przelew został wykonany na niższą kwotę niż ta na fakturze - należy wykonać dodatkowy przelew na brakującą kwotę (najczęściej 0,01 zł) i dołączyć drugie potwierdzenie przelewu
  • w przypadku gdy przelew został wykonany na wyższą kwotę niż ta na fakturze:
    • jeśli jednym przelewem opłacono 2 faktury należy na odwrocie potwierdzenia przelewu napisać, które faktury zostały nim opłacone (pod opisem data i podpis)
    • jeśli wyższa kwota przelewu wynika z pobrania prowizji przez firmę wykonującą przelew to w eWniosku należy wpisać kwotę z faktury - prowizja musi zostać pokryta przez wnioskodawcę

Nota korygująca

w przypadku otrzymania dokumentu z błędną treścią (np. błąd w nazwie odbiorcy, niewłaściwy przedmiot zamówienia, inna kwota należna) należy od razu poprosić o notę korygującą. Notę korygującą może wystawić Przewodniczący KFG lub firma, która wystawiła błędny dokument.

Dostarczenie faktur do biura SSPW

Wszystkie faktury i dowody opłaty muszą trafić do biura SSPW. W celu ułatwienia wszystkim pracy należy:

  • Twój wniosek i rozliczenie to jeden z wielu, które przechodzą przez biuro SSPW, dlatego gdy przychodzicie tam podpisać wniosek lub rozliczenie należy przede wszystkim wiedzieć o jaki wniosek chodzi - najłatwiej będzie jeśli zapamiętacie swój numer wniosku, warto też pamiętać z puli jakiej komisji jest finansowany projekt.
  • Nie wchodzić za biurka i nie szukać samemu wniosku/rozliczenia w kuwetkach
  • Godziny pracy biura - aktualne godziny pracy biura są widoczne na stronie SSPW, zazwyczaj po tych godzinach w biurze również są osoby mogące poświadczyć podpisanie wniosku lub rozliczenia, ale nie jest to pewne
  • NIE ZSZYWAMY FAKTUR - wyjątkiem jest sytuacja gdy musimy przymocować bilet lub mniejszą fakturę do kartki A4
  • po przyniesieniu faktur do biura SSPW należy wpisać je do zeszytu pism przychodzących oraz podbić pieczątką. W tym celu najlepiej poprosić któregoś z pracowników biura o wskazanie zeszytu i właściwej pieczątki:

Pieczątka

przybijamy ją na pierwszej stronie w prawym dolnym rogu faktury - w pola na pieczątce wpisujemy kolejny numer z zeszytu faktur oraz dzisiejszą datę
Pieczatka wplynelo.jpg

Zeszyt

w zeszycie wszystkie komórki w wierszu są przeznaczone na jedną fakturę - również te na drugiej stronie zeszytu w celu wpisania faktury podajemy: [picreel z numerkami nad kolumnami]

  1. numer kolejnościowy - sprawdzamy w zeszycie jaki był poprzedni
  2. data wpłynięcia faktury do biura SSPW - dzisiejsza data
  3. nazwa wydatku - ta z opisu z odwrotu faktury, może być uproszczona
  4. nazwa sprzedawcy - widniejąca na fakturze
  5. numer rozliczenia - to to samo co numer wniosku :)
  6. kwota brutto z faktury
  7. sposób opłaty faktury w odpowiedniej kolumnie:
    1. ZG - zapłacono gotówką
    2. ZP - zapłacono przelewem
    3. P - do opłacenia przelewem przez PW
    4. NW - nota wewnętrzna

O czym należy pamiętać przy rozliczeniu

  • za nieopłacone w terminie faktury mogą być naliczone odsetki, dlatego pilnuj terminów zapłaty, a jeśli faktura ma być opłacona przez PW nie zwlekaj, aż do rozliczenia z dostarczeniem dokumentu. Pamiętaj, że faktury dostarczone przed rozliczeniem muszą przejść taką samą drogę jak samo rozliczenie. Uznaje się, że faktura do opłacenia przez PW musi trafić do SSPW najpóźniej na 6 dni przed terminem zapłaty.
  • za zakupy dokonane poza UE może zostać naliczone cło
  • zakupy dokonane poza UE muszą zostać zgłoszone w miesiącu, w którym zostały zakupione (!!!Od razu dostarczamy za to faktury!!!)
sluchaj RA
Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Dostępne języki
wikiSSPW
Narzędzia
Drukuj lub eksportuj